- 最近、メールの動きが遅い気がする……
- 『メールボックスがいっぱいです』というエラーが出たと社員から相談された
日々大量のメールをやり取りしていると、いつの間にかメールボックスの容量が上限に近づいてしまうことがあります。
総務やIT担当を兼務されている皆様にとって、メールが止まることは業務停止に直結する重大なトラブルであり、絶対に避けたい事態ですよね。
特に、画面デザインが一新された「新しいOutlook（New Outlook）」では、容量を確認する場所が従来の場所（ファイルタブ）から変更されています。
この記事では、新しいOutlookで自分のメールボックスの空き容量を確認する手順と、容量がいっぱいになってしまった時の対処法を解説します。
そもそも容量がいっぱいになるとどうなる？
Microsoft 365（法人向け）の場合、一般的なプラン（Business Standardなど）では50GB、上位プランでは100GBの上限があります。
もしこの容量を超えてしまうと、以下の不具合が発生します。
- メールの受信ができなくなる（相手にエラーメールが返送されます）。
- メールの送信ができなくなる。
- Outlookの動作が不安定になる。
「大事な取引先からのメールが届いていなかった！」という事故を防ぐためにも、定期的なチェックをおすすめします。
【手順】新しいOutlookで容量を確認する方法
従来のOutlookでは「ファイル」タブから確認していましたが、新しいOutlook（およびWeb版）では「設定画面」から確認します。
手順1：設定画面を開く
Outlook画面の右上にある 歯車アイコン（設定） をクリックします。
手順2：「ストレージ」メニューを開く
設定メニューが開いたら、以下の順番でクリックします。
左側のメニューから 「アカウント」 を選択。
その隣の列から 「ストレージ」 を選択。
手順3：使用状況のグラフを確認する
画面右側に、現在の使用状況を示すバーグラフが表示されます。
- 使用済み： 現在何GB使っているか
- 合計： 上限は何GBか（例：50GB / 100GB）
この画面では、「受信トレイ」「送信済みアイテム」「削除済みアイテム」など、どのフォルダが容量を食っているかの内訳も一目で確認できます。
容量がいっぱいだった時の対処法（空き容量を増やす）
もしグラフが赤くなり、上限に近づいている場合は、メールを整理して空き容量を確保しましょう。
1. 「削除済みアイテム」を空にする
メールを削除しても、「削除済みアイテム」フォルダに残っている限り容量は減りません。
フォルダを右クリックし、「空にする」を実行して完全に削除しましょう。
2. 「設定画面」から一括削除する（便利！）
先ほど開いた「ストレージ」の設定画面には、容量削減のための便利機能があります。
各フォルダ名の横にある 「空にする」 ボタンを押すと、「3か月以上前のメールだけ削除」「1年以上前のメールだけ削除」といった条件を指定して、古いメールを一括整理できます。
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よくある質問（FAQ）
- Q自分の容量上限（50GBか100GBか）を知りたいのですが。
- A
今回ご紹介した手順で「ストレージ」画面を開くと、バーグラフの右端に「合計 〇〇 GB」と表示されています。これがあなたの上限です。
- Q従来のOutlook（ファイルタブがある版）での確認方法は？
- A
従来のOutlookでは、左上の 「ファイル」 タブをクリックすると、情報画面の下部に 「メールボックスのクリーンアップ」 というグラフが表示されており、そこで確認できます。
- Q容量を増やすことはできますか？
- A
基本的にはライセンス（契約プラン）のアップグレードが必要です（例：Exchange Online Plan 1 から Plan 2 へ変更など）。
または、「オンラインアーカイブ」という別領域の保存機能を有効にすることで、実質的な保存容量を増やすことも可能です。IT管理者に相談してみてください。
- Q添付ファイルだけ削除したいのですが。
- A
新しいOutlookには添付ファイルのみを一括削除する機能はありませんが、メールリストの「フィルター」機能で「添付ファイルあり」のメールだけを表示させ、サイズの大きい順に並び替えて手動で削除するのが効率的です。
まとめ
新しいOutlookでは、「設定（歯車）」＞「全般」＞「ストレージ」から簡単に容量を確認できます。
メールが止まって業務に支障が出る前に、ぜひ一度ご自身の使用状況をチェックしてみてください。
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