飲み会の幹事必見！Copilot Chatを使った会場リサーチから案内状作成までの時短術

年末が近づくと、多くの会社で聞こえてくる「今年の忘年会の幹事、お願いできるかな？」。 チームを盛り上げる大切な役割ですが、通常業務と並行しての会場リサーチ、日程調整、案内状作成…と、そのタスクの多さに頭を抱えてしまう方も多いのではないでしょうか。

もし、その面倒な準備作業を、優秀なアシスタントがサポートしてくれたら、幹事の負担は大きく減り、もっと企画そのものを楽しむ余裕が生まれるはずです。

MicrosoftのAIである「Copilot Chat」は、まさにそんな「幹事の頼れるアシスタント」。この記事では、Copilot Chatを活用して、手間のかかる忘年会の準備を劇的に効率化する「時短術」を、具体的なステップとプロンプト（指示文）例と共にご紹介します。

以下いずれかの方法でアクセスすることができます。

• ブラウザからhttps://m365.cloud.microsoft/chat/ヘアクセス
• Microsoft Edge へMicrosoft 365 アカウントでサインインし、右上のCopilot アイコンをクリック
• Teams アプリ左メニューから「Copilot」をクリック

Copilot Chatを使えば、これまでWebサイトを何ページも見て比較検討していた作業が、対話形式でスムーズに進みます。

まずは、飲み会の心臓部とも言える会場探しです。条件を具体的に伝えるのが、良いお店を見つけるコツです。

Copilot Chatは、これらの条件に合ったお店の候補をリストアップしてくれます。さらに「この中で、特に海鮮料理が美味しいお店はどれ？」といった追加の質問で、絞り込んでいくことも可能です。

余談ですが、飲み放題のビールが発泡酒だと、えらい人の逆鱗に触れることがあります。この記事を読んで幹事に挑もうとしている新人の方は、どうぞお気をつけください。
さらに、コースにロシアンたこ焼きが紛れていないかも確認必須です。筆者は自らの幹事デビュー戦で、偉い人にわさび入りたこ焼きを食べさせてしまい、裏に呼び出されました。

お店の候補が決まったら、次は参加者への案内状作成です。丁寧さと、少しワクワクするような雰囲気を出すのがポイントです。

幹事の仕事は、場所を決めて人を集めるだけではありません。当日を盛り上げるためのコンテンツ作りも、Copilot Chatがサポートします。

Copilot Chatは、忘年会のような特別なイベントの準備をサポートしてくれる、頼もしいパートナーです。しかし、バックオフィス担当者の方々は、日々の業務の中で、もっと地味で、繰り返される「問い合わせ対応」というイベントに多くの時間を費やしていないでしょうか。

「経費精算の締め日はいつですか？」 「この申請書のフォーマットはどこにありますか？」

Teams AIチャットボットは、そんな日常的に発生する問い合わせに特化した、社内専用のAIアシスタントです。社内のルールやマニュアルを学習し、社員からの質問にTeams上で24時間365日、自動で回答します。特別なイベントの準備はCopilot Chat、日常の問い合わせ対応はTeams AIチャットボット。この使い分けが、組織全体の生産性を飛躍的に向上させます。

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忘年会の幹事は、確かに大変な仕事です。しかし、それはチームへの貢献を実感できる、やりがいのある役割でもあります。 Copilot Chatを「優秀なアシスタント」として使いこなし、リサーチや文章作成といった面倒な作業はAIに任せてしまいましょう。そうして生まれた時間と心の余裕で、ぜひ、参加者全員が楽しめる企画そのものを考えることに注力してください。

忘年会の企画はAIと楽しく進められても、日々の業務では、Outlookが起動しない、SharePointのファイルにアクセスできないなど、笑えないITトラブルも発生します。 もし、ITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいとお考えでしたら、私たちWITHWITにご相談ください。

その第一歩として、まずはMicrosoft 365のよくあるトラブルを自己解決できる「虎の巻」をダウンロードして、その価値を実感してみてください。

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