Microsoft Teamsで承認申請を行う方法｜承認アプリの使い方をステップ解説

メールのやり取りや紙の申請では、承認プロセスが属人的になりやすく、進捗管理が煩雑になります。Microsoft Teamsに標準搭載されているApprovals（承認）アプリを活用すれば、申請から承認までをTeams上で完結させ、透明性とスピードを高めることができます。

本記事では、TeamsのApprovalsアプリを用いた申請フローの設定手順と運用ポイントを、実際の画面キャプチャとともにステップバイステップでご紹介します。

承認アプリの有効化とアクセス

①Teams左側のメニュー最下部にある「Apps（アプリ）」をクリックし、検索ボックスに「承認」と入力し、表示された「承認」アプリを選択。

②「開く」をクリック。

③承認履歴や新規申請フォームが表示されるダッシュボードが開きます。

①承認ダッシュボードの上部にある［新しい承認要求］ボタンを選択します。

②表示される中から要求したい申請を選択します。

③フォームに申請内容を入力。入力が完了したら［送信］をクリック。承認者へ自動的に通知が送信されます。

承認者の操作

申請者へのフィードバック

頻繁に行う申請（例：備品購入、出張申請など）は、テンプレートとして保存が可能です。

①承認アプリの画面左下の「テンプレートの作成または管理」を選択。

②「＋新しいテンプレートを作成」をクリック。

③テンプレートストアから選択するか「最初から作成」を選択します。本手順では「最初から作成」ですすめます。

④以下3種類からテンプレートを公開する範囲を選択します。

⑤テンプレートの作成画面で「基本設計」、「フォームデザイン」、「ワークフロー設定」でそれぞれ設定します。

基本設定	フォーム名やカテゴリを設定
フォームデザイン	申請時の回答項目を設定
ワークフロー設定	承認者のオプションやコメント、添付ファイルの必要有無について設定

⑥「プレビュー」を選択して作成したフォームを確認します。問題がなければ「公開」をクリックします。

Teamsの承認アプリは、稟議書や各種申請といったワークフローを劇的に効率化してくれる、非常に強力なツールです。

しかし、多忙な総務や管理部門の皆さまの元には、この「申請」に至る前の、さらに手前の段階での質問が多く寄せられていませんか？

こうした、社内規定やマニュアルを見ればわかるはずの“調べればわかる質問”への対応に、毎日多くの時間を費やしているとしたら、非常にもったいない状況です。

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承認ワークフローの整備：
どの申請に誰が承認権限を持つかを社内ルールとして明確化し、Teams内で共有しましょう。
通知設定の最適化：
承認者はTeamsの通知設定で「承認」通知をバナー＋フィードに設定し、見逃しを防ぎます。
定期的なモニタリング：
管理者は承認ダッシュボードの履歴を定期的に確認し、承認が滞っている申請やテンプレートの更新ニーズを把握します。
Power Automate連携（上級者向け）：
より複雑な多段階承認や外部システム連携が必要な場合は、Power Automateと組み合わせてカスタムフローを構築できます。