企業名株式会社アーバンプラン
業種空間デザイン・建装業
規模54名
地域東京
導入期間約6ヶ月
54名全員が使いこなせる組織へ。「入れただけ」だったMicrosoft 365を勉強会と6ヶ月の継続サポートでSharePoint・Power Automate活用に変えた
54名
全社員が活用
6ヶ月
伴走支援期間
2本
業務自動化フロー構築
Before — 課題
Microsoft 365を契約していたが、「入れただけ」の状態だった
⚠ 導入前に抱えていた課題
- M365を導入済みだが、多くの機能が使われておらず形骸化していた
- 機能が多すぎて「何が自社の業務に使えるか」の判断が困難だった
- IT専門部署がなく、活用推進・トラブル対応に割けるリソースがない
- 社員が新機能を自発的に学ぶ仕組みがなかった
- コストを払い続けているのにOutlookとTeamsの一部チャットしか使えていない
Before
M365「入れただけ」
形骸化状態
形骸化状態
Outlook受信箱＋
Teamsチャットのみ使用
Teamsチャットのみ使用
6ヶ月伴走
After
SharePoint＋
Power Automate活用
Power Automate活用
社内ポータル・備品管理・
通知自動化が稼働中
通知自動化が稼働中
Solution — 解決策
WITHWITが行ったこと
1
ステップ1：全社員向け「Microsoft 365 利活用勉強会」
最初のアクションとして、全54名を対象にした利活用勉強会を実施しました。ただ機能を紹介するのではなく、「他社でどう活用されているか」という実例を交えながら、アーバンプラン社の業務で使えそうな機能を一緒に考える形式にしました。
- 全54名を対象とした利活用勉強会を実施
- 他社の活用実例を交えながら、自社業務への応用を一緒に考える
- 「うちでこう使えるかもしれない！」という自発的な気づきを育てる
2
ステップ2：週次ミーティングによる6ヶ月の継続伴走
勉強会後も、週1回の定期ミーティングを継続して実施しました。「来週これをやってみよう」を決め、小さく・確実に前進するサイクルを6ヶ月間継続しました。
- 実際に使ってみた機能の疑問・つまずきをその場で解消
- WITHWITからの他社成功事例の共有と、次に試せる機能の提案
- 「何かあれば酒井さんに聞けば解決する」という安心感の土台を作る
After — 導入後の変化
「使える」機能が次々と生まれた——社内ポータル・備品管理・業務自動化が稼働
社内ポータル構築
✓ SharePoint
全社員が情報にアクセスできる社内ポータルを構築。「あの情報どこにある？」という確認の往復が減少。
備品管理のデジタル化
✓ リアルタイム確認
紙やExcelメモで管理していた備品貸し出し状況が、SharePointリストで誰でもリアルタイムに確認できるように。
通知の自動化
2本 のフロー稼働
Power Automateで「お知らせ通知」「返却リマインド」を自動化。担当者が手動でリマインドメールを送る作業がゼロに。
6ヶ月の伴走支援を通じて、「Power Automateで通知を自動化する」という状態に到達しました。これは最初から目標にしていたわけではなく、勉強会で「こんなこともできる」と知り、週次ミーティングで「じゃあ来週これをやってみよう」を繰り返した結果です。使いこなせる組織になるには、「知識を入れること」と「安心して試せる場を作ること」の両方が必要です。
Voice — 担当者の声
「WITHWITさんにご協力いただいていなければ、Microsoft 365の利用をきっとあきらめていました。感謝しています。」
代表取締役 佐々木様
株式会社アーバンプラン
From WITHWIT — WITHWITより
Features — 活用したMicrosoft 365の機能
この事例で使った機能・サービス
SharePoint Online
社内ポータル・備品管理リスト・ドキュメント管理・権限設定
Power Automate
お知らせ投稿時のTeams通知自動化・備品返却リマインド自動送信
Microsoft Teams
コミュニケーション基盤・Power Automateからの通知受信
「M365を入れたけど、使えていない」に心当たりはありませんか？
「機能が多すぎて何から始めればいいかわからない」
「導入してから何も変わっていない気がする」
それは、"知る場"と"試す場"があれば変えられます。
「入れただけのMicrosoft 365」は、とてももったいない状態です。正しく活用すれば、毎日の業務の中にある小さな「面倒くさい」を次々と解消できるツールが、Microsoft 365には揃っています。
アーバンプラン様が6ヶ月で到達した「Power Automateで通知を自動化する」という状態は、最初から目標にしていたわけではありませんでした。勉強会で「こんなこともできる」と知り、週次ミーティングで「じゃあ来週これをやってみよう」を繰り返した結果です。
使いこなせる組織になるには、「知識を入れること」と「安心して試せる場を作ること」の両方が必要だと、この事例を通じて改めて感じました。6ヶ月間、一緒に前進できたことを誇りに思っています。