【Teams】ステータスメッセージの「見え方」は？相手に伝わる設定とコピペで使える例文集

• 急ぎでチャットを送ったのに、相手から全然返信が来ない……
• 休みの日なのに催促のチャットがたくさん来る……
• 集中して作業している時に、チャットの通知が止まらなくて作業が進まない

テレワークやハイブリッドワークが普及した今、相手の状況が見えないことによる「コミュニケーションのすれ違い」に悩んでいませんか？

総務やIT担当を兼務されている皆様にとって、社員からの「あの人と連絡がつかないんだけど」という相談は、解決しようがないだけに困りものですよね。

そんな時に活用してほしいのが、Teamsの「ステータスメッセージ」機能です。

これを設定するだけで、相手に自動的に自分の状況を伝え、無用なトラブルを防ぐことができます。

今回は、ステータスメッセージが相手にどう見えるのか（見え方）という基本から、明日からそのまま使える場面別の「例文」まで詳しくご紹介します。

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ステータスメッセージとは、自分のアイコンやチャット画面に、短いメッセージを表示させる機能です。

プレゼンス（在席、取り込み中などの色）だけでは伝えきれない、「いつ戻るか」「どこにいるか」といった具体的な情報を伝えることができます。

実際に相手の画面でどのような「見え方」をするのか確認しましょう。

相手があなたのアイコンにマウスカーソルを合わせると、プロフィールカード（ポップアップ画面）の中にメッセージが表示されます。

設定時に「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」という項目にチェックを入れると、非常に効果的です。

相手があなたにチャットを送ろうとして名前を入力したり、個人チャットを開いたりした瞬間に、入力欄の上にあなたのメッセージが表示されます。

• 相手の心理： 「あ、この人いま会議中なんだ。じゃあ返事は後でもいいな」
• 効果： 「返信が遅い！」というイライラを未然に防げます。

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「何を書けばいいかわからない」という方のために、ビジネスシーンで使いやすい例文をまとめました。状況に合わせてコピー＆ペーストしてご活用ください。

戻る時間がわかっている場合は、時間を明記するのがマナーです。

【お昼休憩】 13:00までお昼休憩のため離席します。戻り次第確認します。

【外出中】 只今外出しております。戻りは16時頃の予定です。お急ぎの場合は携帯までご連絡ください。

【終日不在】 本日は終日外出しております。チャットの確認は明日以降になります。

「チャットは見ているけれど、今は返せない」という状況を伝えます。

【会議中】 会議中のため、返信が遅れます。終了次第連絡いたします。

【集中作業中】 資料作成に集中しているため、通知をオフにしています。15時以降に確認します。

【取り込み中】 取り込み中です。緊急の場合は通話にてご連絡ください。

有給休暇や振替休日の際に設定します。緊急連絡先や代わりの担当者を書いておくと親切です。

【有給休暇】 本日はお休みをいただいております。次回出社は〇月〇日（月）です。

【長期休暇】 〇月〇日まで夏季休暇を取得しております。緊急のご用件は、〇〇さん（@メンション）までお願いします。

今日はどこで働いているかを明確にします。

【在宅勤務】 本日は在宅勤務です。Web会議可能です。

【出社中】 本日はオフィスに出社しています。内線〇〇番でつながります。

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設定は3ステップで完了します。非常に簡単です。

Teams右上の自分のアイコンをクリックします。

「ステータス メッセージを設定」をクリックします。

メッセージを入力します。

「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」に 必ずチェックを入れてください。これがないと相手への見え方が変わらず、気づかれません。

「ステータスメッセージの有効期間」を設定します。「1時間」「今日」「今週」などから選びます。設定し忘れると、翌日も「離席中」のままになってしまうので注意しましょう。

設定が完了したら「完了」ボタンをクリックします。

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• ステータスが表示されない
• メンションが届かない

Teamsを使っていると、こうした細かい仕様や設定に関する疑問が尽きないですよね。

もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。

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Teamsのステータスメッセージは、相手への「思いやり」の機能です。

「今は返せない」という状況を可視化するだけで、送る側も受け取る側もストレスが激減します。

今回ご紹介した例文を参考に、まずは「お昼休憩」の時から社内で試してみてはいかがでしょうか。

今回はTeamsのコミュニケーション術をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointやPower Automateを活用した、業務効率化のテクニックが数多く存在します。

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