「Teamsでチャットを送ったけど、相手に要点が伝わっていない気がする…」 「長文を送ったら、読み飛ばされてしまった…」 「Enterキーを押すと送信されてしまい、うまく改行できない！」
手軽に送れるチャットですが、文字だけのコミュニケーションだと、どうしても意図が伝わりづらかったり、冷たい印象を与えてしまったりすることがありますよね。
実は、Teamsのチャットには、Wordのような「書式設定（リッチテキスト）」機能が備わっています。これを少し使うだけで、あなたのメッセージは驚くほど読みやすく、そして「伝わる」ものに変わります。
この記事では、Teamsチャットでの表現力を高め、円滑なコミュニケーションを実現するための、書式設定の基本と便利なテクニックをご紹介します。
まずは基本。「書式モード」への切り替え方
チャットの入力欄の下にある、「A」とペンのアイコン（書式）をクリックしてみてください。 入力欄が広がり、太字や箇条書きなどのツールバーが表示されます。これが「書式モード」です。
【ここが便利！】
このモードにすると、Enterキーを押してもメッセージは送信されず、「改行」になります。 「あ、間違えて途中で送っちゃった！」という誤送信を防ぐためにも、少し長めの文章を書く時は、まずこのアイコンをクリックする癖をつけるのがおすすめです。
相手に「伝わる」ための、おすすめ活用テクニック4選
機能はたくさんありますが、ビジネスチャットで特に役立つ4つのテクニックをご紹介します。
「件名」をつけて、要件をひと目で伝える
チャネルでは「件名」を追加できます。 メールのように投稿内容に関する件名に入れるだけで、相手は通知を見た瞬間に優先度を判断でき、素早くコミュニケーションをとることができます。
「太字」と「色」でメリハリをつける
重要な期限や数字、強調したいポイントを太字にしたり、文字色を変えたりしてみましょう。 ただし、多用しすぎるとかえって読みづらくなるので、「ここぞ」というポイントに絞るのがコツです。
「箇条書き」で情報を整理する
依頼事項や質問が複数ある場合は、ツールバーの「箇条書き」や「番号付きリスト」を使いましょう。
- ダラダラと続く長文よりも
- パッと見て内容が入ってくるため
- 相手の負担を大きく減らせます
「引用」で会話のズレを防ぐ
相手のメッセージの一部をコピーし、ツールバーの「引用」（ダブルクォーテーションのアイコン）を使って貼り付けます。 「〇〇の件ですが～」と書くよりも、「どの発言に対する返信か」が明確になり、会話の行き違いを防げます。（※> キーの後にスペースを入力するショートカットも便利です）
実際の例：新規プロジェクトのキックオフミーティングのお知らせ
この投稿は見出し、箇条書き、色やアイコン、リンクや添付ファイルを効果的に使用して、情報をわかりやすく伝えています。
ショートカット
Teamsのチャットでは、以下のショートカットで書式を簡単に適用できます：
- 太字：
Ctrl + B（Windows）またはCmd + B（Mac）で強調したい文字を太字にできます。 - 斜体：
Ctrl + I（Windows）またはCmd + I（Mac）で文字を斜体にできます。 取り消し線：
Ctrl + Shift + X（Windows）またはCmd + Shift + X（Mac）で文字に取り消し線を引けます。コード：
バッククォート（`）で囲むことで、コードや特定の語句を強調できます。- 引用：
>を行頭に付けることで、引用文を表示できます。
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Teamsの書式設定に関するよくある質問（FAQ）
- Q表（テーブル）をチャットに挿入することはできますか？
- A
はい、可能です。書式ツールバーの「・・・」（その他のオプション）から「表の挿入」を選択すると、Excelのような表を作成できます。簡易的なスケジュールや当番表などを共有するのに便利です。
- Q毎回「A」アイコンを押すのが面倒です。ショートカットはありますか？
- A
はい、メッセージ入力欄で
Ctrl+Shift+Xを押すと、書式モードのオン/オフを素早く切り替えられます。
- Q重要メッセージ（！マーク）はどうやって送るのですか？
- A
書式ツールバーの「！」アイコン（配信オプション）をクリックし、「重要」を選択します。メッセージに「重要」というラベルが付き、相手に強調して通知されます。「緊急」を選ぶと、相手が読むまで2分おきに通知が飛びますので、使い所には注意が必要です。
- Qプログラムのコードを見やすく共有したいのですが。
- A
IT担当者の方には必須の機能ですね。ツールバーの「コードスニペット」（
</>アイコン）を使うと、ソースコードをシンタックスハイライト付きで見やすく共有できます。
- Q書式設定を使いすぎると、スマホで見にくくなりませんか？
- A
おっしゃる通りです。PCでは綺麗に見えても、スマートフォンの小さな画面では表が崩れたり、改行が多くなりすぎたりすることがあります。相手がどのデバイスで見ているかを想像し、シンプルさを心がけることも、大切な気遣いです。
まとめ：書式設定は、相手への「思いやり」
Teamsの書式設定は、単に文字を飾るための機能ではありません。それは、「相手が読みやすいように」「要点がすぐに伝わるように」という、送信者の「思いやり」を形にするための機能と言えるでしょう。
ぜひ、今日からのチャットで、まずは「件名」や「箇条書き」から取り入れてみてください。きっと、チームのコミュニケーションが少しスムーズになるはずです。
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