- 社内アンケートを取りたいけれど、紙で配ると回収やExcelへの入力が大変……
- イベントの受付で、スマホから手軽に回答できるQRコードを作りたい
総務や人事、IT担当を兼務されている皆様にとって、アンケート業務は「作る・配る・集める・集計する」という工程が多く、意外と時間を取られる作業ですよね。
Microsoft 365に含まれている「Microsoft Forms（フォームズ）」を使えば、直感的な操作でアンケートを作成でき、集計も全自動で行われます。
今回は、Formsを使ったアンケートの基本的な作り方から、スマホでの回答に便利な「QRコードの作成方法」まで、画像付きでわかりやすく解説します。
手順1：新しいフォームを作成する
まずはMicrosoft Formsにアクセスし、土台となるフォームを作成しましょう。
Formsのページ（https://forms.office.com/）にアクセスします。
画面左上の「新しいフォーム」をクリックします。
上部にアンケートのタイトル（例：社内満足度調査）を入力します。
手順2：質問を追加する
次に、回答してもらう質問項目を作っていきます。
「＋以下でクイックスタート」をクリックすると、質問の種類を選べます。
- 選択肢： ラジオボタン（1つ選択）やチェックボックス（複数選択）を作れます。
- テキスト： 自由記述の回答欄です。「長い回答」をオンにすると、複数行の入力が可能になります。
- 評価： ★マーク（5段階評価など）で直感的に回答してもらえます。
- 日付： カレンダーから日付を選ばせることができます。
ポイント： 各質問の右下にある「必須」スイッチをオンにすると、回答必須項目に設定できます。
手順3：回答用QRコードを作成する【重要】
フォームができたら、回答を募りましょう。
メールでURLを送るのも良いですが、スマホで回答してもらうなら「QRコード」が圧倒的に便利です。
Formsなら、外部サイトを使わずにワンクリックで発行できます。
画面右上にある「回答を収集」（または「送信」）ボタンをクリックします。
表示されたメニューの中に、QRコードのアイコン（四角い点々のマーク）があるのでクリックします。
画面にQRコードが表示されます。「ダウンロード」ボタンを押すと、画像データ（PNG形式）として保存されます。
この画像を印刷して会議室に貼ったり、チラシに掲載したりすれば、スマホカメラで読み取るだけでアンケート画面が開くようになります。
手順4：回答権限を設定する（社内限定 or 誰でも）
QRコードを作る際、「誰が回答できるか」の設定も忘れずに確認しましょう。
- すべてのユーザーが回答可能：
社外の人（Microsoftアカウントを持っていない人）も回答できます。イベントのアンケートなどに最適です。 - 自分の組織内のユーザーのみ回答できます：
社員限定です。自動的に回答者の名前やメールアドレスが記録されます。 - 自分の組織内の特定のユーザーのみ回答可能できます：
特定の社員限定です。自動的に回答者の名前やメールアドレスが記録されます。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
- Formsで作ったアンケートが開けないと言われた
- 回答通知が自分に届かない設定にしたい
- デスクトップのフォルダと同じようにダブルクリックで開きたい！
便利なFormsですが、設定項目が意外と多く、意図した通りに動かないこともありますよね。
もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。
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手順5：集まった回答を確認する
回答が集まってきたら、結果を確認しましょう。
Formsの編集画面で、上部の「応答を表示」をクリックします。
グラフ化された回答結果がリアルタイムで表示されます。
「Excel で開く」をクリックすると、すべての回答データをExcelファイルとしてダウンロードできます。
今まで手作業で行っていた「正の字」での集計や、Excelへの転記作業はもう必要ありません！
よくある質問（FAQ）
- Q作成したQRコードに有効期限はありますか？
- A
いいえ、ありません。
そのフォーム自体を削除したり、回答受付を停止したりしない限り、QRコードは永続的に使えます。
- Q誰が回答したかわからないように（匿名に）できますか？
- A
はい、可能です。
「設定（右上の…）」＞「自分の組織内のユーザーのみ回答可能」を選んだ状態で、「名前を記録」のチェックを外すと、社内ユーザー限定でありながら匿名で回答を収集できます。
- Q回答があったらメールで通知を受け取れますか？
- A
はい、可能です。
「設定」＞「各回答の通知をメールで受け取る」にチェックを入れると、回答があるたびに作成者のメールアドレスに通知が届きます。
- Qフォームの背景をおしゃれにしたいのですが。
- A
画面右上の「スタイル」（パレットのアイコン）をクリックすると、用意されたテーマから背景を選んだり、会社のロゴ画像をアップロードしたりしてデザインを変更できます。
まとめ
Microsoft Formsを使えば、専門知識がなくても「見やすく、答えやすいアンケート」を数分で作成できます。
特にQRコード作成機能は、スマホ利用が当たり前になった現代において最強のツールです。
紙のアンケート業務から卒業し、業務効率化の第一歩を踏み出しましょう。
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今回はFormsの作成手順をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもTeamsやPower Automateを活用した、業務効率化のテクニックが数多く存在します。
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