【徹底比較】Google Workspace vs Microsoft 365、どっちが中小企業向け？

「会社のIT環境を刷新したいけど、GoogleとMicrosoft、結局どっちがいいんだろう？」 「今さら聞けないけど、この二つのサービスって、何がどう違うの？」

社内のIT基盤を整備する上で、Google WorkspaceとMicrosoft 365の比較は、多くの担当者様が必ず通る道ではないでしょうか。どちらも優れたサービスなだけに、どちらが自社に合っているのか、判断に迷ってしまうのも無理はありません。

結論から言うと、どちらも中小企業の業務に必要なツールをオールインワンで含んでおり、素晴らしい選択肢です。だからこそ、重要なのは「どちらが優れているか」ではなく、「どちらが、より自社の働き方に合っているか」という視点です。

この記事では、「Google workspace microsoft 365 比較」という観点から、中小企業の担当者様が自社に最適なツールを選ぶための、4つの具体的な判断基準をご紹介します。

まず大前提として、両者は提供する機能の多くが共通しています。

• ビジネスメール
• スケジュール管理（カレンダー）
• Web会議・チャット
• クラウドストレージ
• 文書作成、表計算、プレゼンテーション作成アプリ

どちらを選んでも、現代のビジネスに必要な基本的なツールは一通り揃います。その上で、以下の「こだわりたいポイント」によって、どちらを選ぶべきかが変わってきます。

Yesなら、Microsoft 365がおすすめ

もし、社内の多くのメンバーが、長年PCにインストールされたデスクトップ版のWord、Excel、PowerPointを使い慣れているのであれば、Microsoft 365（Business Standard以上のプラン）が最適な選択肢です。

Google Workspaceのドキュメントやスプレッドシートも非常に高機能ですが、やはり操作感は異なります。また、取引先から受け取った複雑なExcelファイルを開いた際に、レイアウトが崩れてしまうといった互換性の問題も、Microsoft 365であれば心配ありません。

Yesなら、Microsoft 365がおすすめ

「共有サーバーのファイルを更新したら、他の人が編集した部分が消えてしまった…」 「うっかり保存し忘れて、1時間分の作業が消えてしまった…」

このような、ファイル管理にまつわるトラブルは後を絶ちません。Webブラウザ上でファイルを編集する場合、Google WorkspaceもMicrosoft 365も、自動保存や変更履歴（バージョン管理）の機能を備えています。

しかし、Microsoft 365の真価は、PCにインストールしたデスクトップ版のWordやExcelでファイルを開いている時でさえ、自動保存とバージョン管理が機能する点にあります。OneDriveと連携させることで、使い慣れたデスクトップアプリの操作感のまま、「保存」ボタンを意識することなく、常にファイルがクラウドに自動保存され続けます。万が一間違えても、いつでも数クリックで以前の状態に戻せる安心感は、共同作業を行う上で非常に大きなメリットです。

大容量の「共有」領域が必要なら、Google Workspaceが優位な場合も

クラウドストレージの容量と構成は、両者で大きく異なります。

• Microsoft 365 (Business Standard)の場合
  ストレージは、個人用とチーム用の2種類に分かれています。
  • 個人用 (OneDrive): ユーザー1人あたり1TBが提供されます。自分の作業ファイルなどを保存するのに十分な容量です。
  • チーム用 (SharePoint): 組織全体で1TBの基本容量に加え、ライセンス数 × 10GBが追加されます。
• Google Workspace (Business Standard)の場合
  ストレージは、組織全体で共有する単一のプール型です。
  • プールストレージ (Google Drive): ライセンス数 × 2TBの容量が、組織全体の共有ストレージとして提供されます。

例えば、10名の会社の場合、チームで共有できる容量は、Microsoft 365では約1.1TB（1TB + 10名×10GB）ですが、Google Workspaceでは20TBもの大容量になります。

そのため、高画質の写真や長時間の動画ファイルなど、大容量のデータを頻繁に扱い、チーム内で広く共有する必要があるメディア系の企業や、デザイン会社などにとっては、ストレージ容量の観点からGoogle Workspaceの方が優位となるケースがあります。

「機能の違いは分かったけれど、実際に導入した会社は、どんな効果があったんだろう？」 「自社と似たような規模や業種の会社が、どうやって活用しているのか知りたい」

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Google Workspace vs Microsoft 365。この比較検討の結論は、「自社の働き方が、どちらの思想により近いか」で決まります。

• Officeファイル中心の業務フローを、クラウドの力でより安全・便利にしたい → Microsoft 365
• ファイルの形式にはこだわらず、クラウドネイティブな共同作業と、大容量ストレージを重視したい → Google Workspace

ぜひ、この記事を参考に、あなたの会社にとって最適な「ITツール」を見つけてください。