【Microsoft Teams】チャットの既読管理を最適化する方法｜通知漏れや未読を防ぐコツ

社内コミュニケーションの効率化に欠かせないMicrosoft Teamsのチャット機能。
しかし、大量のメッセージの中で重要なやり取りを見逃してしまうことはありませんか？

本記事では、Teamsチャットにおける「既読管理」を最適化し、重要なメッセージを確実にキャッチするための設定手順と活用ポイントを解説します。

• 開封確認の仕組みとメリット
• Teamsクライアントでの既読通知設定
• 管理センターでのポリシー制御
• 実践的な運用ルールとベストプラクティス
• トラブルシュート方法

開封確認は、送信したメッセージを相手が表示したかどうかを確認できる機能です。この機能はグループチャットで利用可能です。これによりチャット画面で相手がメッセージを見たタイミングを把握し、迅速なフォローアップや確実な情報伝達に役立ちます。

• 重要メッセージの見逃し防止：既読にならないメッセージをリマインドできる
• 業務効率化：未読者への再通知を減らし、社内コミュニケーションのムダを削減
• エスカレーションのタイミング把握：対応が遅れている場合に管理者がフォロー可能

1. Teamsクライアントの右上にある三点マークをクリック
2. [設定] > [プライバシー] を選択
3. 「開封確認」にチェックを入れる

ポイント：開封確認は相手がチャット画面をアクティブにしている場合にのみ送信されます。開封確認が表示されない場合は次節の管理センター設定も併せて確認してください。

管理者はMicrosoft 365管理センターで既読通知のON/OFFを制御できます。

1. Microsoft 365管理センターにサインイン
2. [Teams管理センター] > [メッセージング] >[メッセージング ポリシー] を開く
3. 既存のポリシーを選択、または新規作成
4. 「開封確認」オプションを[ユーザーによる確認]または[すべてのユーザーに対して有効]に設定し、ポリシーを保存

注意点：ポリシー変更後、反映に最大24時間かかる場合があります。設定後はユーザー側でTeamsを再起動して反映を確認してください。

• チャット名やチャンネル名に「重要」タグを付与し、重要なトピックを区別
• メッセージに @（メンション）タグ を活用し、既読確認の必要なメンバーを明確化

• 長い会話はスレッド化してトピックごとに分離
• 確認したらスタンプを付けるルールなども活用　
• スレッドごとに未読・既読を把握しやすくすることで、全体チャットの見逃しを防止

ポイント：スレッドはTeamsチームのチャネルで利用可能です。個人チャットやグループチャットでは利用できません。

• 定例会議の開始前に未読メッセージの有無を確認
• 未読者にはリマインダーBotや定型文で再通知を自動化（Power Automate活用例）

既読管理を最適化することで、重要メッセージの見逃しを防ぎ、社内コミュニケーションの信頼性と効率を大幅に向上できます。ぜひ以下のステップで設定と運用を見直してください。

1. ユーザー側で既読通知を有効化
2. 管理センターでメッセージポリシーを適用
3. 運用ルール（タグ付け・スレッド化・リマインド）を策定