新しいOutlook「メール テンプレート」機能の使い方と注意点

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の酒井です。」
「見積書をご送付いたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」

日々のメール業務において、このような「定型文」を、毎回手入力したり、別のメモ帳ファイルからコピー＆ペーストしたりしていませんか？ あるいは、特定のメンバー（例：上司や経理担当）を、いつもCCに入れ忘れてしまったり…。

その作業は、非常に時間がもったいないだけでなく、コピーミスや宛先漏れの原因にもなりかねません。

ご安心ください。「新しいOutlook」には、よく使う文章のひな形を保存しておける、標準の「メール テンプレート」機能が搭載されています。（outlook メール テンプレート）

この記事では、その簡単な登録方法と使い方、そしてこの機能を利用する上での非常に重要な「注意点」について、分かりやすく解説します。

「メール テンプレート」とは、よく使う定型文や文章のひな形を、Outlook内に保存しておき、「新規メール」作成時に簡単に呼び出せる機能です。

この機能の優れた点は、メール本文だけでなく、「宛先（To）」「CC」「BCC」、そして「件名」までも丸ごとテンプレートとして保存できることです。

さらに、このテンプレートは、お使いのアカウント（クラウド）に保存されるため、PCにインストールした「新しいOutlook」アプリでも、Webブラウザ版のOutlook (OWA) でも、共通のテンプレートを利用できるのが大きなメリットです。

まずは、よく使う定型文をテンプレートとして登録してみましょう。

「新しいOutlook」で、「新規メール」ボタンを押し、メール作成画面を開きます。

テンプレートとして保存したい内容（宛先、CC、BCC、件名、本文、書式設定、画像など）を、メールとして作成します。 （例：件名に「【日報】〇〇部」、BCCに上司のアドレスを常に入れておく、など）

メッセージタブ（上部メニュー）にある「・・・」（三点ボタン）をクリックします。

メニューから「メール テンプレート」にカーソルを合わせ、「メールをテンプレートとして保存」を選択します。

テンプレート一覧が画面右側に表示されるので、分かりやすい名前（例：「打合せ日程調整のテンプレート」など）を付けて、「保存」をクリックします。

これで、あなたのOutlookアカウントに、outlook メール テンプレートが保存されました。

登録したテンプレートを呼び出すのは、少し特徴的な操作ですので、注意してご覧ください。

Outlookのメイン画面（受信トレイなど）で、「ホーム」タブにある「新規メール」ボタンの右側にある「下矢印 ▼」をクリックします。

メニューが表示され、「テンプレートからのメール」という項目が選択できます。

これをクリックすると、先ほど保存したテンプレートの一覧が表示されるので、使用したいテンプレートをクリックします。

テンプレートの内容（宛先、CC、BCC、件名・本文）が反映された、新しいメール作成ウィンドウが開きます。必要に応じて内容を編集し、メールを送信します。

この機能は非常に便利ですが、現時点（2025年11月）で、IT担当者として必ず把握しておくべき、非常に重要な注意点があります。

この機能は「新規メール」の作成時にしか利用できません。 「返信」や「転送」メールの作成時には、テンプレートを呼び出すメニューが 表示されません。

「よくある問い合わせへの回答」として使いたいケースが多いだけに、これは大きな制約となります。お客様からの問い合わせメールに「返信」する際、このテンプレート機能で定型文を呼び出すことはできない、とご認識ください。

返信メールで定型文を使いたい場合は、現状では別途メモ帳で管理してコピー＆ペーストなどを検討する必要があります。

「メール テンプレート」機能は、今後のアップデートでの機能改善が期待されます。このように、Microsoft 365の機能は日々変化しており、時には「昨日まで使えた機能がない」「設定場所が変わった」といったトラブルも発生します。

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「新しいOutlook」に搭載された「メール テンプレート」機能は、現時点では「新規メール作成時のみ」という制約はあるものの、宛先やCC、BCCも含めて丸ごと保存でき、さらにクラウドで同期されるという点で、非常に強力なツールです。

見積書や請求書の送付状、新規の案内メール、上司への日報（BCCに他部署のマネージャーも入れる）など、「新規作成」する定型文については、この機能を活用することで、メール作成の時間を大幅に短縮し、宛先漏れなどのミスも防ぐことができます。 「返信」での利用については、今後のMicrosoftのアップデートに期待しましょう。

今回はOutlookのテンプレート機能という「小さな効率化」をご紹介しましたが、こうした改善の積み重ねが、組織全体の生産性を向上させます。

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