世界で約34億人が利用しているMicrosoft 365は、最新版のWord、ExcelなどのOfficeアプリケーションを利用できる国内シェアNo.1のグループウェアです。
日経225企業の94%が利用しているMicrosoft Teamsは、Web会議、ビジネスチャット、ファイル共有、電話、機能拡張を1つのアプリ上で利用することが可能です。さらに、セキュリティ機能もパートナー社から5つの分野でリーダーの評価を獲得しています。今回は、そんなMicrosoft 365を導入すべき7つの理由と、具体的な利用事例をご紹介します。
参考：Microsoft 365を導入する7つの理由 - DX導入のはじめの一歩を
導入する7つの理由
ハイブリッドワークの推進
Microsoft 365は、ハイブリッドワークを推進するための強力なツールです。Microsoft Teamsを中心に、チームのコミュニケーションと情報共有を支えます。
例えば、ある企業では、社員が自宅やオフィス、出張先からでも会議に参加できるようにMicrosoft Teamsを活用しています。これにより、場所にとらわれずに仕事を進めることが可能になりました。
AIの活用
Microsoft 365では、AIを活用して作業の生産性を向上させることができます。
AIは、言語の壁を乗り越えるためのツールとしても利用できます。PowerPointの翻訳機能を使えば、外国語のスライドもすぐに理解することができます。また、AIを使って画像をテーブルに変換することも可能です。これにより、紙ベースのデータをデジタル化する作業が大幅に短縮されました。
ペーパーレス化
Microsoft 365のテクノロジーを活用して、契約書や請求書などの文書をデジタル化することで、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、 文書の管理が容易になり、作業の効率化が図られます。
ある企業では、Microsoft 365を活用して請求書をデジタル化し、OneDriveに保存するシステムを導入しました。これにより、請求書の管理が一元化され、紛失のリスクが大幅に減少しました。
データ管理
Microsoft 365では、SharePointを使ってデジタルデータを管理することができます。
場所に関係なくデータにアクセスでき、招待したユーザーだけがデータを閲覧できるようにすることが可能です。これにより、データのセキュリティを確保しながら、必要な情報を迅速に共有することができます。
業務の自動化
Microsoft 365のPower Automateを使えば、業務の自動化も可能です。
例えば、メールで受け取った請求書をOneDriveに保存する作業や、新しい機器の登録に関する承認フローを自動化することができます。これにより、煩雑な作業を省き、より重要な業務に集中することができます。
ビジネスフォンの機能
Microsoft 365では、コールセンターで使用するような電話機能も提供しています。
通話履歴、留守番電話、グループ通話、通話待ちなど、ビジネスフォンに必要な機能をスマートフォンのアプリで利用することができます。これにより、オフィスにいなくてもビジネスコミュニケーションを円滑に行うことが可能になります。
日本国内でTeamsを使った外線通話を行うには、ソフトバンクのUniTalkのようなクラウドサービスが必要になります。
UniTalk：https://www.softbank.jp/biz/services/collaboration/unitalk/
セキュリティ
Microsoft 365 Business Premiumには、Microsoft Defender for BusinessというEDR機能が含まれています。
これにより、ランサムウェア、マルウェア、フィッシングなどの脅威から企業のデバイスを保護することができます。Microsoft Defender for Businessは、感染したファイルを検出し、調査し、修復することができます。これにより、企業のセキュリティを強固に保つことができます。
まとめ
以上、Microsoft 365を導入する7つの理由と具体的な利用事例をご紹介しました。
DXの第一歩として、Microsoft 365の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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