SharePoint Onlineでサイト別にドキュメントライブラリのバージョン履歴数＆保持期間を簡単設定【手順ガイド】

SharePoint Online のドキュメントライブラリでは、ファイルの変更履歴を「バージョン」として保存できますが、保存するバージョン数や古いバージョンの保持期間を適切に管理しないと、ストレージが不要に消費されてしまいます。

本記事では、サイトごとに「バージョン履歴の保持数」と「古いバージョンを自動的に削除する期間」を UI から設定する手順を解説します。

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• 権限:
  対象サイトの「サイト所有者」または「サイトコレクション管理者」
• 対象環境:
  モダンサイトのドキュメントライブラリ

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以下は、例として「テスト」というサイトの「ドキュメント」ライブラリで設定を変更する流れです。サイト名やライブラリ名は環境に合わせて置き換えてください。

ブラウザーで対象サイトにサインイン

左ナビゲーションまたはサイト上部のメニューから 「ドキュメント」 をクリック

画面右上の歯車アイコン（⚙）をクリックし、「ライブラリの設定」 を選択

「その他のライブラリ設定」 をクリック

「バージョン設定」をクリック

主要バージョンの保持数 欄に、保存しておきたい最新バージョン数を入力

• 例：最新 200 バージョンを残したい ↦ 200
• 最小100バージョンまで指定が可能

「手動」 のトグルを選択し、何日経過したバージョンを削除するか入力

• 例：90 日経過したバージョンを削除 ↦ 90
• 最短30日まで指定が可能

最後に 「OK」 をクリックして設定を保存

ポイント
サイト内に複数のドキュメントライブラリがある場合、上記手順をそれぞれ繰り返してください。

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本手順を活用すれば、サイトごと・ライブラリ単位でバージョン履歴数や保持期間を柔軟に設定できるため、各チームの運用要件に応じた管理が可能です。また、UI操作のみで完結するため、PowerShellの知識がなくても安心して導入できる点も大きなメリットです。組織の保存ポリシーに合わせて、定期的に設定を見直すことで、不要な古いバージョンによるストレージ肥大化を未然に防ぎ、SharePoint Onlineを最適な状態で運用し続けましょう。