Microsoft 365ってどんな機能があるの？ざっくりわかる超入門

「最近よく聞くMicrosoft 365って、結局何ができるの？」 「昔のOffice（WordやExcel）とは違うの？」

会社のIT環境を検討する中で、このような疑問をお持ちではないでしょうか。Microsoft 365は、もはや単なる「文書作成ソフト」ではありません。それは、日々のビジネスに必要なあらゆるツールが一つになった、「仕事のための道具箱（ツールボックス）」のようなクラウドサービスです。

この記事では、「Microsoft 365で何ができるのか」という疑問に答えるため、その主要な機能を「できること」ベースで、ざっくりと分かりやすくご紹介します。

Microsoft 365（旧Office 365）の膨大な機能を、目的別に大きく4つのカテゴリーに分けて見ていきましょう。

これは、多くの方が慣れ親しんでいるWordやExcel、PowerPointの機能です。しかし、Microsoft 365では、これらのソフトが大きく進化しています。

• Word（文書作成）: 報告書や契約書など、ビジネス文書を作成します。
• Excel（表計算）: 売上データの集計や、見積書の作成、グラフ作成などを行います。
• PowerPoint（プレゼンテーション）: 営業資料や社内発表用のスライドを作成します。

進化のポイント: クラウドに対応したことで、複数人で一つのファイルを同時に編集したり、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもファイルを確認・編集したりできるようになりました。

社内外の人との円滑なコミュニケーションを支えるツールです。

• Teams（チャット・Web会議）: 部署ごとの情報共有や、一対一での気軽な相談はチャットで。遠隔地のメンバーとは顔を見ながらWeb会議ができます。
• Outlook（メール・予定表）: 独自ドメインのメールアドレスで、社外との正式なやり取りを行います。また、同僚の空き時間を見ながら、会議の予定を調整することも簡単です。

会社のあらゆる情報を一箇所に集約し、「あのファイルどこだっけ？」をなくすためのツールです。

• OneDrive（個人用ストレージ）: 自分専用のクラウド上のファイル保管場所です。PCが故障しても、ここに保存しておけばファイルは安全です。
• SharePoint（チーム用ストレージ）: 部署やプロジェクトチームで共有するファイルを、一元的に管理するための場所です。社内ポータルサイトの構築も可能です。

個人やチームの「やることリスト」を管理し、仕事の抜け漏れを防ぎます。

• To Do（個人タスク管理）: 自分自身の「今日のタスク」や「買い物リスト」などを管理します。
• Planner（チームタスク管理）: チームで取り組むプロジェクトのタスクを「見える化」し、誰が、何を、いつまでに行うのかを共有できます。

これらが、Microsoft 365でできることのほんの一部です。これらのツールが最初から連携しているため、バラバラのツールを導入するよりも、スムーズで効率的な働き方が可能になります。

「色々な機能があるのは分かったけれど、実際に導入した会社は、どんな風に使って、どんな効果があったんだろう？」

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Microsoft 365で何ができるか、その全体像をざっくりと掴んでいただけたでしょうか。 Microsoft 365は、単なるツールの寄せ集めではありません。それは、情報共有を円滑にし、コミュニケーションを活性化させ、日々の業務の無駄をなくすことで、会社の成長を支える「IT基盤」そのものです。

ぜひ、この記事をきっかけに、あなたの会社の可能性を広げる第一歩を踏み出してみてください。