「『info@』や『sales@』のような代表アドレスにも、毎月ライセンス費用を払っている…」
「複数人でメールを確認するために、パスワードを共有して使い回している…（セキュリティが心配）」
Microsoft 365を導入している企業でも、意外と知られていないのが「共有メールボックス」の賢い使い方です。
もし、特定の個人ではないメールアドレス（代表アドレスなど）に対して、通常のユーザーライセンス（Business Standardなど）を割り当てているとしたら、それは非常にもったいないコストを払っている可能性があります。
この記事では、ライセンス費用が無料で利用でき、セキュリティとチームワークを劇的に向上させる「共有メールボックス」の魅力と、すぐに真似できる5つの活用事例をご紹介します。
そもそも「共有メールボックス」とは？
共有メールボックスとは、その名の通り「複数のユーザーで共有して読み書きするためのメールボックス」です。
通常のユーザーアカウントとの最大の違いは、以下の2点です。
- ライセンス費用が不要（無料）
50GBまでの容量であれば、ライセンスを割り当てる必要がありません。
※アクセスする側のユーザーにはExchange Onlineを含むライセンスが必要です - 「IDとパスワード」を持たない
共有メールボックス自体にログインするのではなく、権限を与えられたユーザーが、自分のアカウントでログインした状態で、共有メールボックスを「開く」仕組みです。そのため、パスワードの使い回しによるリスクがありません。
すぐに使える！共有メールボックスの活用事例5選
では、具体的にどのような場面で使えば効果的なのでしょうか。代表的な5つの事例をご紹介します。
事例1：会社の「総合窓口」として（info@, contact@）
最も一般的な使い方です。Webサイトの問い合わせフォームなどの宛先を共有メールボックスにします。
メリット
受付担当者全員がメールを確認でき、誰かが休んでも他の人が対応できるため、返信漏れを防げます。
事例2：部署・チームの「代表アドレス」として（sales@, support@）
営業部やサポートチームなど、部署ごとの代表アドレスとして活用します。
メリット
担当者が個人のメールで対応してしまう「属人化」を防ぎ、チーム全体で案件の進捗や顧客とのやり取りを共有できます。
事例3：退職者のメール確認用として
社員が退職した後、その人のライセンスを削除するとメールデータも消えてしまいますが、削除前に「共有メールボックスに変換」すれば、データは残ります。
メリット
ライセンス費用を払うことなく、後任者が退職者の過去のメールを確認したり、転送されてくるメールを受信したりできます。（※引き継ぎ完了までの期間限定での利用が一般的です）
事例4：期間限定の「プロジェクト」用として
「新卒採用プロジェクト2025」や「〇〇展示会事務局」など、特定の期間だけ活動するチームの連絡先として利用します。
メリット
プロジェクトが終了したら、メールボックスごと削除（またはアーカイブ）すればよいため、管理が簡単です。
事例5：社内システムの「通知用アドレス」として
複合機からのスキャンデータ送信元や、システムのアラート通知の宛先として利用します。
メリット
通知を受け取る必要があるメンバー全員に、自動的にメールが共有されます。配布リスト（メーリングリスト）とは異なり、メールの実体が1つのボックスに残るため、後から検索しやすいのが特徴です。
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共有メールボックスは非常に便利ですが、「設定したのにOutlookに表示されない」「スマホから見られないと言われた」といった、特有のトラブルや問い合わせも発生します。
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共有メールボックスに関するよくある質問（FAQ）
- Q共有メールボックスからメールを送信することはできますか？
- A
はい、可能です。メール作成画面で「差出人（From）」を共有メールボックスのアドレスに変更することで、個人の名前ではなく、共有メールボックス名義（例：株式会社〇〇 サポート窓口）で送信・返信ができます。
- Qスマートフォンからも見られますか？
- A
はい、Microsoft公式の「Outlookモバイルアプリ」を使用すれば、簡単な設定でスマホからも閲覧・返信が可能です
- Q容量の上限はありますか？
- A
無料で利用できるのは50GBまでです。これを超えるとメールの送受信ができなくなります。50GBを超える容量が必要な場合は、その共有メールボックス自体にExchange Online Plan 2などの有料ライセンスを割り当てることで、100GBまで拡張可能です。
- Q誰がメールを返信したか分からなくなりませんか？
- A
共有メールボックスから送信したメールは、デフォルトでは「送信済みアイテム」に入りますが、誰が操作したかのログは別途管理されています。また、運用ルールとして、メールの文末に「担当：鈴木」のように署名を入れることで、誰が対応したかを明確にすることをお勧めします。
- Q作成するのに管理者権限は必要ですか？
- A
はい、共有メールボックスの作成やメンバーの追加には、Exchange管理者または全体管理者の権限が必要です。Exchange管理センターから作成します。
まとめ：「脱・個人アドレス」で、コスト削減とチームワーク向上を
共有メールボックスへの切り替えは、単なるコスト削減（ライセンス費用の節約）だけでなく、業務の属人化を防ぎ、チームでの情報共有を促進する「働き方改革」の一手となります。
「info@」や退職者のアカウントに、無駄なライセンス料を払い続けていませんか？ ぜひこの機会に、アカウントの棚卸しと、共有メールボックスの活用を検討してみてください。
他社の成功事例から、活用のヒントを得ませんか？
今回は共有メールボックスの活用事例をご紹介しましたが、Microsoft 365には、他にもSharePointやTeamsを活用した、生産性を向上させるための機能が無限に存在します。
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