Microsoft Listsを活用しよう！- あなたのエクセル管理を進化させる新たなツール

今回はMicrosoft 365のに含まれる「Microsoft Lists（以下、Lists）」についてご紹介します。

これは、組織内の様々な情報を「リスト」形式で整理・管理し、効率的に利用できるようにするデータベースサービスです。また、オンライン会議＆コミュニケーションツール、Microsoft Teamsやローコード開発ツール、Microsoft Power Platformとの連携も可能となっています。

この記事では、Listsが従来のエクセル管理に代わる新しい方法としてどのような利点を持っているのか、具体的な利用シナリオを踏まえて説明していきます。

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まず最初に、Listsは組織内の様々な情報を一元的に管理することが可能です。

例えば、プロジェクトの進捗状況、スケジュール、担当者情報などをリスト化し、一覧で見ることができます。これにより、それぞれの情報がどこにあるのか探す手間が省け、効率的に業務を進めることが可能となります。

さらに、リストの項目は自由にカスタマイズ可能で、エクセルのように細かな設定や調整が可能です。

エクセルと違い、リストは複数のメンバーが同時にリアルタイムで編集できるので、情報の更新や共有がスムーズに行えます。また、誤操作による項目の削除や上書き、テーブルそのものを削除される危険性も低いです。

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ListsはMicrosoft Teamsとの連携が可能です。

リストをTeamsのチャネルに表示させることで、メンバー全員が同じ情報を元にコミュニケーションをとることができ、混乱やミスを避けることができます。

また、チーム内の誰でもリストの作成や編集が可能なので、チームに参加するだけですぐに情報を共有・管理することができます。これにより、情報共有不足を解消し、より質の高いコミュニケーションが実現します。

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次に、ListsはMicrosoft Power Automateとも連携が可能です。

これにより、リストに関連する様々な作業を自動化することができます。例えば、特定の条件を満たしたときに自動的にリストを更新したり、メンバーに通知を送ったりすることが可能です。

これにより、手動での作業を大幅に減らし、より重要な業務に集中することができます。また、自動化された作業は編集ミスが少なく、リストの一貫性が保たれます。

なお、テンプレートとして準備されている自動化であればをListの「自動化」タブより数クリックで自動化フローを作成できるので、Power Automateに慣れていない人でもすぐに使えます。

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さらに、ListsはMicrosoft PowerAppsとも連携できます。

これにより、リストに基づいたカスタムアプリを作成することができます。例えば、リストからデータを取得し、それを元にした業務用アプリを作成することが可能です。

出先や作業現場などパソコンが使えない環境でリストの作成や更新を行わせることができたり、スマホで撮影した写真をリストに登録したりなど、業務アプリを作成することでスマホならではのリスト活用が可能です。

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最後に、ListsはMicrosoft Power BIとも連携できます。

これにより、リストのデータを分析し、ビジュアルなレポートやダッシュボードを作成することが可能です。

この機能を利用すると、リストのデータを直感的に理解し、それを元にした意思決定を行うことができます。また、レポートやダッシュボードは共有が可能なので、全メンバーが同じ認識を持つことができます。

「案件リストをPower BIでダッシュボード化しKPI管理する」
「HP問い合わせリストを種別や業種ごとに可視化してキャンペーンを企画する」

など、Power BIはListsとの親和性が非常に高いです。

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以上、Microsoft Listsとその利点、各種Microsoftサービスの連携について説明しました。

それぞれのサービスを最大限に活用することで、組織内の情報管理をより効率的に、より深く行うことが可能です。

これらの連携を通じて、Microsoft Listsを活用し、脱エクセル管理の一歩進めてみてはいかがでしょうか。