「外出先や移動中に、至急あの共有メールボックスを確認したい…」 「新入社員から、スマホのOutlookで共有メールボックスが見れないと質問された…」
総務や経理、情報システムを兼務する担当者として、こうした状況に直面したことはありませんか？
会社の代表アドレス（例：info@～）や、部署共通のメールアドレスとして利用される「共有メールボックス」。PCでは問題なく見れるのに、いざスマホのOutlookアプリで追加しようとすると、意外と手順がわからず戸惑うことが多いものです。
ご安心ください。一度設定方法を覚えてしまえば、1分もかからず簡単に追加できます。
この記事では、多忙な担当者のあなたのために、iPhone・Android共通の「Outlookアプリで共有メールボックスを追加する手順」を、画像付きで分かりやすく解説します。
その前に、大前提の確認！あなたは「アクセス許可」を得ていますか？
手順を始める前に、一つだけ非常に重要な確認事項があります。
それは、「管理者が、あなたの個人アカウントに対して、その共有メールボックスへのアクセス許可を与えているか」という点です。
共有メールボックスは、誰でも自由に追加できるわけではありません。Microsoft 365の管理者（多くの場合は情シス担当者）が、事前に「〇〇さん（あなた）は、info@△△.comのメールボックスを見て良いですよ」という権限設定を行っている必要があります。
もし、この後の手順でエラーが出る場合は、まず自社の管理者に連絡し、アクセス許可が付与されているかを確認してください。
【画像で解説】Outlookアプリで共有メールボックスを追加する手順
アクセス許可があることを確認できたら、いよいよ設定に進みましょう。
ステップ1：アカウント追加画面を開く
① Outlookアプリを開き、画面左上のアイコン（ホームアイコン）をタップします。
② 表示されたサイドメニューの、メールアカウントアイコンが並んでいるところにある「メールの追加（封筒に＋マーク）」のアイコンをタップします。
ステップ2：共有メールボックスを追加する
① 「アカウントの追加」画面が表示されたら、「共有メールボックスを追加」をタップします。
② 追加したい共有メールボックスのメールアドレス（例：info@your-company.com）を入力し、「追加」ボタンをタップします。
これだけで設定は完了です。アカウント一覧に、今追加した共有メールボックスが表示されているはずです。
いつでも見れる。でも、いつでも「返信」できますか？
お疲れ様でした。これで、あなたはいつでもどこでも、スマホから共有メールボックスを確認できるようになりました。お客様からの問い合わせや、部署宛の連絡を見逃すことがなくなり、対応スピードが格段に向上しますね。
しかし、その共有メールボックスに届くメールの「中身」は、いかがでしょうか？
- 「お見積りをお願いします」
- 「製品の在庫はありますか？」
- 「〇〇の申請方法を教えてください」
こうした定型的な問い合わせに対して、結局あなたが一件一件、手作業で返信していませんか？
その「問い合わせ対応」そのものをAIに任せ、一次返信を24時間365日自動化するのが「AIチャットボット」です。共有メールボックスの確認はあなたが、そして一次返信はAIが。そんな理想的な分業体制について解説した資料をご用意しました。
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よくある質問（FAQ）
- Q「共有メールボックスを追加」の選択肢が表示されません。
- A
いくつか原因が考えられますが、最も多いのは、ご利用のMicrosoft 365のプランや、組織のセキュリティポリシーによって機能が制限されているケースです。まずは自社の管理者に、モバイルアプリからの共有メールボックス追加が許可されているかをご確認ください。
- Q共有メールボックスからメールを送信するには？
- A
新規メール作成画面で、「差出人」のメールアドレスをタップすると、あなた個人のアドレスと、アクセス許可のある共有メールボックスのアドレスが選択できます。ここで共有メールボックスのアドレスを選んでから送信してください。
- Q共有メールボックスの通知が多すぎて困っています。通知だけオフにできますか？
- A
はい、アカウントごとに通知設定をカスタマイズできます。Outlookアプリの「設定」を開き、「通知とサウンド」をタップしてください。アカウントの一覧から設定を変更したい共有メールボックスを選び、「通知の許可」のトグルを「オフ」に設定すれば完了です。あなた個人のメインアカウントの通知設定には影響ありませんのでご安心ください。
- Q不要になった共有メールボックスをアプリから削除するにはどうすればいいですか？
- A
アプリの「設定」画面から、「アカウント」＞削除したい共有メールボックスのアカウントをタップします。画面の下部にある「アカウントの削除」をタップすると、お使いのスマホアプリ上からその共有メールボックスが削除されます。この操作を行っても、共有メールボックス自体がサーバーから削除されるわけではないので、他の人が使えなくなる心配はありません。
まとめ：モバイル活用で、対応の質とスピードを向上させよう
今回は、スマホのOutlookアプリで共有メールボックスを追加する手順を解説しました。
設定自体は非常に簡単で、一度覚えてしまえば、新入社員への案内や、急な依頼があった際にもスムーズに対応できます。
場所に縛られず、会社の重要な窓口となるメールをいつでも確認できる体制は、ビジネスの機会損失を防ぎ、顧客満足度の向上にも繋がります。ぜひこの設定を活用して、社内の業務効率化をさらに一歩進めてください。
外出先から「確認」できる体制の、その先へ。
スマホから共有メールボックスにアクセスできる体制を整えたあなたは、会社の「対応力」を一段階引き上げました。素晴らしい改善です。
では最後に、その体制を「あなたがスマホを見ていない時間でも、会社が顧客や社員に応え続ける仕組み」へと進化させてみませんか？
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