「新しいOutlookにアップデートしたら、メールの自動振り分けができなくなった…」 「社員から『仕分けルールの設定場所はどこ？』という問い合わせが急に増えて、本業が進まない…」
総務や経理など、他の業務とIT担当を兼務されているあなた。そんな悩みを抱えていませんか？
Microsoft 365のアップデートで、多くのユーザーが「新しいOutlook」へ移行する中、これまでのやり方が通用せず、現場で混乱が起きがちです。特に、毎日大量に届くメールを効率的に処理するための「メール振り分け（ルール設定）」は、業務に直結するため、使えなくなると非常に困りますよね。
ご安心ください。新しいOutlookのルール設定は、場所と手順さえわかれば、以前よりも直感的で簡単に設定できます。
この記事では、多忙な兼務情シス担当者のあなたのために、
- 新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）の具体的な設定手順
- よくある「うまくいかない」原因と対策
- 社員への案内にそのまま使える「基本の振り分けルール例」
を、豊富な画像付きで徹底的に解説します。「本業に戻れる仕組み」作りの第一歩として、まずはメール整理の時間を劇的に減らす方法をマスターしましょう。
なぜ迷う？「新しいOutlook」と「従来のOutlook」のルールの違い
そもそも、なぜこんなに混乱が起きているのでしょうか。理由はシンプルで、設定画面の入口（UI）が大きく変わったからです。
- 従来のOutlook（デスクトップアプリ）
リボンメニューの「ホーム」タブや「ファイル」タブから「ルールと通知」を開く形式でした。 - 新しいOutlook
Web版のOutlookに近いデザインになり、設定はすべて画面右上の「歯車マーク」に集約されました。
機能そのものがなくなったわけではなく、"引っ越し"しただけです。場所さえ覚えてしまえば、もう迷うことはありません。
【画像で解説】新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）設定手順
ここからは、実際の画面キャプチャを使って、手順を一つずつ解説します。この通りに進めれば、誰でも5分で設定が完了します。
ステップ1：設定画面を開く
まず、Outlookの画面右上にある①「設定（歯車マーク）」をクリックし、表示されたメニューから②「メール」＞「ルール」を選択します。
ステップ2：新しいルールを追加する
「設定」の画面が開いたら、「メール」>「ルール」>「+新しいルールを追加」をクリックします。
ステップ3：ルールの内容を設定する
- ルールに名前を付ける
- 条件の追加
- アクションの追加 すべて設定したら、「保存」をクリックして完了です。
メールの整理はOK。次は「問い合わせメール」そのものをなくしませんか？
Outlookのルール機能で、特定の差出人や件名のメールは自動で片付くようになりました。これで、あなたの受信トレイはかなりスッキリしたはずです。
しかし、あなたの元には、ルールでは分類できない、社員からの様々な「質問メール」が日々届いていませんか？
- 「〇〇の申請方法について、教えてください」
- 「経費精算の締め日、いつでしたっけ？」
- 「備品の在庫はありますか？」
こうした“調べればわかる質問”への返信に追われる毎日から、あなたを解放するのがAIチャットボットです。
1メッセージ約1.5円から始められる「問い合わせ対応の自動化」について、詳しく解説した資料をご用意しました。メール整理の次のステップとして、ぜひご覧ください。
▼【資料DL】年間400時間の工数削減！？AIアシスタントの詳細を見てみる
https://with-wit.com/request/whtitepaper-ai-chatbot/
よくある質問：「振り分けがうまくいかない」原因と対策（FAQ）
ルールを設定したのに、なぜかうまく機能しない…。そんな時のために、よくある原因と解決策をまとめました。社員から質問された際にも、この通りに案内すれば解決できます。
- Q作成したルールが、すでに受信済みのメールに適用されません。
- A
新しいOutlookのルールは、基本的に「これから受信するメール」に対して自動で実行されます。すでに受信ボックスにあるメールを整理したい場合は、ルールの設定画面で、適用したいルールの横にある「▶（ルールを実行する）」ボタンを押してください。
- Q複数のルールがある場合、どの順番で適用されますか？
- A
ルールは、一覧の上にあるものから順番に適用されます。意図しない動きをする場合は、ルールの順番が影響しているかもしれません。一覧画面の「▲」「▼」矢印を使って、優先したいルールを上に移動させてください。
- Q以前のOutlookで作った仕分けルールはどこへ行きましたか？
- A
Exchangeで同期される「サーバー側のルール」は、基本的に新しいOutlookにも引き継がれます。しかし、PC内でのみ機能する「クライアント側のルール」は、新しいOutlookでは表示・実行されない場合があります。意図した通りに動作しない場合は、新しいOutlookでルールを再作成することをおすすめします。
まとめ：メール整理を自動化し、あなたの時間を取り戻そう
新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）設定は、いかがでしたでしょうか。 設定場所さえ覚えてしまえば、あとは「条件」と「アクション」を組み合わせるだけで、誰でも簡単にメール整理を自動化できます。
日々、数十件、数百件と届くメールを手作業で整理するのは、非常に大きな時間的損失です。この作業をAIに任せることで、あなたはメールチェックの煩わしさから解放され、本来集中すべき付加価値の高い業務に時間を使うことができます。
これはまさに、兼務情シス担当者であるあなたが目指す“本業に戻れる仕組み”作りの、手軽で効果的な第一歩です。
「個人の効率化」から「組織の生産性向上」へ。次のステップに進みませんか？
メール整理の自動化は、あなたが「本業に戻る」ための重要な一歩です。そして、創出したその時間で、さらにインパクトの大きな業務改善に取り組んでみませんか？
それが、社内の問い合わせ対応をAIに任せる「AIチャットボット」の導入です。
「うちの会社独自の、少し複雑なルールでも答えられるの？」 「何から手をつければいいか、具体的に相談したい」
その疑問やご不安は、30分の無料オンラインデモで解消できます。実際の画面をお見せしながら、あなたの会社の資料を使って効果をその場でシミュレーションしてみましょう。
▼30分で効果を実感！無料オンライン相談・デモのお申し込みはこちら
