読み取り専用のイライラを解消！Excel・Wordの「共同編集」でチームの生産性を倍増させる方法

「共有フォルダのExcelを開こうとしたら、『〇〇さんが編集中です』と出て読み取り専用になってしまった…」 「誰かがファイルを閉じ忘れて帰ってしまい、翌朝まで作業ができなかった…」

ファイルサーバーで運用していると必ず直面する、この「排他制御（ロック）」の問題。 「ちょっと修正したいだけなのに」と待たされる時間は、業務効率を下げるだけでなく、チーム全体のストレスの原因にもなります。

Microsoft 365の「共同編集」機能を使えば、この悩みから完全に解放されます。

この記事では、複数人が同時に一つのファイルを開いて編集できる「共同編集」の仕組みと、特にExcelでの共同作業を快適にする便利な機能について、分かりやすく解説します。

従来のファイルサーバーでは、誰か一人がファイルを開くと、データ整合性を保つために「ロック」がかかり、他の人は編集できませんでした。

一方、Microsoft 365（SharePointやOneDrive）に保存されたOfficeファイル（Word, Excel, PowerPoint）は、複数人が同時にアクセスし、同時に編集することが可能です。

【共同編集で変わる働き方】

• 待ち時間ゼロ:
  誰かが開いていても、気にせずファイルを開いて作業を開始できます。
• リアルタイム反映:
  相手が入力している内容が、自分の画面にもリアルタイムで表示されます（相手のカーソルが名前付きで表示されます）。
• 会議中の同時作業:
  Teams会議をしながら、議事録を全員で書き込んだり、資料を分担して修正したりと、会議の生産性が劇的に向上します。

Excelを共同編集していると、「誰かがフィルターをかけたら、自分の画面も切り替わってしまった！」という問題が起こりがちです。 これを解決するのが、「シートビュー」機能です。

【シートビューの使い方】

1. Excelの「表示」タブを開きます。
2. 「新しいシートビュー」をクリックします。

すると、画面の列番号などが黒く反転し、「自分専用の表示モード」になります。この状態でフィルターや並べ替えを行っても、他の人の画面には影響しません。 自分の作業が終わったら、「シートビューを終了」すれば、元の全員共有の表示に戻ります。

共同編集は非常に便利ですが、「なぜか共同編集ができない（ロックされる）」「変更内容が競合して保存できない」といったトラブルも発生します。これらは、古いファイル形式（.xlsなど）を使っていたり、同期アプリの設定に問題があったりする場合が多いです。

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「ファイルが開くのを待つ」という時間は、1回数分でも、積み重なれば膨大なロスになります。 Microsoft 365の共同編集機能を活用することは、単なる便利機能の導入ではなく、チーム全体の「時間という資源」を有効活用するための投資です。

ぜひ、Excelのシートビューなどの機能も活用しながら、ストレスフリーな共同作業環境を実現してください。

今回はファイルの共同編集に焦点を当てましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointを使ったポータル構築や、Power Automateでの業務自動化など、生産性を向上させるための活用法が無限に存在します。

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