メールや電話はもう古い？Teamsで実現する外部ユーザーとの効率的なコミュニケーション術

これまで、取引先やパートナーとのコミュニケーションはメールや電話が主流でした。しかし、これらの手段には、情報の即時性が低い、複数人での情報共有が難しい、添付ファイルの更新管理が煩雑といった課題があります。そこで、Microsoft Teamsを活用することで、リアルタイムのチャット、会議、ファイル共有、画面共有など、より効率的な外部コミュニケーションが実現できます。

本記事では、Teamsを外部とのコミュニケーション手段として活用する概要と、そのメリット、そしてどのようなケースでTeamsの導入を検討すべきかをわかりやすく解説します。

Microsoft Teamsは、社内の連携だけでなく、外部の取引先やパートナーともシームレスにコミュニケーションを行えるツールです。Teamsの特徴として、以下のような機能が挙げられます

• リアルタイムチャット
  即時性のあるメッセージのやり取りが可能
• オンライン会議
  ビデオ会議や音声会議で、顔を合わせながら議論ができる
• ファイル共有
  OneDriveやSharePointと連携し、最新ファイルの共有・共同編集が可能
• 画面共有
  プレゼンテーションやデモをリアルタイムで行える

従来は、メールや電話での連絡が主流でしたが、Teamsでは「ゲストユーザー」として外部の方を招待する方法や、相手側のテナントに自社のユーザーが参加する方法など、さまざまな運用方法が存在します。
ただし、本記事ではまず、外部とTeamsで連携するメリットと、どのような状況でTeamsを採用すべきかという基本的な考え方に焦点を当てます。

具体的な招待方法等については以下記事で紹介

Teamsで外部連携を実現する！ゲストユーザー招待と取引先テナント参加のステップバイステップガイド

従来は、メールや電話で取引先やパートナーとの連絡を取っていたものの、Microsoft Teamsを活用すれば、リアルタイムのチャット、会議、ファイル共有が...

• 迅速な意思決定
  チャットやオンライン会議を利用することで、メールよりも速く意見交換ができ、即時の意思決定が可能です。
• 即時ファイル共有
  最新のファイルをクラウド上で共有し、共同編集がリアルタイムで行えるため、常に最新情報をチーム全体で把握できます。

• オールインワンのプラットフォーム
  チャット、会議、ファイル共有、画面共有など、複数のコミュニケーション機能が一体化しているため、別々のツールを使い分ける手間が省けます。
• 一元管理
  外部とのやり取りもTeams上で管理できるため、記録や検索が容易になり、業務効率が向上します。

• コスト削減
  メールや電話のほか、複数のツールを導入する必要がなくなるため、ライセンスや運用コストの削減が期待できます。
• セキュリティの統制
  Microsoft 365のセキュリティ機能を活用することで、情報漏えいリスクを低減し、アクセス権限やデータ保護のポリシーを統一して運用できます。

• 定期的なミーティングやプロジェクト
  長期にわたって複数のやり取りが必要なプロジェクトでは、Teams上でのリアルタイム連携が非常に有効です。
• 即時対応が求められる取引先
  迅速なコミュニケーションが必要な取引先との連携では、Teamsでのチャットや会議が有利です。

• 共同編集が必要なプロジェクト
  複数の関係者が同時に資料を編集する必要がある場合、Teamsでのファイル共有と共同編集機能が大きなメリットとなります。
• 情報の一元管理が求められる場合
  メールや電話では分散しがちな情報を、Teams上で一元管理することで、情報の漏れや更新の遅れを防げます。

• 機密情報を扱う取引先との連携
  外部との情報共有にあたって、セキュリティ面での統一管理が重要な場合、自社または取引先のテナント内でTeamsを活用することで、アクセス制御が容易になります。
• 内部ポリシーと連携する必要がある場合
  社内のセキュリティポリシーや情報管理ルールを外部にも適用する必要がある場合、Teamsでの運用が効果的です。

従来のメールや電話でのやり取りには、リアルタイム性や情報共有の面で限界があります。Microsoft Teamsは、チャット、オンライン会議、ファイル共有、画面共有といった多彩な機能を統合しており、外部との連携においても大きなメリットを提供します。

• 即時性と効率性
  リアルタイムのコミュニケーションで迅速な意思決定を実現
• 一元管理
  すべての連絡手段と情報をTeams上で管理できる
• セキュリティとコスト削減
  統一されたセキュリティポリシーの下で運用し、運用コストも削減可能

Teamsで外部ユーザーとコミュニケーションを取ることで、業務効率の向上や情報共有の円滑化が期待できます。特に、頻繁にやり取りが発生するケースや、長期にわたって共同編集が必要なプロジェクトにおいては、Teamsの導入が強く推奨されます。