- 『info@』や『support@』宛てのメールを、内容によって担当者ごとのフォルダに分けたい
- 迷惑メールまがいの営業メールが共有メールボックスに来るので、自動で削除したい
チームで利用する「共有メールボックス」は、様々なメールが集中するため、整理整頓が欠かせません。
しかし、いざ自動振り分け（仕分けルール）を設定しようとすると、「あれ？ いつもの設定画面だと自分のメールしか設定できない……？」と戸惑った経験はありませんか？
実は、共有メールボックスのルール設定には、「正しい入り口」があります。
ここを間違えると、ルールが動かなかったり、個人のメールボックスに影響が出たりしてしまいます。
今回は、最も確実で簡単な「Web版Outlook」を使って、共有メールボックスに自動振り分けルールを設定する方法を解説します。
なぜ「デスクトップ版アプリ」ではダメなのか？
普段使っているパソコンのOutlookアプリ（デスクトップ版）でも設定は可能ですが、少し複雑な手順が必要です。
単に左側のバーに表示されている共有メールボックスを右クリックしてルールを作ろうとすると、「自分の個人アドレス宛のルール」として保存されてしまうミスが多発します。
そのため、共有メールボックスの設定を行う際は、Web版Outlook（Outlook on the Web）から「そのメールボックス単体」を開いて設定するのが、最も失敗が少なく、PCを閉じていても24時間稼働する（サーバー側ルール）ためおすすめです。
【手順】Web版Outlookでルールを設定する
それでは、推奨されるWeb版での設定手順を解説します。
手順1：Web版Outlookで「自分のアカウント」にログインする
まず、ブラウザで https://outlook.office.com/ にアクセスし、普段使用している自分のアカウントでログインします。
手順2：「他のメールボックスを開く」をクリック
画面右上の自分のアイコン（プロフィール画像）をクリックします。
表示されたメニューから 「他のメールボックスを開く」 をクリックします。
手順3：共有メールボックスを開く
入力欄が表示されるので、対象の共有メールボックスの名前やメールアドレスを入力します。
候補をクリックし、「開く」 をクリックします。
新しいタブが開き、共有メールボックスだけの専用画面が表示されます。
手順4：仕分けルールを作成する
ここからは、新しいタブ（共有メールボックスの画面）で操作します。
画面右上の 歯車アイコン（設定） をクリックします。
「メール」 ＞ 「ルール」 を選択します。
「＋ 新しいルールを追加」 をクリックします。
以下のように条件を設定します。
- ルールの名前: わかりやすい名前（例：請求書振り分け）
- 条件: 「件名または本文に次の文字が含まれる」「差出人が〇〇」など
- アクション: 「指定のフォルダーに移動」「転送する」「削除する」など
「保存」 をクリックします。
これで設定完了です！ この設定はサーバー上に保存されるため、あなたのパソコンの電源が切れていても、24時間自動で振り分けが実行されます。
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よくある質問（FAQ）
- Q誰でも設定を変更できますか？
- A
「フルアクセス許可」を持つメンバーのみ可能です。
共有メールボックスに対して「フルアクセス権限」が付与されているユーザーであれば、上記の手順で設定画面に入ることができます。「送信のみ」の権限では設定できません。
- Q特定のメールをメンバー全員に転送できますか？
- A
はい、可能です。
アクション設定で「指定のアドレスに転送する」を選べば可能ですが、共有メールボックス自体が「全員が見れる場所」ですので、さらに転送するとメールが重複して届くことになります。
重要なアラートなどの用途に絞ることをおすすめします。
- Q「自動返信（不在通知）」もここから設定できますか？
- A
はい、できます。
手順3で共有メールボックスを開いた後、設定画面の「メール」＞「自動応答」から設定可能です。
「お問い合わせありがとうございます。〇営業日以内に回答します」といったメッセージを自動送信するのによく使われます。
- Qデスクトップ版Outlookに反映されるまで時間がかかりますか？
- A
振り分け自体はサーバーで行われるため即時反映されますが、デスクトップ版Outlookの表示（フォルダへの移動など）が同期されるまでには、数分〜数十分のタイムラグがある場合があります。
まとめ
共有メールボックスの仕分けルールは、「Web版で、そのメールボックスを単独で開いて設定する」のが鉄則です。
これさえ覚えておけば、「info」や「sales」宛ての大量のメールも、自動で整理整頓できるようになります。
ぜひチーム内で設定担当を決めて、試してみてください。
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