Microsoft 365の導入支援会社を探す前に知っておくべき3つのこと

「Microsoft 365の導入を決めたけど、自社だけで進めるのは不安…」 「そろそろ専門の導入支援会社に相談しようと思うけど、たくさんありすぎて、どう選べばいいか分からない…」

Microsoft 365の導入は、会社のIT基盤を大きく変える重要なプロジェクトです。専門家のサポートを得ることで、スムーズかつ効果的に導入を進めることができますが、一方で、支援会社選びを間違えると、「思ったようなサポートが得られなかった」「費用ばかりかさんで、効果が出なかった」といった失敗に繋がる可能性もあります。

支援会社に問い合わせをする「前」に、自社の中でいくつか明確にしておくべきことがあります。この記事では、最適なパートナーを見つけるために、担当者様が事前に知っておくべき3つの重要なことを解説します。

まず最も重要なのが、「なぜMicrosoft 365を導入するのか？」そして「導入によって、具体的にどのような状態になりたいのか？」を、できるだけ具体的に言語化しておくことです。

• 目的の例:
  • テレワークを本格的に導入し、場所を選ばない働き方を実現したい。
  • 散在する情報を一元化し、ファイルを探す時間を削減したい。
  • メールサーバーの老朽化に伴い、セキュリティの高いクラウド環境に移行したい。
  • 申請業務を電子化し、ペーパーレス化を進めたい。
• ゴールの例:
  • 全社員の50%が、週2日以上テレワークできる環境を整備する。
  • 社内問い合わせのうち、よくある質問への回答時間を半減させる。
  • メールサーバーの運用保守コストを年間〇〇万円削減する。

なぜこれが重要か？
目的やゴールが曖昧なまま支援会社に相談すると、相手の提案を鵜呑みにしてしまい、「自社には不要な高機能プラン」や「過剰なサポート」を契約してしまうリスクがあります。自社の軸をしっかり持つことが、適切なパートナー選びの第一歩です。

次に、現在の自社の状況を客観的に把握しておくことも重要です。支援会社は、これらの情報をもとに、最適な移行計画やサポート内容を提案します。

• 現在のIT環境:
  • メールサーバーの種類は？（例：社内Exchange Server, レンタルサーバー, Gmailなど）
  • ファイルサーバーは利用しているか？容量はどれくらいか？
  • 現在、他に利用しているクラウドツールは？（例：Slack, Zoom, Dropboxなど）
  • 社員が使っているPCのOSやOfficeのバージョンは？
• 社内のITリテラシー:
  • PC操作に慣れている社員が多いか？研修はどの程度必要そうか？
  • 新しいツールへの抵抗感は強いか？
• 導入後の運用体制:
  • IT担当者は何名か？専任か、他の業務と兼務か？
  • 導入後の問い合わせ対応や、活用推進は誰が中心となって行うのか？

なぜこれが重要か？
例えば、「メール移行」一つをとっても、現在のサーバーの種類によって移行の難易度や必要な作業は大きく変わります。現状を正確に伝えることで、支援会社はより現実的で、精度の高い提案を行うことができます。

現状を把握する中で、「そもそも、今の環境でもトラブル対応に追われている…」という担当者の方も多いのではないでしょうか。新しい環境への移行を考える前に、まずは日々の運用負荷を軽減することも重要です。

もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。 Microsoft 365支援のプロが、現場で実際に寄せられるよくある質問と解決策を厳選してまとめた「トラブルシューティング大全」をご用意しました。これを活用すれば、よくある問い合わせへの対応時間を削減できます。

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「導入支援」と一口に言っても、その内容は多岐にわたります。どの範囲のサポートを依頼したいのかを明確にしておくことで、支援会社とのミスマッチを防ぎ、費用感を把握しやすくなります。

• 支援範囲の例:
  • ライセンス選定のアドバイスだけが欲しいのか？
  • 初期設定（ドメイン設定、ユーザー登録など）までをお願いしたいのか？
  • 既存システムからのデータ移行（メール、ファイル）も任せたいのか？
  • 社員向けの研修も実施してほしいのか？
  • 導入後の継続的な運用サポート（ヘルプデスク代行など）まで必要なのか？

なぜこれが重要か？
求める支援範囲によって、選ぶべき会社の得意分野や、当然ながら費用も大きく変わってきます。「すべて丸投げしたい」というスタンスではなく、自社でできることと、専門家に任せたいことを切り分けておくことが、コストを最適化し、かつ主体的にプロジェクトを進める上で重要になります。

Microsoft 365の導入支援会社を探す前に知っておくべき3つのこと、それは「目的」「現状」「求める範囲」を明確にすることです。

これらの準備をしっかり行うことで、あなたは支援会社に対して的確な要望を伝えることができ、より建設的な対話が可能になります。そして、それは最終的に、貴社のMicrosoft 365導入プロジェクトを成功に導く、最適なパートナー選びへと繋がるはずです。

焦って業者を探し始める前に、まずは一度立ち止まり、自社の状況を整理することから始めてみてはいかがでしょうか。

「自社の目的やゴールを、もっと具体的にイメージしたい」 「他の会社は、導入支援会社と、どのように協力してプロジェクトを進めたんだろう？」

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