【新しいOutlook】自動応答（不在時メッセージ）の設定方法を解説

「新しいOutlookにアップデートしたら、不在時の自動応答はどこから設定するの？」 「以前のOutlookとメニューが違って、設定場所が見つからない…」

UIが一新された「新しいOutlook」へ移行し、これまで慣れ親しんだ機能の場所が変わって戸惑っている方も多いのではないでしょうか。特に、長期休暇や出張の際に必須となる「自動応答（自動返信）」は、多くのビジネスパーソンが最初に探す設定の一つです。

ご安心ください。設定場所と手順さえ分かれば、新しいOutlookでの自動応答設定は非常に簡単です。

この記事では、「新しいOutlook」に特化して、不在時に自動でメッセージを返信する設定方法を分かりやすく解説します。

従来のOutlookと異なり、新しいOutlookの自動応答機能は、基本的にMicrosoft 365（Exchange）アカウント向けに設計されています。この機能で設定した内容は、PCのOutlookアプリを閉じていても、クラウド（サーバー）側で動作し続けます。

Gmailやプロバイダーメール（POP/IMAP）を新しいOutlookに登録して使っている場合、このOutlook内の機能では自動応答を設定できません。その場合は、Gmailなど、各メールサービスのWebサイトに直接ログインし、そこで提供されている不在応答・自動返信機能を利用する必要があります。

お使いのアカウントがMicrosoft 365（Exchange）であれば、以下の手順で設定を進めましょう。

新しいOutlookの画面右上にある歯車の形をした「設定」アイコンをクリックします。

設定画面が開いたら、左側のメニューから「アカウント」を選び、次に表示されるメニューから「自動応答」をクリックします。

自動応答を設定したいアカウントを選択し、「自動応答は有効」のスイッチを入れます。

「次の期間中にのみ返信を送信する」にチェックを入れ、不在にする期間の開始日時と終了日時を設定します。この設定により、休暇明けに手動でオフにするのを忘れる心配がなくなります。

「組織内に返信を送信する」の入力欄に、社内の人向けのメッセージを入力します。

社外向けのメッセージも構成する場合は、「組織外に返信を送信する」のチェックボックスをオンにし、社外の取引先など向けのメッセージを入力します。

以上で設定は完了です。指定した期間中、受信したメールに対して自動でメッセージが返信されます。

個人の不在を知らせる自動応答は、ビジネスマナーとして非常に重要です。しかし、会社の代表メールアドレス（info@～など）や、サポート部門の共有メールボックスに届く問い合わせについてはどうでしょうか。

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今回は、「新しいOutlook」に特化して、不在時の自動応答設定方法を解説しました。 設定画面の場所は変わりましたが、手順はよりシンプルになり、一度設定すればPCを閉じていても確実に動作するサーバー側の設定になりました。

長期休暇や出張に入る前には、この自動応答設定を忘れずに行い、スムーズなビジネスコミュニケーションを維持しましょう。

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