Microsoft 365 管理者がユーザーのOneDriveファイルを閲覧する方法

「退職した社員のOneDriveに、重要な業務ファイルが残ったままになってしまった…」 「休職中のメンバーのOneDriveにある、あの資料が至急必要になった…」

Microsoft 365の運用において、管理者として、やむを得ず個々のユーザーのOneDrive for Businessに保存されているファイルにアクセスする必要が生じることがあります。特に、退職者のアカウントを削除する前に、後任者への引き継ぎのためにファイルを確認・バックアップする、といったケースは頻繁に発生します。

しかし、個人のファイルへのアクセスは、プライバシーに関わる非常にデリケートな操作です。必ず、会社の規定や、正当な業務上の理由がある場合に限り、適切な権限と手順に基づいて行う必要があります。

この記事では、Microsoft 365の管理者が、ユーザーのOneDrive for Businessにアクセスするための正式な方法と、その際の注意点について解説します。

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管理者がユーザーのOneDriveファイルを閲覧するには、以下の2つの条件を満たす必要があります。

1. SharePoint管理者権限を持っていること
2. ユーザーのOneDriveサイトにアクセス許可を与えられていること

SharePoint 管理者 権限は、Microsoft 365 管理センターから割り当てることができます。全体管理者 権限を持っている場合は、自動的にSharePoint 管理者 権限も持っています。SharePoint 管理者 権限を持っていない場合は、全体管理者に依頼してください。

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ユーザーのOneDriveへアクセスするには、以下の手順に従ってください。

Microsoft 365 管理センターにサインインします。

左側のメニューから「アクティブなユーザー」を選択します。

閲覧したいユーザーの名前をクリックします。

右側のパネルから「OneDrive」タブを選択します。

「ファイルへのリンクの作成」をクリックします。

作成されたリンクをクリックします。

指定したユーザーのOneDriveが閲覧できます。

以上が、Microsoft 365 管理者がユーザーのOneDriveファイルを閲覧する方法です。

管理者によるOneDriveアクセスは、いざという時のための重要な操作です。しかし、日常的には、「ユーザーから『共有できない』と問い合わせが来た」「同期エラーが頻発している」といった、より頻繁に発生するトラブルへの対応が求められます。

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管理者がユーザーのOneDriveにアクセスする必要が生じる場面は、決して多くはありません。しかし、いざという時に、正しい手順を知っているかどうかは、スムーズな業務引き継ぎや、コンプライアンス遵守の観点から非常に重要です。

今回ご紹介した方法を理解し、必ず正当な理由と社内規定に基づいて、適切に運用するようにしてください。

今回は管理者向けの少し特殊な操作をご紹介しましたが、Microsoft 365には、日々の業務を効率化するための活用法が無限に存在します。

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この方法は、必要なときにだけ使用し、プライバシーとセキュリティに配慮してください。また、ユーザーに事前に通知するか、組織内で明確なポリシーを定めることもおすすめします。