「社内の情報がTeams、メール、共有フォルダに散在し、最新のファイルがどれか分からない…」 「新入社員が入るたびに、どこに何の情報があるかを説明するのが大変…」 「全社に伝えたいお知らせがあるのに、うまく周知徹底できない」
このような、組織内の情報共有に関する課題を感じてはいませんか？
これらの課題を解決し、社員全員がスムーズに必要な情報へアクセスできる環境を整えるための強力な解決策が「社内ポータルサイト」の構築です。そして、もし貴社がMicrosoft 365を導入しているなら、追加コストなしで、SharePointを使って高機能なポータルサイトを構築できます。
この記事では、なぜ社内ポータルにSharePointが選ばれるのか、そのメリットと具体的な活用事例、そして構築を成功させるためのポイントを分かりやすく解説します。
なぜ、社内ポータルにSharePointが選ばれるのか？3つのメリット
数あるツールの中で、なぜSharePointが社内ポータル構築に最適なのでしょうか。それには、Microsoft 365の中核をなすSharePointならではの、明確な理由があります。
Microsoft 365との完璧な連携
最大のメリットは、Microsoft Lists、Stream、Formsといった、社員が日常的に使うMicrosoft 365の各種ツールとシームレスに連携できる点です。例えば、ポータルサイト上にプロジェクトのタスク進捗状況をMicrosoft Listsで表示させたり、社長メッセージの動画をStreamで埋め込んだり、社内アンケートをFormsで設置したりと、SharePointを情報集約のハブとして活用できます。
専門知識がなくても、ページの作成・更新が簡単
かつての社内ポータルは、更新するためにHTMLやCSSといった専門知識が必要でした。しかし、現在のモダンなSharePointは、まるでPowerPointのスライドを編集するように、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でページのレイアウト変更やコンテンツの追加が可能です。これにより、IT担当者だけでなく、各部署の担当者自身が情報を発信できるようになります。
強固なセキュリティと柔軟なアクセス権管理
SharePointは、Microsoft 365の堅牢なセキュリティ基盤の上に構築されています。さらに、「このページは役員だけが閲覧可能」「この文書ライブラリは経理部メンバーだけが編集可能」といったように、ページやファイル単位で、非常に細やかなアクセス権限の設定が可能です。
【活用事例】SharePointで作れる！社内ポータルの具体的なコンテンツ例
SharePointを使えば、具体的にどのようなコンテンツを持つポータルサイトを構築できるのでしょうか。多くの企業で導入されている、代表的な活用事例をご紹介します。
全社向けお知らせ（ニュース機能）
経営層からのメッセージや、社内イベントの告知、プレスリリースなどを、写真付きで見栄え良く掲載できます。
各種申請書・社内規定ライブラリ
経費精算の申請書や、就業規則、各種マニュアルなどを一箇所にまとめて保管。社員はもう「あのファイルどこだっけ？」と探す必要がなくなります。
新入社員向けオンボーディングサイト
入社初日に見るべき情報（会社のビジョン、組織図、ツールの使い方など）をまとめた専用ページを用意。新入社員の立ち上がりをスムーズにサポートします。
部署ごとの情報共有ハブ
営業部なら「今週の目標進捗」、情報システム部なら「社内の課題管理表」など、部署ごとに必要な情報を集約したセクションを作ることで、部署内の情報共有を活性化させます。
SharePointポータルの構築、専門家と一緒に進めませんか？
SharePointでポータルサイトを構築するイメージは掴めましたでしょうか。 しかし、実際に「自社の場合は、どのような構成が最適か？」「見栄えの良いデザインにするには？」「部署ごとの権限設定はどうすれば…」といった、具体的な設計段階で手が止まってしまう担当者様も少なくありません。
もし、社内ポータルの企画・構築で専門家のアドバイスが必要だと感じていらっしゃいましたら、ぜひ弊社の導入支援サービスにご相談ください。お客様の状況をヒアリングし、最適なポータルサイトの設計から構築まで、ハンズオンでご支援します。
▼[弊社のMicrosoft 365 導入支援サービスについて、詳しくはこちら]
SharePointの社内ポータルに関するよくある質問（FAQ）
- QSharePointの社内ポータルは、スマートフォンでも見やすいですか？
- A
はい、非常に見やすいです。現在のSharePointで作成されたページは「レスポンシブデザイン」に標準で対応しており、PC、タブレット、スマートフォンなど、閲覧するデバイスの画面サイズに合わせて、自動的にレイアウトが最適化されます。
- QどのMicrosoft 365プランにSharePointは含まれていますか？
- A
ほとんどの法人向けプランに含まれています。Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium や、大企業向けのE3, E5といった主要なプランであれば、追加料金なしでSharePointの全機能を利用できます。
- Q既存のファイルサーバーから、SharePointポータルへファイルを移行するのは大変ですか？
- A
ファイルの量やフォルダ構成の複雑さによりますが、移行には事前の計画が非常に重要です。Microsoftは「SharePoint Migration Tool」という無料の移行支援ツールを提供していますが、大規模な移行や、複雑な権限設定の再現が必要な場合は、専門の企業に相談することをお勧めします。一度弊社にご相談ください。
- QTeamsとの使い分けはどうすればいいですか？
- A
一般的に、Teamsは日々の活発なやり取り（フロー情報）、SharePointは公式情報や規程類といった、蓄積・参照される情報（ストック情報）を置く場所、と使い分けるのが効果的です。また、SharePointで作成したポータルページを、Teamsのタブに追加して、メンバーがいつでもアクセスできるようにすることも可能です。
- Qポータルサイトのデザインは、どのくらい自由にカスタマイズできますか？
- A
モダンなSharePointでは、Webパーツの組み合わせや、セクションのレイアウト、テーマカラーの変更など、プログラミング知識なしでかなり自由度の高いカスタマイズが可能です。企業のロゴやブランドイメージに合わせたデザインを、比較的簡単に実現できます。
まとめ：「情報の入り口」を一つに定め、組織の生産性を最大化しよう
SharePointを活用した社内ポータルは、単なる「ファイル置き場」ではありません。それは、社内に散在するあらゆる情報への「公式な入り口」となり、社員が情報探しに費やす時間を削減し、組織全体のコミュニケーションを円滑にする、強力な経営基盤です。
もし、あなたの会社がまだ全社共通の情報ハブを持っていないのであれば、ぜひこの機会に、使い慣れたMicrosoft 365の一部であるSharePointでのポータル構築を検討してみてはいかがでしょうか。
Microsoft 365に関するご相談やお悩みがございましたら、ぜひ株式会社WITHWITまでお気軽にお問い合わせください。
数あるクラウドサービスの中でMicrosoft 365 に特化してきたからこそ導入前から導入後の定着に至るまで、幅広いご相談に対応いたします。
