メール誤送信インシデントをどう防ぐ？「教育」と「仕組み」で守るセキュリティ対策

「BCCに入れるべきアドレスを、間違えてCCに入れて一斉送信してしまった…」
「社外秘のファイルを添付して、全く別の取引先に送ってしまった…」

ビジネスにおいてメールは不可欠なツールですが、たった一回の送信ミスが、情報漏洩という重大なメール誤送信インシデントに繋がるリスクを常に孕んでいます。

「送信ボタンを押す前に、必ず指差し確認をするように」 多くの企業でこうした社員教育が行われていますが、人間である以上、ヒューマンエラーをゼロにすることは不可能です。日々の教育で意識を高めることはもちろん重要ですが、それ以上に、「ミスが起きても、事故にならない仕組み」を構築することが、現代のセキュリティ対策では必須となっています。

この記事では、メール誤送信インシデントを未然に防ぐための一般的なアプローチと、Microsoft 365ユーザーが今すぐ使える標準機能による「仕組み化」のテクニックを解説します。

まずは、どのようなメールシステムを使っていても共通する、組織的な防止策のアプローチを見ていきましょう。

社外宛てのメールは、送信ボタンを押してもすぐには送られず、上長が内容を確認・承認して初めて送信される仕組みです。

• メリット: 第三者の目が入り、ミスを確実に防げる。
• デメリット: 上長の負担が増え、承認待ちによる業務スピードの低下が懸念される。

送信ボタンを押した瞬間に、「この宛先で間違いありませんか？」「社外のアドレスが含まれています」といった警告画面を表示させるアドインツールです。

• メリット: 送信者の「うっかり」に気づかせる効果が高い。
• デメリット: 慣れてくると確認せずに「OK」を押してしまう「形骸化」が起きやすい。

メールに添付してファイルを送る際は、パスワードをつけることで誤送信時に開封されるリスクを下げます。

• メリット: パスワードを送付する前に誤送信に気づけば開封されない。
• デメリット: 都度パスワードをかける運用が手間。パスワードを送付した後には無意味。

PPAPは非推奨
かつては「添付ファイルを自動でパスワード付きZipにする（PPAP）」という手法もありましたが、現在ではウイルスチェックをすり抜けるリスクがあるため、セキュリティ対策としては非推奨となっています。

Microsoft 365（Exchange Online）を利用している企業であれば、高価な専用ツールを導入しなくても、標準機能を組み合わせることで、誤送信リスクを大幅に低減する「仕組み」を構築できます。

ここでは、特に効果的な3つの機能をご紹介します。

「送信ボタンを押した瞬間にミスに気づく」というのはよくある話です。Outlookには、送信ボタンを押してから実際に送信されるまで、意図的に数分間待機させるルールを設定できます。

• 仕組み:
  送信トレイに一定時間（例：10秒間）留まらせることで、その間にミスに気づけば送信を取り消すことができます。
• 効果:
  感情的なメールの送信防止や、添付忘れの修正など、直後の「ヒヤリハット」を事故にさせません。

【Outlook】メールを1分後に送信する「送信遅延」設定｜誤送信を防ぐ“考える時間”の作り方

「送信ボタンを押した瞬間、宛先の間違いに気づいた…」 「添付ファイルを間違えた！でも、もうメールは送られてしまった…」 Outlookでメールを送信する際、...

メール作成中に、宛先に社外のアドレスが含まれていると、自動的に警告を表示してくれる機能です。

• 仕組み:
  宛先欄に社外ドメインのアドレスを入力した瞬間、ウィンドウ上部に「この受信者はあなたの組織に所属していない人です。」といった警告が表示されます。
• 効果:
  送信ボタンを押す「前」に、視覚的に注意を促すことができるため、BCC/CCの間違いや、同姓同名の社内メンバーとの取り違えを防ぐのに非常に有効です。

これこそが、従来の「ファイル添付」に代わる、最も安全なファイル共有方法です。ファイルを直接メールに添付するのではなく、OneDriveに保存したファイルへの「共有リンク」を送ります。

• 仕組み:
  相手にはファイルの実体ではなく、アクセス用のURLが届きます。
• メリット:
  もし誤送信してしまっても、こちらのOneDrive側で「共有を停止（アクセス権を削除）」すれば、相手はリンクをクリックしてもファイルを開けなくなります。
• 効果:
  「送ってしまったら取り返しがつかない」というメールの常識を覆し、事後でも情報漏洩を食い止めることができる、安全策です。PPAP（Zip暗号化）のようなマルウェア検知の抜け穴もありません。

Outlook添付ファイルのパスワードはもう不要？安全なファイル共有の新常識「OneDriveリンク」を解説

「見積書などの重要ファイルをメールで送りたいけど、セキュリティが心配…」 「昔ながらの、添付ファイルをパスワード付きZipにして、パスワードを別送する方法で...

誤送信対策の設定は、一度行えば会社全体の安全性を高めてくれます。しかし、Microsoft 365の運用では、「共有リンクの作り方が分からない」「Outlookの表示が変わった」といった、社員からの日常的な問い合わせ対応も欠かせません。

もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。 Microsoft 365支援のプロが、現場で実際に寄せられるよくある質問と解決策を厳選してまとめた「トラブルシューティング大全」をご用意しました。

▼資料ダウンロードはこちら
『社内からの「これどうやるの？」を9割削減する Microsoft 365 トラブルシューティング大全』

---

「気をつける」という精神論だけでは、メール誤送信インシデントはなくなりません。疲れや焦りがある時こそ、人はミスをする生き物だからです。

Microsoft 365の標準機能を活用して、「ミスに気づかせる」「送る前に止める」「送った後でも無効化できる」という多重の仕組みを作ること。それこそが、大切な情報を守り、社員を過度なプレッシャーから解放する、最も確実なセキュリティ対策です。

今回はメール誤送信対策に焦点を当てましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointやTeamsを活用した、業務効率とセキュリティを両立させる機能が無限に存在します。

「他の会社は、Microsoft 365をどのように活用して、成果を出しているのだろう？」 そんな疑問をお持ちでしたら、ぜひ弊社の「Microsoft 365 導入事例集」をご覧ください。様々な業種・規模の企業様が、どのように課題を解決したか、具体的な事例を多数ご紹介しています。

▼[Microsoft 365 導入事例集をダウンロードする]