- 社員全員に一斉メールを送りたいけれど、『配布リスト』を作ればいいの？
- 昔使っていた『メーリングリスト』と、今のMicrosoft 365のグループ機能は何が違うの？
社内の連絡網を整備する際、管理画面に出てくる似たような用語に戸惑ったことはありませんか？
特にMicrosoft 365では、メールを一斉送信する機能が複数存在するため、「結局、どれを選べばいいのかわからない」という兼務IT担当者様の声をよく耳にします。
一般的に「メーリングリスト」と呼ばれる機能ですが、Microsoft 365環境においては、「配布リスト（配布グループ）」と「Microsoft 365 グループ」という2つの主要な選択肢があります。
今回は、この2つの違いを整理し、目的別にどちらを選ぶべきかの判断基準をわかりやすく解説します。
そもそも「配布リスト」と「メーリングリスト」の定義は？
まず、用語の混乱を解消しましょう。
- メーリングリスト（Mailing List）：
- 一般用語です。複数の人に同じメールを一斉配信する仕組み全体を指します。
- 配布リスト（Distribution List / 配布グループ）：
- Microsoft 365における具体的な機能名です。「メールをメンバー全員に転送するだけ」のシンプルなリストです。
つまり、Microsoft 365の世界では、「メーリングリストを作りたいなら、『配布リスト』か『Microsoft 365 グループ』のどちらかを選ぶ」ことになります。
決定的な3つの違い｜配布リスト vs Microsoft 365 グループ
では、従来の「配布リスト」と、最新の「Microsoft 365 グループ」は何が違うのでしょうか。
最大の違いは、「過去の履歴が残るかどうか」と「メール以外の機能があるか」です。
| 特徴 | 配布リスト (配布グループ)昔ながらのシンプル機能 | Microsoft 365 グループ現代的なコラボ機能 |
| 主な役割 | メールの「転送」のみ | チームでの「共有・蓄積」 |
| 過去のメール | 見れない (新入社員は過去分を知らない) | 見れる (参加前のメールも履歴に残る) |
| その他の機能 | なし | Teams、SharePoint、予定表がセットで作成される |
| 推奨シーン | 全社一斉送信、通知メール | プロジェクト、部署内での会話 |
「履歴」の有無（これが一番重要！）
- 配布リスト:
単なる「転送機」です。
リスト宛てに送られたメールは、メンバー個人の受信トレイに届きますが、リスト自体には何も残りません。新しくメンバーに追加された人は、過去のメールを一切見ることができません。 - Microsoft 365 グループ:
「共有の受信トレイ」を持ちます。後から参加したメンバーも、過去のやり取りを遡って確認できます。
「Teams」などが使えるか
- 配布リスト:
メール機能しかありません。 - Microsoft 365 グループ:
グループを作ると、裏側で自動的に「Teamsのチーム」「SharePointサイト」「共有予定表」も作成されます。メールだけでなく、チャットやファイル共有もしたい場合はこちらが必須です。
【ケース別】どっちを選べばいい？
違いがわかったところで、実際の業務シーンでの使い分けを見てみましょう。
ケースA：「配布リスト」を選ぶべき場面
「ただ情報をばら撒きたいだけ」「返信による会話は不要」という場合におすすめです。
- 全社員へのお知らせ: 社長メッセージや総務からの通達など。
- システム通知: 複合機からのスキャンデータ送信先や、エラー通知の宛先。
- 社外向けの配信: 取引先などをまとめた連絡網（※社外アドレスを含めることが可能です）。
ケースB：「Microsoft 365 グループ」を選ぶべき場面
「メンバー同士で議論したい」「情報をストックしたい」という場合におすすめです。
- 部署ごとの連絡網:
「営業部」「経理部」など。後から配属された人も過去の経緯を確認できるため。 - プロジェクトチーム:
メールのやり取りだけでなく、Teamsでのチャットやファイル共有も必要になるため。
日々のトラブル、まずこの一冊で解決しませんか？
- 配布リストを作ったのに外部から届かない
- 退職者の削除漏れを防ぎたい
メールのグループ管理は、設定ミスが情報漏洩や連絡ミスに直結するため、慎重な運用が求められます。
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よくある質問（FAQ）
- Q「共有メールボックス」とは何が違うのですか？
- A
共有メールボックスは、「複数人で1つのポストを開けて見る」機能です（例：info@company.co.jp）。
配布リストは個人のトレイに届きますが、共有メールボックスは個人のトレイには届かず、見に行く必要があります。
「誰が返信したか管理したい」場合は共有メールボックスが適しています。
- Q外部の人（Gmailなど）から配布リストに送れますか？
- A
初期設定では送れません（ブロックされます）。
管理画面で「組織外の人がこのグループにメールを送信することを許可する」という設定をオンにする必要があります。
- Q「セキュリティグループ」というのもありますが…？
- A
それはメール用ではなく、「権限管理用」のグループです。
「このフォルダは営業部のメンバーだけ見れるようにしたい」といったアクセス権の設定に使います。メールを送る機能はありません
※「メール有効セキュリティグループ」という特殊なものもありますが、基本は配布リストかM365グループを使いましょう。
まとめ
Microsoft 365で「メーリングリスト」を作りたい時は、以下の基準で選びましょう。
- 一方的な連絡・通知なら 「配布リスト」
- チームでの会話・履歴の共有なら 「Microsoft 365 グループ」
この2つを正しく使い分けることで、「過去のメールが見れない！」といったトラブルを防ぎ、スムーズな情報共有を実現できます。
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