「社内のITに関することは、すべて自分のところに質問が来る…」 「新しいツールを導入したいけど、日々のトラブル対応に追われて、企画を練る時間がない」 「このままずっと、自分一人で会社全体のITを見続けられるだろうか…」
中小企業において、IT担当者を一人で、あるいは他の業務と兼務しながら担っている方は少なくありません。特に、Microsoft 365のように、常にアップデートが繰り返され、多機能で奥が深いプラットフォームの運用は、1名体制では非常に大きな負担となりがちです。
この記事では、そんな「ひとり情シス」の方が抱えるMicrosoft 365運用の現実的な悩みと、その負担を軽減し、より戦略的なIT活用を実現するための「外部サポート」という選択肢について、具体的な判断基準と共に解説します。
“一人IT担当者”が抱える、3つの大きな悩み
まず、多くの担当者の方が直面する、共通の悩みについて整理してみましょう。
尽きない「技術的な不安」
「自分の知識だけで、全社のセキュリティは守れるだろうか？」「メールサーバーの移行のような、失敗できないプロジェクトを一人で担当するのは怖い」「次から次へと出てくる新機能やトラブルに、もう追いつけない」といった、技術スキルに関するプレッシャーです。
見過ごされがちな「社内調整の負担」
新しい機能を導入しても、「社員がなかなか使ってくれない」「使い方に関する同じような質問が、何度も来る」「マニュアルを作る時間がない」といった、社内への定着化や教育に関する業務です。 これは、技術的な問題以上に、担当者の時間を奪う大きな要因となります。
孤独な「上司への説明責任」
「導入したツールの費用対効果を、どう説明すればいいか分からない」「万が一、情報漏洩などのトラブルが起きたら、すべての責任を負うことになるのでは…」といった、経営層への説明責任や、判断に対する孤独なプレッシャーです。
これらの悩みを一人で抱え続けるのは、精神的にも、時間的にも限界があります。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
大きな運用設計を考える前に、まずは日々の業務を圧迫している、細かなトラブルシューティングの時間を削減することが重要です。
「Outlookのメールが突然消えた」「Teamsで、なぜかファイルが添付できない」
もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に忙殺されているなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。 Microsoft 365支援のプロが、現場で実際に寄せられるよくある質問と解決策を厳選してまとめた「トラブルシューティング大全」をご用意しました。この一冊が、あなたの負担を少しでも軽くする助けになります。
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外部サポートを賢く使うべき、3つの場面
とはいえ、すべての業務を一人でこなす必要はありません。賢く外部サポートを活用することで、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。特に、以下のような場面では、専門家の力を借りることを強くお勧めします。
導入・移行プロジェクト
メールシステムの移行や、全社的なファイルサーバーのSharePointへの移行など、失敗が許されない、影響範囲の大きなプロジェクトです。専門家の知見を借りることで、リスクを最小限に抑え、スムーズな移行を実現できます。
高度なセキュリティ設定
不正アクセス防止や、情報漏洩対策といった、会社の根幹を守るセキュリティポリシーの策定と実装です。専門的な知識が必要であり、設定ミスが大きな損害に繋がる可能性がある領域です。
社内への定着化支援
ツールの導入後、社員向けの説明会を実施したり、各部署に合った活用法を提案したりといった、利用を促進するための活動です。第三者である専門家が推進役となることで、現場の協力を得やすくなるケースも多くあります。
「内製 vs 外注」の判断基準
「どこまでを自社でやり、どこからを専門家に任せるべきか？」その判断に役立つ、3つの基準をご紹介します。
基準1：それは「コア業務」か？
自社の事業に直結する、競争力の源泉となる業務は内製すべきです。一方で、ITのトラブルシューティングや定型的な管理業務は、ノンコア業務として外部に任せることで、社内のリソースをより重要な業務に集中させることができます。
基準2：専門性とリスクの高さ
その業務には、高度な専門知識が必要でしょうか？もし失敗した場合、ビジネスに与える影響（リスク）は大きいでしょうか？専門性が高く、リスクも大きい業務ほど、外注に適していると言えます。
基準3：時間的コストと機会損失
その業務に、担当者は月に何時間を費やしていますか？もし、その時間を別の戦略的な業務（例：業務プロセスの改善提案など）に使えていたとしたら、会社にとってどちらの価値が高いでしょうか？
Microsoft 365の運用に関するよくある質問（FAQ）
- Q外部サポートの費用は、どれくらいが相場ですか？
- A
サポートの内容によって大きく異なります。月々の問い合わせに対応する顧問契約のような形もあれば、移行プロジェクト単位での契約もあります。まずは複数の会社から見積もりを取り、自社の予算とサポート範囲に合ったパートナーを見つけることが重要です。WITHWITでは月額5万円から問い合わせ運用サポートを提供しています。
- Qどこまでの業務を依頼できるのでしょうか？
- A
ヘルプデスクのような日々の問い合わせ対応から、セキュリティ設定の見直し、新しいツールの導入計画、社員研修の実施まで、多くのパートナー企業が幅広いサービスを提供しています。自社がどこに一番課題を感じているかを伝えることが大切です。
- Q単発のトラブル対応だけでも依頼できますか？
- A
スポット（単発）でのトラブルシューティングに対応している会社が多いです。緊急時の駆け込み寺として、信頼できるパートナーを事前に見つけておくと安心です。まずはWITHWITへお気軽にお問い合わせください。
- Q外部の会社に、社内のシステムを任せてセキュリティは大丈夫ですか？
- A
信頼できるパートナー企業は、必ず秘密保持契約（NDA）を締結した上で、厳格なセキュリティ管理体制のもとで業務を行います。実績や資格などを確認し、信頼できる会社を選定することが重要です。WITHWITでは必ず秘密保持契約（NDA）を締結した上でご支援させていただいております。
- Qサポート会社は、どうやって選べばいいですか？
- A
費用だけでなく、「自社の企業規模や業種に詳しいか」「担当者とのコミュニケーションはスムーズか」「技術力だけでなく、定着化支援のノウハウも持っているか」といった視点で選ぶことをお勧めします。
一人で抱え込まず、専門家に相談しませんか？
「Microsoft 365の導入、自分一人で本当にやりきれるだろうか…」 「日々の運用、誰か相談できる相手がほしい…」
もし、あなたがそんな不安を少しでも抱えているなら、どうか一人で抱え込まないでください。私たちWITHWITは、これまで200社以上の中小企業のIT担当者様に寄り添い、その課題を一緒に解決してきました。
ツールの導入計画から、社内調整のアドバイス、そしてもちろん技術的なサポートまで、貴社の「IT担当者の一員」として、伴走支援を行います。
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Microsoft 365に関するご相談やお悩みがございましたら、ぜひ株式会社WITHWITまでお気軽にお問い合わせください。
数あるクラウドサービスの中でMicrosoft 365 に特化してきたからこそ導入前から導入後の定着に至るまで、幅広いご相談に対応いたします。
