「スマホで読んだはずのメールが、PCで未読として表示される…」「新しいデバイスに変えたら、前のメールが全て見れなくなった！」こんな経験はありませんか？

これらの問題、実はメールの設定方法に起因するものかもしれません。特に「POP」という受信方法を使っている場合、上記のような悩みに出くわすことがよくあります。

この記事では、そんなメール管理での一般的な悩みから、メールサービスの「POP」、「IMAP」、そして「MAPI（Exchange）」の違いについてわかりやすく解説します。

目次
  1. POP（Post Office Protocol）
  2. IMAP（Internet Message Access Protocol）
  3. MAPI（Exchange）
  4. おすすめはMAPI
  5. まとめ

POP（Post Office Protocol）

  • 主な特徴: メールサーバーからメールをダウンロードし、自分のデバイスに保存。
  • 利点: メールサーバーの容量を気にせずに、大量のメールを保存できる。
  • 欠点: 複数デバイスでの同期が不可能。サーバーからメールを削除すると他のデバイスでは見られなくなる。

POPとは、Post Office Protocolの略で、メールサーバーからメールをダウンロードして自分のパソコンやスマホに保存する方式です。POPを使うと、メールサーバーの容量を気にせずにメールを管理できますが、複数のデバイスで同じメールアカウントを使う場合は、同期ができないという欠点があります。

また、メールを自分のデバイスに保存した後はメールサーバーからメールが削除されるので、ダウンロードしたデバイス以外では見ることができなくなります。

このことから、「パソコンやスマホなど複数デバイスで同じメールを見たい」という要望で後述のIMAPやMAPIに切り替えられる方が多くいらっしゃいます。

IMAP（Internet Message Access Protocol）

  • 主な特徴: メールサーバーに保存されているメールをリアルタイムで閲覧・操作。
  • 利点: 複数デバイスでの同期が可能。サーバー上でのメールの整理（フォルダ分け、フィルタリング）が可能。
  • 欠点: メールボックスの容量に依存。古いメールはバックアップが必要。

IMAPとは、Internet Message Access Protocolの略で、メールサーバーに保存されたメールをそのまま閲覧したり操作したりする方式です。IMAPを使うと、複数のデバイスで同じメールアカウントを使っても、すべてのデバイスで同じメールが見られるという利点があります。また、メールサーバー上でフォルダ分けやフィルタリングなどの整理ができます。

しかし、IMAPではメールボックスの容量に制限されるため、容量を増やせない場合は古いメールや重要なメールは別途バックアップする必要があります。

MAPI（Exchange）

  • 主な特徴: Microsoft提供のメールサービス。IMAPの機能+カレンダー、連絡先などの同期機能。
  • 利点: ビジネス利用に適している。多機能。
  • 欠点: 専用のアプリやソフトウェアが必要。Microsoft 365 ライセンスコストも考慮が必要。

MAPI（Exchange）とは、Microsoftが提供するメールサービスの一種で、IMAPの機能に加えて、カレンダーや連絡先などの情報も同期できる方式です。

MAPIを使うと、ビジネスシーンで便利な機能が多く利用できますが、Microsoft 365 に含まれるメールアプリ（Outlook on the web）やソフトウェア（Microsoft 365 Outlook）が必要になります。そのためMicrosoft 365 のライセンスコストを考慮する必要があります。

ただ、POPやIMAPからの切替であれば既存メールサーバー利用料がなくなりますし、Microsoft 365 に含まれるTeams（ビジネスチャット）やOneDrive for Business（クラウドストレージ）などの他サービスを利用できるので、トータルコストは変わらないか安くなる場合がほとんどです。

おすすめはMAPI

私がおすすめするのは「MAPI」です。もちろんポジショントークですが、実際に以下理由で多くの方がPOPやIMAPを使った他社メールサーバーからMicrosoft 365 の Exchange Onlineに切り替えられています。

  1. デバイスにとらわれずに利用可能
    Exchange Onlineを使用すると、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスからアクセスが可能です。外出先や出張中でも、どこからでも安全にメールをチェックできます。
  2. 多機能性
    Exchange Onlineは単なるメールサービスではありません。カレンダーやタスク管理ツールとの連携が可能で、スケジュールの調整やタスクの共有が容易になります。さらに、ビジネスチャットやクラウドストレージも組み込まれているため、一つのプラットフォームでさまざまな業務を効率的に進められます。
  3. トータルコストの面での利点
    トータルのコストはMicrosoft 365 が圧倒的にお得です。お名前ドットコムのメールサービスやZoom、BOX、Slackなど複数のツールやサービスを別々に契約するよりも、Microsoft 365一つで全てをカバーできるため、結果的に経費削減に繋がります。

Microsoft 365 はライセンスプランの数が多く選定が困難です。従業員数300名以下の組織であれば「Microsoft 365 Business Standard」がおすすめです。2023年8月現在、試用版ライセンスを最大2か月利用できます。お気軽にお問い合わせください。

まとめ

以上が、POPとIMAPとMAPI（Exchange）の違いについての説明です。自分の利用目的や環境に合わせて、最適なメールサービスを選択しましょう。

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