OneDriveのアクセス権を徹底解説｜安全なファイル共有を実現する設定方法

「OneDriveでファイルを共有したいけど、どの設定が一番安全なの？」 「『リンクを知っているすべてのユーザー』って、誰でも見られるようで不安…」 「間違った相手に共有してしまったかも…後から権限を取り消せる？」

場所を選ばずにファイルへアクセスできるOneDriveは非常に便利ですが、その手軽さゆえに、アクセス権の設定を誤ると、意図しない情報漏洩につながるリスクもはらんでいます。

この記事では、OneDriveのファイル共有における「アクセス権」の基本から、目的に応じた適切な設定方法、セキュリティを高めるための応用テクニックまで、分かりやすく解説します。

まず、共有リンクを作成する基本的な流れです。

OneDrive上で、共有したいファイルまたはフォルダを選択します。

画面上部のメニューに表示される「共有」アイコンをクリックします。

歯車マークをクリックします。

エクスプローラ上で、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックします。

上部に表示される「共有」アイコンをクリックします。

歯車マークをクリックします。

この後、どのような権限で共有するかを設定する画面が表示されます。ここでの選択が、セキュリティを確保する上で最も重要なポイントとなります。

共有設定画面を開くと、主に4種類の共有範囲（リンクの種類）を選択できます。それぞれの特徴を理解し、共有する相手とファイルの内容に応じて、適切に使い分けましょう。

• 特徴:
  最も安全で、推奨される共有方法です。指定したメールアドレスの相手しかアクセスできず、相手は本人であることを認証（サインインなど）する必要があります。
• 最適な用途:
  契約書、見積書、個人情報を含むファイルなど、機密性の高い情報の共有。

• 特徴:
  あなたの会社（Microsoft 365テナント）に所属しているすべてのユーザーが、リンクを知っていればアクセスできます。
• 最適な用途:
  社内規程や全社向けのお知らせなど、社内全体に公開しても問題ない情報の共有。

• 特徴:
  新しくアクセス権を付与するのではなく、既にそのファイルへのアクセス権を持っている人に対して、ファイルの場所を知らせるためだけのリンクです。
• 最適な用途:
  SharePointサイトのメンバーなど、元々ファイルを見られる人に「このファイルです」とダイレクトリンクを送る場合。

• 特徴:
  最も手軽ですが、最もセキュリティリスクが高い共有方法です。リンクを知っていれば、社内外を問わず誰でもファイルにアクセスできてしまいます。
• 最適な用途:
  ホームページの公開資料や、不特定多数に配布するチラシのデータなど、機密性が全くない情報の共有。利用する際は、後述の追加設定が必須です。

リンクの種類を選んだ後、「その他の設定」を用いてさらに細かい権限設定が可能です。

• 編集を許可 / 閲覧のみ:
  「ペンのアイコン」をクリックし、「編集可能」か「表示可能」かを選択します。相手に編集してもらう必要がなければ、必ず「表示可能」に設定しましょう。
• 有効期限を設定:
  特に「すべてのユーザー」で共有する場合、リンクが永久に有効だと危険です。必ず有効期限を設定し、不要になったらアクセスできないようにしましょう。
• パスワードを設定:
  リンクを知っていても、設定したパスワードを知らないと開けないようにできます。
• ダウンロードを禁止:
  「表示可能」に設定した上で、この設定をオンにすると、相手はブラウザ上での閲覧しかできなくなり、ファイルのダウンロード（ローカルコピー）を防げます。

OneDriveのアクセス権を正しく設定することは、情報漏洩を防ぐための重要な第一歩です。しかし、Microsoft 365のセキュリティ設定は、OneDriveの共有設定だけではありません。

「Outlookの転送禁止ルールはどう設定する？」 「Teamsに外部ユーザーを招待したけど、アクセスできる範囲は適切だろうか？」

こうした無数の設定項目を、担当者一人がすべて把握し、管理するのは非常に困難です。一つでも設定を間違えれば、それが大きなセキュリティホールになりかねません。

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今回は、OneDriveのアクセス権について、その種類と設定方法を解説しました。 安全なファイル共有の鍵は、「共有する相手（誰に）」「ファイルの内容（何を）」「与える権限（どこまで）」の3点を常に意識し、それに合った最適な共有設定を選択することです。

特に、最もセキュリティの高い「特定のユーザー」での共有を基本とし、「すべてのユーザー」での共有は慎重に扱うことを習慣づけましょう。

OneDriveのアクセス権管理は、Microsoft 365が抱える多くの課題の一つに過ぎません。 「自社の状況に合わせた、具体的な活用法を知りたい」「セキュリティ設定に本格的に取り組みたい」 もし、あなたがITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいと願うなら、私たちWITHWITにご相談ください。

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