その問い合わせ対応、まだ人がやりますか？Teamsチャットボットが解決する社内の3大課題

「経費精算の締め日はいつでしたっけ？」 「このツールの使い方、誰に聞けばいいですか？」 「新しいPCのセットアップ手順書はどこにありますか？」

Microsoft Teamsは優れたコミュニケーションツールですが、その利便性ゆえに、こうした”ちょっとした質問”が毎日飛び交う場所にもなっています。

一つ一つは数分の対応かもしれません。しかし、会社全体で見れば、その時間は膨大なものとなり、社員の集中力を奪い、生産性を蝕む「見えないコスト」と化しているのです。

この記事では、多くの企業が直面している社内問い合わせの課題を、Teamsに導入するAIチャットボットがどのように解決するのかを解説します。

「あの件は、Aさんしか知らない」――。社内の情報やノウハウが特定の個人に集中し、その人が不在だったり、会議中だったりすると、業務が止まってしまう。質問のたびに、特定の社員の業務が中断されていませんか？

勤怠ルール、各種申請手続き、福利厚生についてなど、社内には何度も同じ内容の質問が寄せられます。回答する側も、質問する側も、お互いに貴重な時間を浪費している状態です。

社内マニュアルや規定集は、ファイルサーバーやSharePointの奥深くに眠ったまま。どこにあるか分からず、探すのが面倒で、結局誰かに聞いてしまう。せっかく整備した情報資産が、全く活用されていません。

もし、これらの無数な質問に24時間365日、いつでも正確に答えてくれる「会社の新しい頭脳」がTeams上にあったら、どうでしょうか？

それこそが、「Teams AIチャットボット」です。

AIチャットボットは、これまで社員が対応していた定型的な質問への回答をすべて肩代わりします。社員はTeamsのチャットでボットに質問するだけで、必要な情報やファイル、手順をすぐに入手できるようになるのです。

「AIに質問対応を任せる」と言っても、具体的にどう変わるのか、イメージが湧かないかもしれません。 そこで、AIチャットボットが社内の問い合わせをどのように削減し、業務を効率化するのか、具体的な導入事例や活用シーンをまとめた資料をご用意しました。

多くの企業が直面する課題をAIがどう解決するのか、その実力をぜひご確認ください。

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TeamsにAIチャットボットを導入することで、組織には3つの大きな変革がもたらされます。

AIチャットボットは、登録された唯一の正しい情報源から回答します。これにより、人によって回答がブレることがなくなり、業務の品質が標準化されます。「あの人しか知らない」という状況がなくなり、組織全体の知識レベルが底上げされます。

専門知識を持つ社員は、単純な問い合わせ対応から解放され、本来注力すべき付加価値の高い業務に集中できます。質問する側も、回答を待つことなく即座に自己解決できるため、業務の停滞がなくなります。

勤務時間や場所が多様化する現代の働き方において、AIチャットボットは時間や場所を選ばず、いつでも社員をサポートします。深夜や早朝であっても、社員は必要な情報を待つ必要がありません。

• 情報システム部門
  PCのセットアップ手順、ソフトウェアのライセンス管理、パスワードリセットの依頼など、日々寄せられるIT関連の問い合わせを自動化。
• 人事・総務部門
  入退社手続き、勤怠・休暇の申請ルール、備品の発注方法など、労務・総務関連の定型的な質問にAIが代理で回答。
• 営業部門
  最新の製品スペックの確認、提案書のテンプレート検索、営業日報の提出ルールなど、営業活動に必要な情報へのアクセスを高速化。

Teams AIチャットボットの導入は、単なるツール追加ではありません。それは、社内のコミュニケーション文化そのものを変革する、経営戦略の一環です。

繰り返される質問への対応に追われる日々から脱却し、社員一人ひとりが創造性を最大限に発揮できる環境へ。その大きな一歩を、Teams AIチャットボットが可能にします。

はじめの一歩を、この資料から

「自社でも導入できるだろうか？」「費用対効果は？」「何から準備すればいい？」 そんな疑問にお答えするため、AIチャットボット導入の進め方や、失敗しないための選定ポイントを分かりやすく解説した資料をご用意しました。ぜひ、貴社のDX推進にお役立てください。

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