- 会議を設定したいけれど、部長の空いている時間がわからない……
- いちいち『明日の午後は空いていますか？』とメールで聞くのが面倒！
日々のスケジュール調整で、相手の都合を確認する作業に時間を取られていませんか？
総務や経理とIT担当を兼務されている皆様にとって、こうした「調整コスト」は少しでも減らしたいものですよね。
Outlookの予定表（カレンダー）機能を使えば、チームメンバーや上司のスケジュールを自分の画面に並べて表示することができます。
今回は、画面デザインが一新された「新しいOutlook（Outlook for Windows）」を使って、他の人の予定表を追加・表示する手順を、画像なしでも迷わないようステップバイステップで解説します。
なぜ「予定表の追加」が必要なのか？
他の人の予定表を追加すると、以下のメリットがあります。
- 問い合わせ不要:
相手に聞かなくても、「あ、この時間は会議中だな」と一目でわかります。 - 重ねて表示:
自分の予定と相手の予定を重ねて表示（オーバーレイ）できるため、共通の空き時間が瞬時に見つかります。 - グループ管理:
「営業部」「プロジェクトA」といったグループを作って、メンバー全員の予定をまとめて管理できます。
【手順】新しいOutlookで他の人の予定表を追加する
それでは、実際に設定していきましょう。
※「新しいOutlook」は、アプリアイコンに「New」と書いてある、または画面左側にナビゲーションバーがあるタイプです。
手順1：カレンダー画面を開く
Outlookを起動し、画面左側のナビゲーションバーにある「予定表（カレンダー）」アイコンをクリックします。
手順2：「予定表を追加」をクリックする
カレンダー画面の左側にあるメニューリスト（月間カレンダーの下あたり）に、「予定表を追加」という文字（またはリンク）がありますので、これをクリックします。
手順3：「ディレクトリから追加」を選ぶ
「予定表を追加」というポップアップ画面が開きます。 左側のメニューから「ディレクトリから追加」を選択します。
※ディレクトリとは？ 社内の全社員が登録されている名簿（グローバルアドレス帳）のことです。社内の人を追加する場合はここを使います。
手順4：追加したい人の名前を入力する
「検索する名前またはメールアドレスを入力」の欄に、追加したい相手の名前（例：山田 太郎）を入力します。
候補が表示されたら、対象者をクリックします。
「追加先」のプルダウンで、表示させるグループ（通常は「他の予定表」や「ユーザーの予定表」）を選びます。
「追加」ボタンをクリックします。
手順5：表示を確認する
ポップアップ画面を閉じると、カレンダー画面左側の「他の予定表」などのリストに、追加した人の名前が表示されます。
名前の横にあるチェックボックス（〇）をクリックしてオンにすると、その人の予定が自分のカレンダーの隣（または重ねて）表示されます。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
- 予定表を追加したのに『詳細』が見れない！
- 予定ありとしか表示されないのはなぜ？
便利機能を使おうとすると、こうした「権限（アクセス許可）」の壁にぶつかることがよくあります。
もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。
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「予定あり」としか表示されない場合の対処法
追加した相手の予定が青いブロックで表示されるものの、中身（件名や場所）が見えず、ただ「予定あり」とだけ書かれていることがあります。
これは不具合ではなく、セキュリティ（プライバシー）設定による仕様です。
相手が「自分の予定の詳細を公開しない」という設定にしている場合、あなたは「時間は埋まっている」ことしかわかりません。
【解決策】 詳細（「A社訪問」など）まで見たい場合は、相手に以下の操作をお願いする必要があります。
相手側のOutlookで、自分の予定表を右クリック ＞ 「共有とアクセス許可」。
あなたの名前（または組織全体）に対して、権限を「すべての詳細を表示可能」に変更してもらう。
よくある質問（FAQ）
- QQ1. 従来のOutlook（Classic版）でも手順は同じですか？
- A
A. 少し異なります。 従来のOutlookでは、「ホーム」タブにある「予定表の追加」＞「アドレス帳から」を選択して追加します。
新しいOutlookの方が、検索して追加する流れがスマホアプリに近く、直感的になっています。
- QQ2. 追加した予定表を削除（非表示）したいときは？
- A
A. カレンダー左側のリストにある相手の名前を右クリックし、「削除」（または「予定表の削除」）を選択すればリストから消えます。
一時的に見えなくするだけであれば、チェックボックスをオフにするだけでOKです。
- QQ3. 色分けして見やすくできますか？
- A
A. はい、可能です。
追加した相手の名前の横にある「…」または右クリックから「色」を選択すると、その人の予定バーの色を変更できます。
「部長は赤」「課長は青」のように色分けすると見やすくなります。
- QQ4. 社外の人（取引先など）の予定も見れますか？
- A
A. 基本的には見れません。
セキュリティ上、組織外のユーザーの予定表詳細は表示できないのが一般的です。
ただし、相手と「組織間の共有設定」を行っている特別なケースでは見える場合もあります。
まとめ
新しいOutlookで他の人の予定表を追加すれば、わざわざメールやチャットで空き状況を確認する手間がゼロになります。
まずは、よく会議をするチームメンバーや上司の予定表を追加して、その便利さを体感してみてください。
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