- 毎日大量のメールが届いて、上司や重要な取引先からのメールが埋もれてしまう……
- いちいち手動でフォルダへ移動させるのが面倒。自動でやってくれないかな？
日々のメールチェック業務、少しでも効率化したいですよね。
特に総務や経理とIT担当を兼務されている皆様にとって、重要なメールの見落としは冷や汗ものです。
Outlookには、特定の差出人からのメールを自動的に指定のフォルダへ移動させる「仕分けルール」という機能があります。
これを設定するだけで、受信トレイがスッキリ整理され、「あの人からのメールは、このフォルダを見ればOK」という状態を作ることができます。
今回は、誰でも3ステップで設定できる、一番かんたんな「メール振り分け設定の手順」を解説します。
一番かんたん！「右クリック」からルールを作る方法
設定画面から細かく条件を作ることもできますが、すでに届いているメールを使ってルールを作るのが最も手っ取り早く、間違いもありません。
ここでは、現在主流になりつつある「新しいOutlook（New Outlook）」および「Web版Outlook」の手順を中心に、従来のOutlookをご利用の方への補足も交えて解説します。
手順1：振り分けたい相手からのメールを探す
まず、受信トレイの中から「今後、自動振り分けしたい相手（差出人）」から届いたメールを1通探します。
手順2：三点リーダーをクリックして「ルール」を選択する
そのメールの右上の三点リーダーをクリックします。
表示されたメニューの中から操作を選びます。
新しいOutlook / Web版: 「高度なアクション」 ＞ 「ルールを作成」 を選択。
従来のOutlook: 「ルール」 ＞ 「仕分けルールの作成」 を選択。
手順3：移動先のフォルダを決める
ルールの作成画面が表示されます。
「（差出人名）からのメッセージをすべて次の場所に移動する」 といった項目が選択されていることを確認します。
「フォルダーの選択」 をクリックし、移動先にしたいフォルダを選びます（その場で「新しいフォルダー」を作成することも可能です）。
「OK」 または 「保存」 をクリックします。
手順4：【重要】過去のメールも整理する
設定完了時に、「このルールを今すぐ実行しますか？」というメッセージが表示されることがあります。
チェックを入れる（推奨）： 受信トレイに残っている「過去のメール」もまとめて移動してくれます。
一気に整理できるのでおすすめです。
これで設定は完了です。今後、その相手から届くメールは受信トレイを経由せず、自動的に指定フォルダへ直行します。
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- ルールを設定したのにメールが移動しない！
- 共有メールボックスでも同じことができますか？
メールの運用ルールは、一度作り始めると「あれもしたい、これもしたい」と要望が増え、管理が複雑になりがちです。
もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。
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作ったルールを確認・削除・編集する方法
「間違った設定をしてしまった」「もう振り分けなくていい」という場合は、以下の手順でルールを管理できます。
新しいOutlook / Web版 の場合
画面右上の 歯車アイコン（設定） をクリックします。
「メール」 ＞ 「ルール」 を選択します。
作成済みのルール一覧が表示されます。
ペンマーク: 条件や移動先を編集できます。
ゴミ箱マーク: ルールを削除（解除）できます。
スイッチ: ルールを一時的にOFFにできます。
従来のOutlook の場合
「ホーム」タブにある 「ルール」 ＞ 「仕分けルールと通知の管理」 をクリックします。
リストから対象のルールを選び、「ルールの変更」や「削除」を行います。
よくある質問（FAQ）
- Qスマホアプリ（iPhone/Android）から設定できますか？
- A
スマホアプリからは設定できません。
ルールの作成はPC版（またはWebブラウザ版）のOutlookから行う必要があります。
ただし、一度PCで設定してしまえば、サーバー側で処理されるため、スマホでメールを見る際も自動的に振り分けられた状態になります。
- Q差出人だけでなく「件名」で振り分けることはできますか？
- A
A. はい、可能です。
手順2の画面で「その他のオプション」や「詳細オプション」を選択すると、「件名に〇〇という文字が含まれる場合」といった条件を追加できます。
「【請求書】という件名なら経理フォルダへ」といった使い方が便利です。
- Qルールを設定したのに動きません。
- A
優先順位が影響している可能性があります。
Outlookのルールは上から順番に実行されます。
例えば「全てのメールをAフォルダへ」というルールが一番上にあると、それ以降の「Bさんからのメール」というルールが無視されることがあります。
設定画面の「ルール」リストで、ルールの順番（▲▼ボタン）を入れ替えてみてください。
- Q振り分けられたメールに気づきにくくなりませんか？
- A
指定フォルダの横に未読件数（数字）は出ますが、ポップアップ通知が出なくなる場合があります。
絶対に見逃したくない相手の場合は、振り分け設定をするのではなく、「VIP通知（お気に入り）」機能を使うか、ルール設定の詳細で「デスクトップ通知を表示する」というアクションを追加することをおすすめします。
まとめ
Outlookの「ルール」機能を活用すれば、重要なメールが埋もれるリスクを減らし、メールチェックの時間を大幅に短縮できます。
まずは「上司」や「最重要顧客」など、絶対に逃したくない差出人を1つだけ設定してみてください。
その快適さを実感できるはずです。
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