「最近、PCの動作がなんだか遅い…」 「Cドライブの空き容量が少なくなっています、という警告が頻繁に表示される…」
PCのハードディスク容量は有限です。特に、持ち運びに便利なノートPCでは、ストレージの空き容量不足は、パフォーマンスの低下に直結する深刻な問題となります。
もし、あなたの会社がMicrosoft 365を導入しているなら、その原因はOneDriveで同期しているファイルが、PCの容量を圧迫しているせいかもしれません。
しかし、ご安心ください。OneDriveには、PCの容量を消費することなく、クラウド上に安全にファイルを保管しておく「ファイルオンデマンド」という賢い機能があります。この記事では、その中核機能である「空き領域を増やす」の使い方を、分かりやすく解説します。
「オンラインのみ」とは？3つの状態アイコンを理解しよう
OneDriveの同期フォルダ内にあるファイルやフォルダには、その状態を示すアイコンが表示されています。この3つの意味を理解することが、容量節約の第一歩です。
① オンラインのみ（雲のマーク）
ファイルはクラウド上（OneDrive）にのみ存在し、PCの容量を消費していない状態です。インターネットに接続していれば、ダブルクリックでいつでも開けます。
② このデバイス上で利用可能（緑のチェックマーク）
一度ファイルを開くと、この状態になります。ファイルはクラウド上とPCの両方に存在し、PCの容量を消費しています。オフラインでも開くことができます。
③ このデバイス上に常に保持する（緑の塗りつぶしチェックマーク）
ユーザーが意図的に「常に保持する」と設定したファイルです。出張先など、オフライン環境でも確実に使いたい重要なファイルは、この設定にしておくと安心です。もちろん、PCの容量は消費します。
PCの容量を節約するとは、②や③の状態のファイルを、①の「オンラインのみ」の状態に戻してあげることを指します。
【基本操作】手動で「空き領域を増やす」手順
操作は非常に簡単です。
- PCのエクスプローラーで、OneDriveの同期フォルダを開きます。
- PCの容量を圧迫していると思われる、サイズの大きなファイルやフォルダを探します。（緑のチェックマークが付いているものが対象です）
- 対象のファイルやフォルダを右クリックします。
- 表示されたメニューの中から「空き領域を増やす」を選択します。
たったこれだけで、選択したファイルのアイコンが「雲のマーク」に変わり、PCのハードディスクの空き容量が増えていることが確認できます。ファイルそのものが削除されたわけではないので、ご安心ください。
【応用編】「ストレージセンサー」で、空き領域の確保を自動化する
「毎回、手動で操作するのは少し面倒…」と感じる方もいるでしょう。そんな時は、Windowsに搭載されている「ストレージセンサー」機能を活用するのがお勧めです。
これは、「〇日間以上開かれていないOneDrive上のファイルを、自動的にオンラインのみの状態に戻す」という設定ができる機能です。
【設定方法】
Windowsの「設定」>「システム」>「ストレージ」を開き、「ストレージセンサー」をオンにして、詳細なルール（実行する頻度など）を設定します。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
OneDriveの「空き領域を増やす」機能は、PCのパフォーマンスを維持する上で非常に有効です。しかし、Microsoft 365の運用では、「そもそも同期がエラーになる」「共有した相手がファイルを開けない」といった、予期せぬ日々のトラブルも発生します。
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OneDriveのファイルオンデマンドに関するよくある質問（FAQ）
- Q「空き領域を増やす」を実行すると、ファイルが削除されてしまうのでしょうか？
- A
いいえ、削除されません。ファイルは引き続きクラウド上（OneDrive）に安全に保管されています。PCのローカルディスク上から、ファイルの実体がなくなり、ショートカットのような状態になる、とイメージすると分かりやすいです。
- Q「オンラインのみ」（雲マーク）のファイルを、オフラインの環境で開くことはできますか？
- A
いいえ、できません。「オンラインのみ」のファイルを開くには、インターネット接続が必要です。出張など、オフライン環境で作業することが分かっている場合は、事前に必要なファイルを右クリックし、「このデバイス上に常に保持する」を選択しておきましょう。
- Qフォルダ全体に対して「空き領域を増やす」を実行できますか？
- A
はい、可能です。特定のプロジェクトフォルダなど、しばらく使わないフォルダを丸ごと「オンラインのみ」の状態にして、PCの容量を大きく確保することができます。
- Q自分のPCで「空き領域を増やす」を実行すると、共有している他の人のPCからもファイルが消えますか？
- A
いいえ、影響ありません。この操作は、あくまであなたのPCのローカル設定を変更するものです。共有されている他のメンバーのPC上のファイルの状態は、変わりません。
- QMacでも同じような機能は使えますか？
- A
はい、使えます。macOSでも、OneDriveのファイルオンデマンド機能はサポートされており、Finder上で同様の操作（右クリックから「空き領域を増やす」）が可能です。
まとめ：PCの容量は「借りる」もの。賢く使って快適なPCライフを
OneDriveのファイルオンデマンド機能は、PCのストレージを、クラウドから一時的に「借りてくる」ような感覚で、賢く使うための仕組みです。
すべてのファイルをPCに溜め込むのではなく、「よく使うものだけを手元に置き、あとはクラウドに預けておく」。このスタイルを習慣づけることで、PCの容量不足の悩みから解放され、いつでも快適なパフォーマンスを維持できるようになります。
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今回はOneDriveの容量節約術をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointを使ったポータル構築や、Teamsを活用した会議の効率化など、生産性を向上させるための活用法が無限に存在します。
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