「新しいOutlookにアップデートしたら、メールの自動振り分けができなくなった…」 「社員から『仕分けルールの設定場所はどこ？』という問い合わせが急に増えて、本業が進まない…」
総務や経理など、他の業務とIT担当を兼務されているあなた。そんな悩みを抱えていませんか？
Microsoft 365のアップデートで、多くのユーザーが「新しいOutlook」へ移行する中、これまでのやり方が通用せず、現場で混乱が起きがちです。特に、毎日大量に届くメールを効率的に処理するための「メール振り分け（ルール設定）」は、業務に直結するため、使えなくなると非常に困りますよね。
ご安心ください。新しいOutlookのルール設定は、場所と手順さえわかれば、以前よりも直感的で簡単に設定できます。
この記事では、多忙な兼務情シス担当者のあなたのために、
- 新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）の具体的な設定手順
- よくある「うまくいかない」原因と対策
- 社員への案内にそのまま使える「基本の振り分けルール例」
を、豊富な画像付きで徹底的に解説します。「本業に戻れる仕組み」作りの第一歩として、まずはメール整理の時間を劇的に減らす方法をマスターしましょう。
なぜ迷う？「新しいOutlook」と「従来のOutlook」のルールの違い
そもそも、なぜこんなに混乱が起きているのでしょうか。理由はシンプルで、設定画面の入口（UI）が大きく変わったからです。
- 従来のOutlook（デスクトップアプリ）
リボンメニューの「ホーム」タブや「ファイル」タブから「ルールと通知」を開く形式でした。 - 新しいOutlook
Web版のOutlookに近いデザインになり、設定はすべて画面右上の「歯車マーク」に集約されました。
機能そのものがなくなったわけではなく、"引っ越し"しただけです。場所さえ覚えてしまえば、もう迷うことはありません。
【画像で解説】新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）設定手順
ここからは、実際の画面キャプチャを使って、手順を一つずつ解説します。この通りに進めれば、誰でも5分で設定が完了します。
ステップ1：設定画面を開く
まず、Outlookの画面右上にある①「設定（歯車マーク）」をクリックし、表示されたメニューから②「メール」＞「ルール」を選択します。
ステップ2：新しいルールを追加する
「設定」の画面が開いたら、「メール」>「ルール」>「+新しいルールを追加」をクリックします。
ステップ3：ルールの内容を設定する
- ルールに名前を付ける
- 条件の追加
- アクションの追加 すべて設定したら、「保存」をクリックして完了です。
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よくある質問：「振り分けがうまくいかない」原因と対策（FAQ）
ルールを設定したのに、なぜかうまく機能しない…。そんな時のために、よくある原因と解決策をまとめました。社員から質問された際にも、この通りに案内すれば解決できます。
- Q作成したルールが、すでに受信済みのメールに適用されません。
- A
新しいOutlookのルールは、基本的に「これから受信するメール」に対して自動で実行されます。すでに受信ボックスにあるメールを整理したい場合は、ルールの設定画面で、適用したいルールの横にある「▶（ルールを実行する）」ボタンを押してください。
- Q複数のルールがある場合、どの順番で適用されますか？
- A
ルールは、一覧の上にあるものから順番に適用されます。意図しない動きをする場合は、ルールの順番が影響しているかもしれません。一覧画面の「▲」「▼」矢印を使って、優先したいルールを上に移動させてください。
- Q以前のOutlookで作った仕分けルールはどこへ行きましたか？
- A
Exchangeで同期される「サーバー側のルール」は、基本的に新しいOutlookにも引き継がれます。しかし、PC内でのみ機能する「クライアント側のルール」は、新しいOutlookでは表示・実行されない場合があります。意図した通りに動作しない場合は、新しいOutlookでルールを再作成することをおすすめします。
まとめ：メール整理を自動化し、あなたの時間を取り戻そう
新しいOutlookでのメール振り分け（ルール）設定は、いかがでしたでしょうか。 設定場所さえ覚えてしまえば、あとは「条件」と「アクション」を組み合わせるだけで、誰でも簡単にメール整理を自動化できます。
日々、数十件、数百件と届くメールを手作業で整理するのは、非常に大きな時間的損失です。この作業をAIに任せることで、あなたはメールチェックの煩わしさから解放され、本来集中すべき付加価値の高い業務に時間を使うことができます。
これはまさに、兼務情シス担当者であるあなたが目指す“本業に戻れる仕組み”作りの、手軽で効果的な第一歩です。
「点」の解決から「面」の解決へ
Outlookのルール設定で、あなたのメール整理は格段に効率化されたはずです。
しかし、根本的な課題は「ITに関する細かな対応に、そもそも時間を奪われない体制づくり」ではないでしょうか。
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