「ITツール多すぎて選べない…」中小企業に本当に必要なのはMicrosoft 365

「チャットはA社、Web会議はB社、ファイル共有はC社…」 「ビジネスを効率化しようとITツールを探し始めたものの、あまりの選択肢の多さに、かえって混乱していませんか？」

SaaS（クラウドサービス）が普及し、便利なツールが安価に使えるようになった一方で、多くの企業が「ツールの乱立」という新たな課題に直面しています。良かれと思って導入したツールが、かえって情報を分散させ、管理を煩雑にしてしまう。そんな本末転倒な事態に、頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんな「ツール選び」に疲れてしまった中小企業の経営者・IT担当者の方へ、なぜMicrosoft 365という選択肢が、多くの場合において「最適解」となり得るのか、その理由を分かりやすく解説します。

個別のツールはそれぞれ優秀でも、それらを組み合わせて使うことで、目に見えないコストが発生している可能性があります。

一見すると、個別のツールは月額数千円からと手頃に見えます。しかし、「塵も積もれば山となる」ということわざの通り、それらが積み重なると、想定以上のコストになっているケースが少なくありません。

例えば、一人の社員が必要とするツールを個別に契約すると…

• ビジネスチャットツール: 約1,000円/月
• Web会議ツール: 約2,000円/月
• クラウドストレージ: 約1,500円/月
• Officeアプリ: 約1,500円/月
• 合計： これだけで、1ユーザーあたり月額6,000円にもなります。

Microsoft 365であれば、これら全ての機能が一つになったプランが、月額1,000円台から利用可能です。個別に契約するよりも、圧倒的にコストパフォーマンスが高いことがお分かりいただけるかと思います。

中小企業でIT担当者を兼務する方にとって、この「管理コスト」こそが最も深刻な問題かもしれません。

• バラバラの請求書:
  経理担当者からは、毎月複数のサービスからバラバラに届く請求書に、困惑の声が上がることも少なくありません。
• 煩雑なアカウント管理:
  新入社員が入社するたびに、5つのツールのアカウントを個別に発行し、権限を設定。退職者が出れば、5つのツールからアカウントを削除し忘れないように神経を使う…。このアカウント管理だけでも、担当者にとっては大きな負担です。
• セキュリティレベルのばらつき:
  ツールごとに異なるセキュリティ設定（パスワードポリシー、二段階認証など）を把握し、管理しなければならず、セキュリティレベルにばらつきが生まれます。どこか一つでも設定を間違えれば、そこが会社のセキュリティホールになりかねません。

ツールが連携していないことで、社員一人ひとりの業務に、毎日少しずつの「無駄」が生まれています。

• 情報を「探す」という最大の時間泥棒:
  「あの資料、どこにあったっけ？」と思った時、チャットツール、メール、クラウドストレージの3箇所をそれぞれ検索しなければならない。この「探す時間」こそが、見えない最大のコストと言えるでしょう。
• 「ダウンロードして、再アップロード」の手間:
  Web会議の録画データを、一度PCにダウンロードし、それを改めてクラウドストレージにアップロードし、そのリンクをチャットで共有する…といった、本来不要な作業が発生していませんか？
• 「どれが最新版？」の混乱と手戻り:
  チャットで共有されたExcelファイルと、メールで送られてきたExcelファイル。どちらが最新版か分からなくなり、確認のための余計なコミュニケーションが発生したり、最悪の場合、古いファイルで作業してしまい「手戻り」が発生したりします。

これらの「隠れたコスト」を解消するのが、Microsoft 365の「オールインワン」という考え方です。 Microsoft 365は、単なる「WordやExcelのソフト」ではありません。それは、日々のビジネスに必要な、以下の主要な機能が最初から一つのパッケージとして提供される、統合的なクラウドサービスです。

• Web会議 & チャットツール: Microsoft Teams
• ビジネスメール & 予定表: Exchange Online
• クラウドストレージ: OneDrive & SharePoint
• Officeアプリ: 使い慣れたWord, Excel, PowerPoint（デスクトップ版も利用可能）

これらのツールを個別に一流のSaaS企業と契約した場合と比較して、Microsoft 365は圧倒的にコストパフォーマンスが高いのが特徴です。例えば、Microsoft 365 Business Standardというプランであれば、これら全ての機能を利用できます。

ツール選定に悩む時間をなくし、管理の手間を最小限に抑え、最初から連携の取れた環境を手に入れる。それが、中小企業がMicrosoft 365を選ぶ最大のメリットです。

「Microsoft 365がオールインワンで便利なことは分かったけれど、実際に導入した会社は、どんな効果があったんだろう？」 「自社と似たような規模や業種の会社が、どうやって活用しているのか知りたい」

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社内DXの第一歩は、最新のAIツールを導入することではありません。それは、日々の業務を支えるIT基盤を、シンプルで、安全で、管理しやすいものに整えることから始まります。

無数のツールを比較検討する時間とコストを、Microsoft 365という一つの確かな選択肢に絞ることで、中小企業はより本質的な事業の成長にリソースを集中させることができます。ツール選びの迷路から抜け出し、まずは自社のIT環境の「土台」を固めてみてはいかがでしょうか。