今回は、よく寄せられる質問である、「SharePoint Online のデータをMicrosoftアカウントを持っていない外部ユーザーに共有することは可能か？」についてお答えしたいと思います。
SharePoint Online とは
SharePoint Online は、Microsoft 365 の一部として提供されるクラウドベースのコラボレーションツールです。組織内でファイルや情報の共有が容易になります。しかし、Microsoftアカウントを持っていない外部のパートナーやクライアントともデータを共有したい場合もあるでしょう。
そのような場合に便利なのが、「ゲストアクセス」という機能です。
ゲストアクセスの概要
ゲストアクセスとは、外部ユーザーに対して、SharePoint Online のサイトやファイルへのアクセス権を付与する機能です。
閲覧だけでなく、編集やアップロードなどの権限も与えられます。サイトレベルやファイルレベルで細かく設定できるため、必要なデータだけを必要な範囲で共有できます。
ゲストアクセスの設定方法
ゲストアクセスを設定する場合は、「サイトレベルでの設定」または「ファイル/フォルダレベルでの設定」を行います。特定のファイルを共有したい場合は特定のフォルダを共有して共同作業したい場合は、「ファイル/フォルダレベルでの設定」が適しています。
- サイトレベルでの設定: サイト所有者が「設定」→「サイト情報」→「サイトの権限」→「招待」の順に操作して外部ユーザーを招待できます。
- ファイル/フォルダレベルでの設定: ファイルやフォルダを右クリックして、「リンクの取得」→「特定の人」→「リンクをコピー」で共有リンクが生成できます。
ゲストアクセスを設定するにはテナントで外部ユーザーの招待やゲストユーザーへのファイル共有が許可されている必要があります。
セキュリティとプライバシー
ゲストアクセスを使う際には、共有するデータや権限の範囲を適切に管理することが重要です。
共有範囲を誤ると情報漏洩に繋がる可能性がありますし、共有先が管理されていないと社内の情報資産が外部にさらされ続けることになります。
まとめ
SharePoint Online のゲストアクセス機能を使えば、外部ユーザーとのコラボレーションがスムーズに行えます。この機能を活用して、より効率的なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。
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