【Teams】タグ機能の使い方完全ガイド！グループチャットでの活用や作成・付け方を解説

• @チャネル で全員にメンションすると、関係ない人にも通知が飛んで申し訳ない…
• 特定のメンバー数人にだけメンションしたい時、毎回一人ひとり名前を入力するのは面倒だ…

Microsoft Teamsで、特定の情報を確実に伝えたい時、「@メンション」は非常に便利な機能です。

しかし、チャネル全体にメンションすると、その情報が不要なメンバーにまで通知が届き、「通知疲れ」の原因になってしまうことも少なくありません。

かといって、プロジェクトのリーダー陣や、特定の役割の担当者（例：各部署の庶務担当者）など、いつも決まった複数名にメンションを送りたい場合に、毎回手作業で名前を追加するのは非効率です。

この記事では、この「全員宛て」と「個人宛て」の“すき間”を埋める、Teamsの「タグ」機能について、その便利な使い方と簡単な設定方法を分かりやすく解説します。

「タグ」機能とは、チーム内で特定のメンバーグループに、オリジナルの「あだ名（ラベル）」を付けることができる機能です。

例えば、「営業部のリーダー陣」に「@リーダー」というタグを、「各部署の勤怠管理者」に「@勤怠担当」というタグを作成しておけば、チャネルで「@リーダー」とメンションするだけで、そのタグが付けられたメンバー全員に一括で通知を送ることができます。

【タグ機能の主なメリット】

• 通知の最適化:
  「@チャネル」メンションと異なり、本当にその情報が必要な人にだけ通知を届けられます。
• 手間の削減:
  毎回複数人の名前を手入力する手間が省けます。
• 管理の効率化:
  メンバーの入れ替わりがあっても、タグに登録されているメンバーを編集するだけで、メンション先が常に最新の状態に保たれます。

タグ機能は便利ですが、「チームの所有者なのに『タグを管理』タブが表示されない」「タグを作成したのに、メンションができない」といった、予期せぬトラブルに遭遇することもあるかもしれません。

もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。

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Teams タグの作成と管理は、チームの所有者であれば誰でも簡単に行えます。

チーム名の横にある「・・・」（その他のオプション）をクリックし、「タグを管理」を選択します。

「タグの管理」をクリックします。

「タグを作成」ボタンをクリックします。

タグ名（例：広報担当、プロジェクトA）を入力し、タグに追加したいメンバーの名前を入力して「作成」をクリックします。

チャネルの投稿で、「@」に続けて作成したタグ名を入力するだけです。候補に表示されたタグを選択すれば、タグ付けされたメンバー全員に通知が送られます。

「タグを管理」画面では、既存のタグにメンバーを追加したり、削除したり、タグ自体の名前を変更・削除したりといった管理がいつでも可能です。プロジェクトの進行に合わせて、柔軟にメンバーを入れ替えましょう。

• 活用シーン1：緊急対応チームとして
  「一次対応担当」「インシデント責任者」のようなタグを作成しておけば、システム障害などの緊急時に、迅速に関係者だけを招集できます。
• 活用シーン2：店舗や拠点ごとの連絡役として
  全店舗の店長を「店長」タグでまとめておけば、本社からの通達などを一括で、かつ確実に関係者だけに伝えられます。
• 活用シーン3：専門知識を持つアドバイザーとして
  「法務相談」「技術サポート」のようなタグを作っておけば、社員が質問したい時に、適切な専門家グループに簡単に問い合わせることができます。

今回は、「Teams タグ」機能について解説しました。 これまで全員にメンションしていたり、複数人を手入力していたりした通知を「タグ」に置き換えるだけで、チーム内のコミュニケーションはもっとスマートになります。

不要な通知からメンバーを解放し、本当に必要な情報が必要な人にだけ届く環境を作るために、ぜひ今日から「Teams タグ」を活用してみてください。

今回はTeamsのタグ機能という、コミュニケーションを円滑にする便利な機能をご紹介しました。

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