Exchange Onlineへのメール移行、失敗しないための注意点とは？中小企業の「一括移行」を徹底解説

「自社で運用しているメールサーバーの保守が、もう限界…」 「もっと安全で、どこからでも使える最新のメール環境にしたい」

このような背景から、Microsoft 365のExchange Onlineへのメール移行を検討しているIT担当者の方も多いのではないでしょうか。Exchange Onlineは、サーバー管理の手間をなくし、セキュリティを大幅に向上させる、非常に優れたソリューションです。

しかしその一方で、メールシステムの移行は、もし失敗すれば全社のコミュニケーションが停止してしまう、非常にリスクの高いプロジェクトでもあります。

この記事では、中小企業のIT担当者の方が、安心してExchange Onlineへのメール移行プロジェクトを成功させるために、具体的な準備のチェックリストから、【最重要】である移行前後の注意点、そして移行後に必ず発生するトラブルとその対処法までを、分かりやすく解説します。

Exchange Onlineへの移行にはいくつかの方式がありますが、専門のIT部門を持たない多くの中小企業にとっては、全ユーザーのメールボックスを一度に移行する「カットオーバー移行」が、最も現実的で一般的な選択肢となります。

これは、業務への影響が少ない週末などを利用して、現在のメールサーバーからExchange Onlineへ、データを「引っ越し」させる方法です。この記事では、この「カットオーバー移行」を前提に、具体的な注意点を解説していきます。

スムーズな移行の鍵は、現在のメール環境を正確に把握する「棚卸し」にあります。移行プロジェクトを開始する前に、以下の「持ち物」をすべてリストアップできているか、必ず確認してください。

• ユーザーとメールボックス:
  • 移行対象となる全ユーザーのメールアドレス一覧
  • 一人が複数のアドレスを持つ「エイリアス」設定の有無
• 共有設備:
  • info@やsales@のような、複数人で使う「共有メールボックス」
  • 会議室や社用車などを予約するための「リソースメールボックス」
• グループ:
  • all@のような、全社一斉配信に使う「配布リスト（グループ）」
• メールクライアント環境:
  • 社員が使っているPCのOutlookのバージョン（Microsoft 365に対応しているか）
• その他、忘れがちな連携機器:
  • 複合機やスキャナーの「スキャン to メール」機能
  • 各種業務システムからの「アラートメール送信」機能

棚卸しと並行して、技術的な準備も進めましょう。特に以下の2点は、移行のダウンタイム（メールが使えない時間）を最小限にするために重要です。

メールの配送先を新しいサーバー（Exchange Online）に切り替える際、DNSという仕組みが使われます。この設定が世界中のインターネットに浸透する時間（TTL）を、移行の数日前にあらかじめ短くしておくことで、切り替え後のダウンタイムを最小限に抑えられます。

全社員の過去のメールデータを、インターネット経由でクラウドにアップロードするには、相応のネットワーク帯域が必要です。特にデータ量が多い場合、通常の業務時間中に移行作業を行うと、他の業務に影響が出ないか、事前に確認しておきましょう。

無事にデータ移行が完了しても、それで終わりではありません。週明けの月曜日の朝、担当者の元には、必ずと言っていいほど、社員からいくつかの問い合わせが寄せられます。事前によくあるトラブルを想定し、備えておきましょう。

原因:
PCのOutlookが、古いサーバーの情報を記憶しているためです。

対処法:
多くの場合、Outlookで新しい「プロファイル」を作成し、Microsoft 365のアカウントでサインインし直す必要があります。この手順を、事前にマニュアルとしてまとめておくとスムーズです。

原因:
これもPCと同様、スマートフォンが古いサーバーの設定情報を保持しているためです。

対処法:
既存のメールアカウント設定を一度削除し、Exchangeのアカウントとして、再度Microsoft 365のアカウントを設定し直す必要があります。

原因:
複合機が、社内にあった古いメールサーバーにデータを送ろうとしているためです。

対処法:
複合機の管理者設定画面で、メール送信サーバー（SMTPサーバー）の情報を、Exchange Onlineのものに更新する必要があります。

原因:
宛先候補のキャッシュは、PCのOutlook内に保存されているため、新しいプロファイルにするとリセットされます。

対処法:
これは仕様であり、一度メールを送信した相手は、次から再び候補として表示されるようになります。「一度送信すれば、次から表示されます」と回答できるように準備しておきましょう。

メール移行は、計画的に進める大きなプロジェクトです。しかし、IT担当者の日常は、こうしたプロジェクトだけでなく、「Outlookの検索が動かない」「Teamsでファイルが添付できない」といった、予期せぬ日々のトラブル対応に追われがちです。

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Exchange Onlineへのメール移行は、企業のコミュニケーション基盤を刷新し、生産性とセキュリティを向上させる、非常に価値のある投資です。そして、その成否は、いかに周到な「準備」ができたかで決まります。

今回ご紹介した注意点や、移行後のトラブルを参考に、ぜひ、安全で確実な移行計画を立ててください。

メール移行のような大きなプロジェクトはもちろん、日々の運用においても、Microsoft 365には専門的な知識が求められる場面が数多く存在します。 もし、ITの細かな設定やトラブル対応から解放され、本来の業務に集中したいとお考えでしたら、私たちWITHWITにご相談ください。

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