Teamsのステータスメッセージ活用術｜「取り込み中」をスマートに伝え、集中を邪魔させない方法

集中して作業したいのに、次々と来るTeamsのメンション通知に気を取られてしまう…。 逆に、同僚にチャットを送った後で「もしかして、今忙しかったかな？」と気になってしまう…。

リモートワークやハイブリッドワークが普及する中で、このような経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

そんな日々の小さなコミュニケーションのすれ違いを解消し、お互いの集中時間を尊重するためのシンプルで強力な機能が、Microsoft Teamsの「ステータスメッセージ」です。

この記事では、意外と知られていない「ステータスメッセージ」の基本的な設定方法から、今日から使える便利な活用文例まで、分かりやすく解説します。

Teamsのステータスメッセージとは、通常のステータス（「連絡可能」「取り込み中」など）に加えて、現在の状況をより詳しく説明するカスタムメッセージを設定できる機能です。

設定したメッセージは、他のユーザーがあなたのプロフィールアイコンにカーソルを合わせたり、メンションしようとしたりした際に表示されます。これにより、あなたが今どのような状況にあり、すぐに返信できるかどうかを、相手に事前に伝えることができます。

設定は1分もかからず、非常に簡単です。

Teamsの画面右上にある、ご自身のプロフィールアイコンをクリックします。

表示されたメニューから「ステータスメッセージを設定」を選択します。

表示された入力ボックスに、伝えたいメッセージ（例：「集中作業中。15時以降に返信します」）を入力します。

「他のユーザーが自分にメンションするときに表示する」にチェックを入れると、相手があなたにメッセージを送ろうとした時に、このステータスメッセージがポップアップ表示され、より効果的です。

「ステータスメッセージをクリアするまでの期間」で、メッセージを自動で削除する時間を設定できます。「今日」「今週」のほか、カスタムで日時を指定することも可能です。

設定が完了したら「完了」ボタンを押すだけです。

ステータスメッセージは、「今は話しかけないでほしい」という意思表示を、角を立てずに伝える優れた方法です。しかし、あなたが集中している間も、社内の他の担当者は、次のような問い合わせ対応に追われているかもしれません。

「この申請書のテンプレートはどこにありますか？」 「先月の全社会議の録画を見たいのですが…」

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何を書けばいいか迷った時は、ぜひ以下の文例を参考にしてみてください。

• 集中作業をしたい時
  • 集中作業中（15時まで返信が遅れます）。お急ぎの場合は〇〇さんまで。
  • 〇〇の資料作成に集中しています。ご用件はチャットに残していただけると助かります。
• 会議中の時
  • 終日会議のため、お返事は夕方以降になります。
  • 14:00-15:00は会議で離席しております。
• 休憩・休暇の時
  • 休憩中（13:00に戻ります）
  • 本日、休暇をいただいております。ご対応は明日以降となります。
• その他
  • 外出中。社内には16:00頃に戻る予定です。
  • 本日、〇〇の社内研修に参加しています。

Teamsのステータスメッセージは、単なる自分の状況表示ではありません。それは、「あなたの時間を大切にします」そして「私の時間も大切にしたいです」という、チームで働く上での”思いやり”を表現するコミュニケーションツールです。

この小さな機能をチーム全員で活用するだけで、不要なメンションが減り、各自が集中できる時間が増え、組織全体の生産性は大きく向上するはずです。

ぜひ、今日からあなたの状況に合ったステータスメッセージを設定してみてください。

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