【テレワーク導入の決定版】Microsoft 365 Business Basicとは？機能と活用例をわかりやすく解説

「テレワークを始めたいけど、何から手をつければいいかわからない」 「ITツールに詳しくないけど、社員間のコミュニケーションをスムーズにしたい」

中小企業の経営者様やご担当者様の中には、このようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんなお悩みを解決するMicrosoft 365の「Business Basic」プランについて、ITに詳しくない方にもご理解いただけるよう、わかりやすく解説していきます。

Business Basicを一言でいうと「Webとスマホで使えるOfficeアプリと、ビジネスに必要なコミュニケーションツールがセットになった、テレワークに最適な入門プラン」です。

この記事を最後までお読みいただければ、Business Basicで何ができるのか、そして自社に本当に必要なプランなのかが明確になります。

もし、一つでも当てはまる項目があれば、Business Basicが貴社にとってベストなライセンスかもしれません。

• テレワークを導入したが、社員同士の報告・連絡・相談がうまくいかない。
• 社員が個人のチャットツール（LINEなど）で仕事のやり取りをしており、情報漏洩や管理面で不安を感じる。
• 外出先や自宅からでも、会社のファイルに安全にアクセスして仕事がしたい。
• 「info@〜」のような、会社の独自のドメイン（〜.co.jp や 〜.com）でメールアドレスを取得・利用したい。
• パソコンにOfficeソフト（WordやExcel）が入っていない社員でも、最低限、資料の閲覧や簡単な編集ができる環境を整えたい。

それでは、Business Basicに含まれる便利な機能を一つひとつ、具体的に何ができるのかを見ていきましょう。

チャット、Web会議、ファイル共有といった、社内のコミュニケーションに必要な機能が一つにまとまった、いわば「オンライン上のオフィス」のようなツールです。

部署やプロジェクトごとに「チーム」と呼ばれるグループを作成し、その中でメッセージのやり取りや資料の共有ができます。これにより、メールのように形式ばらず、スピーディーな情報共有が可能になります。 また、ボタン一つでWeb会議を始めることもでき、遠隔地にいるメンバーとも顔を見ながら打ち合わせが可能です。会議中に資料を画面に映したり、議事録として会議を録画したりする機能も備わっています。

会社の独自ドメインが使える、安全で大容量のメールサービスです。

社員一人ひとりに「50GB」という大容量のメールボックスが提供されます。これにより、メールの容量不足に悩まされることが少なくなります。また、高性能なフィルターが迷惑メールや不審なメールを自動でブロックしてくれるため、セキュリティ面でも安心です。 個人の予定管理はもちろん、チームメンバーの空き時間を確認しながら会議を設定したり、会議室や社用車といった会社の設備予約も簡単に行えたりします。

全社や部署内でお知らせやファイルを共有するための、社内専用のポータルサイトを簡単に作成できるサービスです。

例えば、就業規則や各種申請書といった「全社員に共有したい書類」を保管しておく場所に最適です。紙で配布する必要がなくなり、いつでも最新版のファイルに全員がアクセスできるため、管理が非常に楽になります。プロジェクト関連の資料や議事録をまとめておく場所としても活用でき、情報が分散するのを防ぎます。

社員一人ひとりに「1TB（テラバイト）」という非常に大きな容量が与えられる、自分専用のオンライン上のファイル保管場所です。

作成した見積書や報告書などをここに保存しておけば、万が一お使いのパソコンが故障しても、大切なデータが消えることはありません。インターネットに繋がる環境であれば、会社のPC、自宅のPC、スマートフォンなど、どの端末からでも同じファイルにアクセスできます。 さらに、保存したファイルは、特定の相手にだけ安全に共有（送付）することも可能です。

パソコンのブラウザ（EdgeやChromeなど）や、スマートフォン、タブレットで使えるWord、Excel、PowerPointです。

このプランには、パソコンにインストールして使うデスクトップ版のOfficeアプリは含まれていません。しかし、Webブラウザ上でファイルの閲覧や作成、編集が可能です。 例えば「Aさんが作った見積書を、Bさんが外出先からスマホで内容を確認・修正する」といった使い方ができます。複数人で同時に一つのファイルを編集することもできるため、共同作業の効率が格段に上がります。

Microsoft 365 Business Basicは、テレワークやハイブリッドワークの基盤となるコミュニケーションツールがまとめて手に入る、非常にコストパフォーマンスの高いプランです。

PCにインストールして使うOfficeソフトは含まれていませんが、普段の業務がWebやメール中心で、社員間のスムーズな連携を重視したい企業にとっては最適な選択肢と言えるでしょう。「まずはここからDX（デジタルトランスフォーメーション）を始めたい」という企業にぴったりのプランです。

本記事で紹介したライセンスの価格は、常に変動する可能性があります。最新の正確な情報については、以下のMicrosoft公式サイトをご確認ください。

Microsoft 365 Business の価格とプラン

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