- 『通院』のため早退する予定を入れたいけど、全社員に病名まで見られるのは困る……
- 採用面接の予定を入れたいが、応募者の名前は他の社員には伏せておきたい
Outlookでスケジュールを共有していると、こうした「時間はブロックしたいけれど、内容は秘密にしたい」という場面が必ずありますよね。
総務や人事、IT担当を兼務されている皆様にとって、社内のプライバシー管理は非常に気を使うポイントかと思います。
Outlookには、こうしたニーズに応える「非公開（Private）」という機能があります。
これを設定すれば、自分の画面では詳細が見えていても、他の人の画面には「非公開の予定」としか表示されなくなります。
今回は、予定を非公開にする設定手順と、実際に相手からどう見えているのか（見え方）について解説します。
「非公開」にするとどうなる？
通常、Outlookで予定表を共有している場合、権限設定によっては「件名」や「場所」まで他のメンバーに見えてしまいます。
しかし、個別の予定に対して「非公開」の設定を行うと、以下のように表示が変わります。
- 自分（本人）：
通常通り、件名も内容もすべて見えます。 - 他のメンバー：
時間枠は「予定あり（埋まっている）」と表示されますが、件名は「非公開の予定」（または単に「予定あり」）と表示され、中身を見ることはできません。
これにより、「この時間は空いていません」ということだけを伝えつつ、プライバシーを守ることができます。
【手順】予定を「非公開」に設定する方法
それでは、実際に設定してみましょう。
現在主流の「新しいOutlook」と、「従来のOutlook」それぞれの方法を解説します。
新しいOutlook (New Outlook) / Web版 の場合
新しいOutlookでは、「鍵（ロック）のアイコン」が目印です。
カレンダー上で新しい予定を作成（または既存の予定を編集）します。
予定作成画面の上部にあるツールバーを見ます。
「非公開」というボタン、または鍵のマークをクリックします。
※画面が小さい場合、「…（その他のオプション）」の中に隠れていることがあります。
保存します。
カレンダー上で、その予定の右下に小さな「鍵マーク」が付いていれば設定完了です。
従来のOutlook (Classic) の場合
予定の作成画面を開きます（ダブルクリック）。
「会議」または「予定」タブのリボンメニュー右側にある 「タグ」 グループを探します。
「鍵マーク（非公開）」 ボタンをクリックしてオンにします。
ボタンがグレーの背景色になればオンの状態です。
保存して閉じます。
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- 非公開にしたはずなのに、秘書には見えてしまっている！
- 予定表の権限設定が複雑でわからない
Outlookの予定表共有は便利ですが、権限周りのトラブルは「見えてはいけないものが見えた」というセキュリティ事故に直結するため、冷や汗ものですよね。
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注意！「非公開」でも見えてしまうケース
「鍵をかけたから絶対に大丈夫」と思い込むのは危険です。
以下の特別な権限を持っている人には、非公開の予定も見えてしまう可能性があります。
ケース1：代理人（デリゲート）の設定
役員と秘書の関係などで、他の人に「代理人」としてのアクセス権を与えている場合です。
設定の中に「プライベートなイベントを代理人に表示する」というチェックボックスがあり、これがオンになっていると、代理人はあなたの非公開予定の中身を見ることができます。
ケース2：特権管理者
企業のMicrosoft 365全体の管理者（特権管理者）は、特殊な操作を行えばメールボックスの中身を確認することが技術的に可能です。
通常の業務で見られることはまずありませんが、「システム上、絶対に見えないわけではない」という点は理解しておきましょう。
よくある質問（FAQ）
- Qスマホアプリからでも「非公開」にできますか？
- A
はい、可能です。
Outlookモバイルアプリで予定を作成する際、下にスクロールすると「非公開」というスイッチがあります。
これをオンにしてください。
- Q既存の予定を後から非公開にできますか？
- A
はい、できます。
カレンダー上の予定を右クリックし、メニューから「非公開」を選択するだけで切り替えられます。
- Q全ての予定をデフォルトで「非公開」にしたいのですが。
- A
おすすめしませんが、可能です。
毎回設定するのが面倒な場合、全ての予定を非公開にすることはできますが、チームワークの観点からは不便になります。
基本は公開し、プライベートなものだけ個別にロックすることをおすすめします。
まとめ
Outlookの「非公開」機能は、「鍵マーク」をクリックするだけで簡単に設定できます。
- 自分には見える
- 他人には「非公開の予定」とだけ見える
この仕組みを理解して、「通院」「面談」「家族の用事」など、見られたくない予定も安心してOutlookで管理しましょう。
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