Teamsで外部連携を実現する！ゲストユーザー招待と取引先テナント参加のステップバイステップガイド

従来は、メールや電話で取引先やパートナーとの連絡を取っていたものの、Microsoft Teamsを活用すれば、リアルタイムのチャット、会議、ファイル共有が可能になり、より効率的なコミュニケーションが実現します。
この記事では、外部ユーザーとの連携手段として、以下の２つの方法について、具体的な手順を解説します。

1. 自社テナントにゲストユーザーとして招待する方法
2. 自社ユーザーが取引先のテナントに参加する方法

さらに、それぞれの方法の特徴や、どちらを選ぶべきかの判断基準についても説明します。

管理センターで設定確認
Microsoft Teams管理センターにアクセスし、外部共有設定が有効になっていることを確認します。管理者権限で「ゲスト アクセス」の項目を確認し、必要に応じて設定を「オン」に更新します。
【参考キーワード】Teams ゲストユーザー 設定 外部共有

Microsoft Teams管理センターへアクセスするには、Teams 管理者 権限またはそれを含む全体管理者 権限等が必要です。

チームの管理画面を開く
自社内のTeamsの該当チームを開き、画面右上の「…」を選択します。

「メンバーの追加」オプション
「メンバーの追加」をクリックし、招待したい外部のメールアドレスを入力し、「追加」を選択します。自動的にゲストユーザーとして招待メールが送信されます。

【ポイント】招待されたユーザーは、「ユーザー名（ゲスト）」として表示され、アクセスできるチャネルやファイルの権限は管理者が後から調整可能です。

ユーザーの受諾
招待された外部ユーザーは、メール内のリンクからTeamsにアクセスし、アカウント作成または既存のMicrosoftアカウントでログインします。

初回ログイン時の確認
初回ログイン後、ゲストユーザーとして自社テナントのチームやチャネルに参加できるようになります。

権限設定の見直し
招待後、必要に応じて各チームまたはチャネルで、ゲストユーザーがアクセスできる情報や操作を細かく設定します。下記画像はゲストユーザーにチャネルの作成や削除を許可するか指定する設定値です。

社内ルールの整備
ゲストユーザーの招待が全社的に増える場合は、招待する場合のガイドライン（招待の条件、アクセス権限の範囲、データ管理ルールなど）を明文化し、関係者に周知します。

ガイドラインの作成やゲストユーザーの管理については株式会社WITHWITへぜひご相談ください。他社事例をご紹介しながら貴社に合わせたガイドライン作成のお手伝いをいたします。

---

取引先からの依頼受領
取引先が既にTeamsを活用している場合、そのテナントから自社ユーザーを招待する依頼が来ることがあります。
【キーワード】Teams 外部参加、取引先テナント

取引先テナントの招待リンクを受け取る
取引先から送られる招待メール内のリンクを受領し、クリックして参加手続きを開始します。

アカウントの切替え
必要に応じて、自社アカウントと取引先のテナント用のアカウントを切り替え、取引先テナントに参加します。

招待を承諾し参加
招待リンクをクリックし、画面の指示に従って参加を完了します。取引先のTeamsテナントに参加すると、そのテナント内のチャネルや会議にアクセスできるようになります。

初回参加時の環境確認
参加後、取引先テナント内での権限や利用ルール、共有資料の管理方法などを確認し、取引先とのコミュニケーションに支障がないかをチェックします。

利用ルールの把握
取引先テナントでは、社内と異なるセキュリティポリシーや情報共有ルールが適用される場合があります。事前に取引先とルールを共有し、誤解やトラブルを防ぎます。

権限の確認と調整
自社ユーザーとして参加する際、取引先側の管理者と連携し、必要最低限の権限で業務を遂行できるように調整します。

セキュリティのガイドライン共有
自社の情報漏洩リスクを最小化するため、取引先と共同でセキュリティ対策について協議し、ルールを明確にしておくことが重要です。

---

セキュリティと管理の一元化
自社のセキュリティポリシーを厳格に管理したい場合は、ゲストユーザーとして招待する方法が望ましいです。取引先側のルールに従う必要がある場合は、相手側テナントへの参加を検討します。

ユーザー体験と操作性
自社環境で統一された管理がしやすいのはゲストユーザーとして招待する方法です。ただし、取引先のユーザーはテナント切り替え操作を行う手間が発生します。取引先に負担をかけたくない場合は、取引先のテナントへ参加する方法をおススメします。

弊社の提供するMicrosoft 365 問い合わせサポートでは、お客様のテナントにゲストユーザーとして参加させていただきます。お客様はテナント切り替えといった面倒な操作はせず、社内でコミュニケーションを行うのと同じ感覚で弊社へお問い合わせいただけます。

---

外部ユーザーとのTeamsでの連携には、以下の2つの方法があります。

• 自社テナントへのゲストユーザー招待
  → セキュリティポリシーの適用、内部の一元管理が求められる場合に最適です。
• 自社ユーザーが取引先テナントに参加
  → 取引先側の環境でのコミュニケーションや、取引先に負担をかけたくない場合に有効です。

どちらの方法を採用するかは、連携の頻度、期間、セキュリティ管理、ユーザーの使い勝手など、複数の判断軸に基づいて決定してください。これにより、メールや電話でのやり取りに代わる、効率的な外部コミュニケーションが実現し、業務全体の生産性向上につながるでしょう。