失敗しない社内ポータルの作り方｜SharePointで最初に設計すべき5つの重要エリア

「社内の情報がTeams、メール、共有フォルダに散在し、最新のファイルがどれか分からない…」 「全社に周知したい情報があるのに、なかなか全員に行き渡らない…」

このような情報共有の課題を解決するため、「社内ポータルサイト」の導入を検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。

Microsoft 365を契約していれば、SharePointを使って高機能なポータルサイトを構築できますが、多くのプロジェクトが「作ったはいいが、誰も使わない」という残念な結果に終わってしまうのも事実です。

成功と失敗の分かれ道は、「構築を始める前の、丁寧な設計」にあります。この記事では、社員が毎日アクセスしたくなる、本当に「使える」社内ポータルをSharePointで構築するために、最初に設計すべき5つの重要エリアを解説します。

漠然と作り始めるのではなく、まず以下の5つのエリア（機能）をポータルの「骨格」として設計することで、目的が明確になり、失敗のリスクを大きく減らすことができます。

トップページは、ポータルサイトの顔であり、全社員が毎日最初に訪れる場所です。ここが魅力的でなければ、誰もその先へは進んでくれません。

目的

重要な情報が一目でわかり、必要な情報へスムーズにたどり着ける道筋を示す。

コンテンツ

• 全社向けお知らせ:
  経営層からのメッセージやイベント告知などを掲載する「ニュース」機能。
• クイックリンク:
  勤怠管理システムや経費精算システムなど、社員が毎日使うツールへのリンク集。
• 社内イベントカレンダー:
  全社の主要なイベントや締め日がわかるカレンダー。

目的

就業規則や各種申請書、規定類など、全社員が参照する公式文書の「唯一の正しい置き場」を定める。

コンテンツ

• 文書ライブラリ:
  「人事・労務関連」「経理関連」「情報システム関連」といったカテゴリ別に文書を整理・保管。

社内のあらゆる公式ドキュメントを一元管理する、ポータルの心臓部です。「あのファイルどこだっけ？」という会話をなくすことを目指します。

目的

各チームのコラボレーションを活性化させ、必要な情報がチーム内で完結するように促す。

コンテンツ

• リンク集:
  各部署のSharePointチームサイトや、Microsoft Teamsのチャネルへのリンク一覧。

全社共通の情報だけでなく、各部署やプロジェクトチームが必要とする、閉じた情報共有の場もポータルからアクセスできるようにします。

社内のあらゆる申請業務の入り口をポータルに集約することで、ペーパーレス化と業務効率化を推進します。

目的

誰が、どこで、どのように申請すればいいか分からない、という状態をなくす

コンテンツ

• リンク集:
  休暇申請、経費精算、備品購入依頼など、各種申請用のMicrosoft Formsへのリンク一覧。

業務情報だけでなく、人と人との繋がりを促進し、組織の一体感を醸成するためのエリアです。

目的

社員がお互いを知り、部門を超えたコミュニケーションが生まれるきっかけを作る。

コンテンツ

• 社員名簿:
  スキルや内線番号などがわかる社員検索機能。
• 社内サークルやイベントの活動報告:
  写真などを交えた楽しい情報発信の場。

具体的なコンテンツのイメージを知りたい方は、以下記事を確認してください。

SharePointで情報が探しやすい社内ポータルサイトを作る方法｜活用事例と3つのメリット

「社内の情報がTeams、メール、共有フォルダに散在し、最新のファイルがどれか分からない…」 「新入社員が入るたびに、どこに何の情報があるかを説明するのが大...

これらの5つのエリアを設計することで、成功する社内ポータルの青写真が見えてきます。 しかし、「自社の業務に合わせて、具体的にどうカスタマイズすればいいか？」「効果的な権限設定や、デザインはどうすれば？」など、実際の構築には専門的なノウハウが必要です。

もし、社内ポータルの企画・構築で専門家のアドバイスが必要だと感じていらっしゃいましたら、ぜひ弊社のMicrosoft 365 導入支援サービスにご相談ください。貴社の課題を整理し、最適なポータルサイトの設計から構築まで、ステップバイステップでご支援します。

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失敗しない社内ポータルサイトの作り方の鍵は、構築前の「設計」にあることを解説しました。 今回ご紹介した5つの重要エリアをベースに、自社に必要なものは何かをじっくりと検討することが、成功への第一歩です。

SharePointポータルは、一度作って終わりではありません。社員の声を聞きながら、継続的にコンテンツを育てていくことで、本当に価値のある、組織の成長を支える情報基盤となります。