「最新版はどっち？」「ファイルが先祖返りして、半日分の作業が消えた…」 「〇〇さんが編集中です、と表示されてファイルが開けない…」
Excelファイルの共有で、こんな経験はありませんか？ファイルをメールに添付して送る、ファイルサーバーで共有するといった従来の方法は、こうした非効率やトラブルの温床でした。
しかし、Microsoft 365のExcelを使えば、これらの悩みは過去のものになります。複数のメンバーが、同じファイルを、同時に、リアルタイムで編集できるのです。
この記事では、Microsoft 365ユーザーなら今日から使える、Excelファイルの安全で効率的な共有方法と、同時編集を成功させるための基本を解説します。
もう「上書き保存」に怯えない。Excelの「共同編集」とは？
Excelの「共同編集（同時編集）」とは、OneDriveまたはSharePoint Onlineに保存された単一のExcelファイルを、複数のユーザーが同時に開いて編集できる機能です。
- 誰がどのセルを編集しているかが、色付きのカーソルでリアルタイムに表示される
- 変更内容は自動で保存（オートセーブ）されるため、「上書き保存」の概念がなくなる
- ファイルのバージョンが一つに保たれ、「先祖返り」や無駄なコピーファイルの発生を防ぐ
この機能により、これまでファイルを「送る」「待つ」「統合する」といった手間がなくなり、チームの生産性は劇的に向上します。
【基本操作】Excelファイルを同時編集用に共有する簡単3ステップ
同時編集を始めるための手順は非常にシンプルです。重要なのは、ファイルをメールに添付するのではなく、「共有」機能を使うことです。
- ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存する
まず、共有したいExcelファイルを、ご自身のOneDriveまたはチームのSharePointサイトに保存（アップロード）します。これが共同編集の絶対条件です。 - 右上の「共有」ボタンをクリックする
Excelファイルを開いた状態で、画面の右上にある「共有」ボタンをクリックします。 - リンクをコピーして送信する
共有ウィンドウが表示されたら、アクセス許可（編集可能か、閲覧のみか）を設定し、「リンクをコピー」をクリックします。コピーされたリンクを、Teamsのチャットやメールで相手に送るだけです。
相手がそのリンクを開けば、ブラウザ版またはデスクトップ版のExcelでファイルが開き、すぐに同時編集を開始できます。
そのExcelの悩み、Microsoft 365の複雑さが原因かも？
Excelの同時編集は、Microsoft 365がもたらす変革のほんの一例に過ぎません。しかし、そのポテンシャルを最大限に引き出すには、Outlookの細かな設定、Teamsの通知管理、SharePointの権限設定など、乗り越えるべきハードルがたくさんあります。
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Excel共有・同時編集に関するよくある質問（FAQ）
- Q相手がMicrosoft 365のライセンスを持っていなくても同時編集できますか？
- A
はい、可能です。あなたが発行した共有リンクの設定で「リンクを知っているすべてのユーザー」が編集できるように許可すれば、相手はMicrosoftアカウントを持っていなくても、Webブラウザ版のExcelでファイルを開き、無料で同時編集に参加できます。
- Q間違えてファイルを上書きしてしまいました。元に戻せますか？
- A
はい、戻せます。OneDriveやSharePointに保存されたファイルは、「バージョン履歴」機能によって変更内容が自動で記録されています。「ファイル」→「情報」→「バージョン履歴」から、過去の好きな時点の状態にファイルを復元することが可能です。
- Q同時に同じセルを編集しようとしたらどうなりますか？
- A
後から編集内容を保存したユーザーの変更が、最終的にそのセルに反映されます。ただし、他のユーザーが同じセルを編集中であることはカーソルで表示されるため、意図しない上書きは起こりにくくなっています。
- Q「自動保存」がオフになっていて、同時編集できません。
- A
そのファイルが、あなたのPCのデスクトップやドキュメントフォルダなど、ローカルに保存されている可能性があります。同時編集を行うには、必ずファイルをOneDriveまたはSharePoint Onlineに移動または保存し直してください。クラウド上に保存されると、自動的に「自動保存」がオンになります。
- Q複数人で編集すると、動作が非常に重くなります。
- A
非常に多くのデータや、複雑な数式、マクロなどが含まれているファイルは、同時編集時に動作が遅くなることがあります。可能であれば、ファイルを分割したり、数式を簡略化したりといった対応が有効な場合があります。
まとめ：「ファイルは添付しない」が、これからの新常識
今回は、Microsoft 365のExcelにおける、同時編集と共有の基本を解説しました。 これまでの「一人ずつ順番に編集する」という常識を捨て、「クラウド上の一つのファイルを、みんなで同時に育てる」という新しい働き方にシフトすることで、チームの生産性は飛躍的に向上します。
まずは、身近なチーム内でのファイル共有から、「メール添付」を卒業し、「リンク共有」を始めてみませんか？
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Excelの共有設定は、Microsoft 365が抱える多くの課題の一つに過ぎません。 「自社の状況に合わせた、具体的な活用法を知りたい」「セキュリティ設定に本格的に取り組みたい」 もし、あなたがITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいと願うなら、私たちWITHWITにご相談ください。
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