【コピペOK】Copilot Chatで作成する、アポ獲得率が上がる「営業メール」文例集

「新規顧客への最初の一通、何を書けばいいか分からず、いつも時間がかかってしまう…」 「テンプレート通りのメールを送っても、全く返信がない…」

営業活動において、お客様の心をつかむ最初のメール（コールドメール）は非常に重要ですが、その作成に多くの担当者が頭を悩ませています。

もし、優秀な営業アシスタントが、お客様一社一社に合わせた質の高いメールの「たたき台」を、わずか数分で作成してくれたら、営業活動はどれだけ効率的になるでしょうか。

MicrosoftのAIである「Copilot Chat」は、まさにその役割を果たしてくれます。この記事では、Copilot Chatを活用して、思わず返信したくなるような「営業メール」を作成するための、具体的なプロンプト（指示文）をシーン別にご紹介します。

Copilot Chatに質の高いメールを作成させるには、まず「優れた営業メールとは何か」を理解し、それをAIに正しく伝える必要があります。基本は、相手の「自分に関係がある」と思わせることです。

そのために、AIへの指示（プロンプト）には、以下の「4つの要素」を盛り込むことを意識しましょう。

1. Context（背景）:
   誰に、なぜメールを送るのか。
2. Role（役割）:
   AIに、どのような立場で文章を書いてほしいか。（例：優秀なセールスライターとして）
3. Task（タスク）:
   具体的に何をしてほしいか。（例：アポイントを打診するメールを作成して）
4. Tone（文体）:
   どのようなトーンで書いてほしいか。（例：丁寧かつ、相手の課題に寄り添う姿勢で）

これらの要素を組み合わせることで、Copilot Chatはあなたの意図を深く理解し、より精度の高い回答を返してくれます。

それでは、具体的なシーン別に、コピー＆ペーストして使えるプロンプトの文例を見ていきましょう。[ ]の中を、あなたの状況に合わせて書き換えてください。

Copilot Chatを使いこなせば、お客様へのアウトバウンドのコミュニケーションは、より戦略的で効率的なものになります。しかし、その一方で、営業担当者の時間は、”社内”からの問い合わせや、情報探しに奪われていないでしょうか。

「最新の価格表はどこにありますか？」 「見積書の作成ルールを教えてください」 「A社の導入事例、SharePointのどこを探せばいいですか？」

こんな時、社内の情報に特化したAIアシスタントがいれば、営業担当者は販売活動にさらに集中できます。

Teams AIチャットボットは、あなたの会社のSharePointやOneDriveにある営業資料や社内ルールをすべて学習し、社員からの質問にTeams上ですぐに回答を返してくれます。営業担当者が、社内の「探しもの」に費やす時間をゼロに近づけるための、もう一人の頼れるアシスタントです。

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Copilot Chatは、営業担当者に取って代わるものではありません。むしろ、メール作成という時間のかかるプロセスを高速化し、担当者がより創造的で、人間的なコミュニケーションに集中するための時間を生み出してくれる「思考のパートナー」です。

今回ご紹介したプロンプトを参考に、ぜひAIとの壁打ちを楽しみながら、お客様との新しい関係を築いてください。

Copilot Chatのような高度な機能を活用するためにも、まずは日々の業務で使うツールの安定稼働が欠かせません。しかし、Outlookのメールが突然送れなくなったり、SharePointのファイルが消えてしまったりと、予期せぬトラブルはつきものです。

もし、ITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいとお考えでしたら、私たちWITHWITにご相談ください。

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