Teamsの通知設定、おすすめは？通知疲れと見逃しを防ぐ、最適なカスタマイズ術

「Teamsの通知が多すぎて、仕事に集中できない…」 「逆に、大事なメンションやチャットを後から気づいて、返信が遅れてしまった…」

Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションの中心として活用する中で、このような通知に関する悩みをお持ちではないでしょうか。Teamsは非常に便利なツールですが、初期設定のまま使っていると、情報の洪水に飲まれてしまったり、逆に重要な連絡を見逃してしまったりすることがあります。

大切なのは、通知を自分仕様にカスタマイズし、情報の「メリハリ」をつけることです。

この記事では、Teamsの通知設定の基本から、通知疲れと見逃しの両方を防ぐためのおすすめ設定、そして便利なメール通知の活用法までを、分かりやすく解説します。

Teamsの通知設定は、画面右上の「・・・」（設定など） > 「設定」 > 「通知とアクティビティ」から行います。 ここで、通知の種類（「バナー」「フィード」など）や、どのような活動を通知するかを細かく調整できます。

• アクティビティとバナーに表示:
  PCの右下にポップアップで表示される「バナー通知」と、Teamsアプリ左側のアクティビティ欄に表示される「フィード」の両方で通知します。最も気づきやすい設定です。
• アクティビティに表示:
  ポップアップは表示せず、アクティビティフィードにのみ通知します。集中を妨げにくい設定です。

全ての通知を同じレベルで受け取るのではなく、重要度に応じて強弱をつけるのが、快適なTeamsライフを送るための秘訣です。

参加しているすべてのチャネルの通知を同じように受け取る必要はありません。特に重要なチャネルと、たまに見るだけでよいチャネルを分けましょう。

【設定方法】
通知設定を変更したいチャネル名を右クリックし、「チャネルの通知」を選択します。

チャネル通知の設定を開き、「すべての新しい投稿を通知します」の設定項目を確認します。

• 特に重要なチャネル:
  「すべての新しい投稿を通知します」を「アクティビティとバナーに表示」に設定。
• 情報収集用のチャネル:
  「オフ」または「アクティビティに表示」に設定し、自分から見に行くスタイルにする。  

1対1やグループチャットの通知設定も、細かく調整できます。「自分宛てのメッセージ」と「それ以外」で通知を分けるのがお勧めです。

【設定方法】
「通知とアクティビティ」設定画面の「チャットとチャネル」セクションで、「チャット メッセージの通知」を確認します。

ここの設定は、「オフ」にすることをお勧めします。

これにより、明確に自分あてのメッセージが届いたときのみ通知をポップアップが表示されます。業務に集中したい時や、関係のないポップアップを完全に切りたい時などに便利な設定です。

一日中Teamsを起動しているわけではない、という方も多いでしょう。そんな時に重要な連絡を見逃さないための「保険」が、Teamsの通知メール機能です。

【設定方法】
「通知とアクティビティ」設定画面の中にある「不在時のアクティビティに関するメール」の項目を確認します。

ここの設定は、「即時」にすることをお勧めします。

これにより、Teamsアプリをアクティブに使っていない時（例えば、他の作業に集中している、離席しているなど）に誰かからチャットやメンションが来ても、すぐに登録メールアドレス宛に通知が届きます。 これで、Teamsを開いていない間の重要な連絡の見逃しを、格段に減らすことができます。

Teamsの通知設定を最適化すれば、日々の業務の集中力は大きく向上します。しかし、Microsoft 365の運用では、この他にも「Outlookのメールルールが動かない」「SharePointのファイルが復元できない」といった、様々な「これどうやるの？」という問題が発生します。

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Teamsの通知設定は、「多すぎる」か「見逃す」かの二択ではありません。今回ご紹介したポイントを参考に、自分にとって重要な情報とそうでない情報を選別し、通知の強弱をカスタマイズすることが重要です。

「必要な情報だけが、最適なタイミングで届く」。そんなストレスフリーな環境を、ぜひご自身の手で整えてみてください。

通知設定の最適化は、Microsoft 365活用の第一歩です。日々の運用では、この記事で触れたようなトラブルシューティングが、様々なアプリで発生します。 もし、ITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいとお考えでしたら、私たちWITHWITにご相談ください。

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