- 共有フォルダのExcelでタスク管理をしているけど、誰かが開いていて更新できない……
- SharePoint リスト（Microsoft Lists）が便利だと聞いたけれど、自社でどう使えばいいのかイメージが湧かない
業務のデジタル化を進める中で、このようなお悩みを持つ兼務IT担当者様は非常に多いです。
SharePoint リストは、「複数人で同時に更新する」「進捗状況（ステータス）を管理する」「写真やファイルを紐付ける」といった、Excelが苦手とする業務で圧倒的な威力を発揮します。
今回は、「ただの表」を「便利なWebシステム」に変える、SharePoint リストの具体的な活用例を5つ厳選してご紹介します。
あなたの部署でも、必ず当てはまる業務があるはずです。
活用例1：備品・機材の貸出台帳（ステータス管理）
プロジェクターやテスト用スマホ、社用車などの貸出管理をExcelで行っていると、「今誰が持っているのか」が分からなくなりがちです。
リスト化のメリット:
- 写真の添付:
機材の写真や取扱説明書のPDFを、その行に直接添付できます。 - 色分け表示:
「貸出中」は赤、「返却済」は青など、ステータスを自動で色分けできるため、パッと見て状況が把握できます。 - スマホ入力:
現場からスマホで「借ります」「返しました」とサクッと登録可能です。
活用例2：社内ヘルプデスク・問い合わせ管理
総務や情シス宛てに日々寄せられる「PCが動かない」「経費の申請方法を教えて」といった問い合わせを、メールベースで処理していると対応漏れが発生します。
リスト化のメリット:
- 担当者の割り当て:
「担当者」列にメンバーの名前を入れることで、誰がボールを持っているか明確になります。 - 通知の自動化:
Power Automateと連携させれば、「新しい問い合わせがリストに登録されたら、自動でIT部門のTeamsチャネルに通知を飛ばす」といった仕組みが簡単に作れます。
活用例3：新入社員の入社手続き（オンボーディングタスク）
新入社員が入社する際、PCの手配（情シス）、アカウント発行（総務）、名刺作成（人事）など、複数部署にまたがるタスクが発生します。
リスト化のメリット:
- 同時編集:
複数部署の担当者が同時にリストを開いて、自分の完了したタスクにチェックを入れても競合エラーが起きません。 - カンバン表示（ボードビュー）:
タスクを「未着手」「進行中」「完了」といったカード形式（Trelloのような見た目）でドラッグ＆ドロップで動かせるため、進捗会議がスムーズになります。
活用例4：社内FAQ・ナレッジ共有データベース
「よくある質問」をWordやExcelでまとめても、結局誰も見てくれず、同じ質問が何度も来てしまう……という課題を解決します。
リスト化のメリット:
- 強力な検索:
リスト上部の検索窓からキーワードを入れるだけで、該当するQ&Aが瞬時にヒットします。 - カテゴリー分類:
「経理関係」「人事関係」などでグループ化して表示できるため、情報が整理され、社員が自己解決しやすくなります。
活用例5：イベントや研修の参加者名簿
社内研修やイベントの申し込みをメールで受け付け、手作業でExcelに転記していませんか？
リスト化のメリット:
- Microsoft Formsとの連携:
申し込み用のアンケート（Forms）を作成し、Power Automateを使って「回答があったらSharePoint リストに自動で1行追加する」というフローを作ります。 - 名簿の自動作成:
これにより、募集開始から名簿完成まで、担当者は一切手を動かすことなく「完全自動化」が実現します。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
- リストを作ったけれど、他のメンバーが見れないと言っている
- 列の追加方法がわからない
便利なSharePoint リストですが、いざExcelから移行しようとすると、権限設定や独特の操作感に戸惑うことも少なくありません。
もし、あなたがそんな日々の問い合わせ対応に追われ、本来の業務に集中できずにいるなら、まずこの一冊を手元に置いてみてはいかがでしょうか。
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よくある質問（FAQ）
- Qリストの見た目はカスタマイズできますか？
- A
はい、柔軟に変更できます。
単なる表（リストビュー）だけでなく、先述の「ボードビュー（カンバン方式）」や、画像をメインに見せる「ギャラリービュー」、日付を元にした「予定表ビュー（カレンダー）」など、用途に合わせてワンクリックで表示を切り替えられます。
- Q作成したリストをTeamsから見ることはできますか？
- A
はい、連携機能が非常に強力です。
Teamsのチャネル上部にある「＋」ボタンをクリックし、「Lists（または SharePoint）」アプリを追加するだけで、Teamsの画面を開いたままリストの閲覧・編集が可能です。別のウィンドウを開く必要がなくなります。
- Q複雑な計算（売上の集計など）には使えますか？
- A
計算をメインとする業務には不向きです。
簡単な四則演算（合計金額を出すなど）は「集計列」で可能ですが、Excelのような複雑な関数やピボットテーブルはありません。
計算はExcel、情報の蓄積・共有はSharePoint リスト、と使い分けるのが正解です。
まとめ
SharePoint リストは、アイデア次第で無限の使い方ができる「魔法のデータベース」です。
- 貸出管理
- 問い合わせ管理
- タスク進捗管理
- 社内FAQ
- 参加者名簿
まずは、今の業務の中で「複数人でExcelを更新していて、ストレスを感じているもの」を一つ選び、リストに移行してみてください。「こんなに楽になるのか！」と、きっと驚かれるはずです。
他社の成功事例から、活用のヒントを得ませんか？
今回はSharePoint リストの活用例をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもPower AutomateやTeamsを活用した、業務効率化のテクニックが数多く存在します。
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