TeamsからPlannerを直接操作。タスク管理をチーム内で完結させる、おすすめ設定

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「あのタスク、誰が担当だっけ…？」 「メールやチャットで依頼した仕事が、いつの間にか忘れ去られている…」 「個人のToDoリストと、チームのタスクリストがバラバラで、管理が煩雑だ」

チームで仕事を進める上で、「タスク管理」は永遠の課題です。付箋や個人の手帳、Excel、メール、そしてTeamsのチャット…タスクがあちこちに散在することで、抜け漏れや認識のズレが発生し、プロジェクトの遅延に繋がることも少なくありません。

もし、チームのコミュニケーションの中心であるMicrosoft Teamsの中で、そのままタスク管理も完結できたら、仕事はどれだけスムーズに進むでしょうか。

この記事では、Microsoft 365のタスク管理ツール「Planner」をTeamsに組み込み、チームのタスクを「見える化」し、一元管理するための簡単な設定方法と、その具体的な活用法を分かりやすく解説します。

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この設定を行う最大のメリットは、「情報の集約」にあります。

• あちこちのツールを見に行く必要がなくなる:
  チャットでの議論から、そのまま同じ画面でタスクの割り当てや進捗確認ができるため、アプリを切り替える手間が省け、思考が中断されません。
• チーム全体のタスクが「見える化」される:
  誰が、何を、いつまでに行うのかが、チームメンバー全員に共有されます。「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、各自が責任を持ってタスクに取り組む文化が醸成されます。
• タスクの抜け漏れが劇的に減る:
  チャットの流れで消えてしまいがちな「これ、お願い」といった依頼も、Plannerにタスクとして登録することで、完了するまで確実に追跡できます。

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設定は、チームのチャネル管理者であれば、誰でも数分で完了します。

タスク管理を行いたいチームのチャネルを開き、チャネル画面の上部にあるタブの一覧（「投稿」「ファイル」などが並んでいる場所）から、「+」（タブを追加）>「アプリ」をクリックします。

「タブを追加」の画面が表示されたら、アプリの一覧から「Planner」を選択します。

Plannerの追加画面が表示されるので、「保存」をクリックします。

プランの作成、追加画面が表示されます。状況に応じてどちらかを選択します。本手順では「新しいプランの作成」で進めます。

• 新しいプランの作成:
  新しくタスク管理を始める場合は、プランに名前を付けて「保存」します。
• 既存のプランを使用:
  すでに別の場所で作成済みのプランをこのチャネルに表示させたい場合は、そのプランを選択します。

「基本」を選択しプラン名（例：「プロジェクトA タスク管理」）を入力し、「作成」をクリックします。

「作成」をクリックして、タスクボードがチャネル内に追加されます。

これで設定は完了です。チャネルの上部に、作成したプラン名のタブが新しく追加され、いつでもチームのタスクボードにアクセスできるようになります。

1. タスクボードが表示されたら、「バケット」（タスクのカテゴリ）を作成します。
   • 例①：未着手、進行中、完了のステータスごとのバケットを作成する。
   • 例②：要件定義、設計、構築などプロジェクトフェーズごとのバケットを作成する
2. 各バケットにタスクを追加し、タスクのタイトル、期限、説明、優先度などを設定します。

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1. タスクボード上で「＋タスクの追加」をクリックします。
2. タスク名を入力し、期限や担当者を設定します。
3. 「タスクを追加」をクリックしてタスクを登録します。

1. 各タスクの詳細情報は、タスクを選択することで編集画面から変更追記することができます。
2. 複数人にタスクを割り当てしたい際は割り当てアイコンを選択し、対象ユーザーを指定します。

PlannerとTeamsの連携は、チームの生産性を高める非常に効果的な一手です。しかし、Microsoft 365の運用では、こうした活用法だけでなく、「Outlookのメールが突然消えた」「OneDriveの同期がエラーになる」といった、予期せぬ日々のトラブル対応も発生します。

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TeamsにPlannerを組み込むことの本当の価値は、単なるツールの連携ではありません。それは、「私たちのチームのタスクに関する会話と管理は、すべてこの場所で行う」という、チーム内の共通認識（ルール）を作ることです。

この共通認識が、情報の散在を防ぎ、チーム全体の生産性を飛躍的に向上させます。ぜひ、あなたのチームでも、この小さな一歩から業務改善を始めてみてはいかがでしょうか。

今回はPlannerの連携をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointを使ったポータル構築や、FormsとPower Automateを組み合わせた業務自動化など、生産性を向上させるための活用法が無限に存在します。

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