【画像付き】Microsoft Listsの使い方｜リストの作り方からビュー・Excel取り込み・Teams連携まで

• Excelで管理している台帳を、チームで同時に編集できるようにしたい
• Microsoft 365にListsというアプリがあるけれど、何に使うのかわからない
• Microsoft Listsは廃止されると聞いたけれど、本当？

Microsoft Lists（リスト）は、Microsoft 365に含まれている情報管理ツールです。

Excelの表のように情報を一覧で管理しながら、同時編集・入力ルール・通知・複数の表示形式といった、チームで使うための機能がそろっています。

この記事では、Microsoft 365の導入・活用支援を行うWITHWITが、Microsoft Listsの使い方を、実際の画面で解説します。

Microsoft Listsとは、情報を「リスト（一覧表）」として管理し、チームで共有するためのMicrosoft 365のアプリです。

問い合わせの管理、備品の台帳、案件の一覧など、行と列で整理できる情報であれば、幅広く管理できます。

Microsoft 365のビジネス向けプランに含まれており、追加費用なしで使えます。

Microsoft 365のホーム画面で、左上のアプリ起動ツール（9つの点のアイコン）から「Lists」を選ぶと開けます。

できること	内容
情報の一覧管理	行（アイテム）と列で情報を整理し、検索・並べ替え・絞り込みを行う
同時編集	複数人が同時に追加・編集しても、内容が競合しにくい
入力ルールの設定	列ごとに「選択肢」「日付」「ユーザー」などの種類や、必須入力を決められる
複数の表示形式（ビュー）	同じデータを、リスト・予定表・ギャラリー・ボードで表示できる
通知・自動化	ルールやPower Automateで、変更時の通知や承認を自動化できる

Microsoft Listsは、SharePointの「リスト」機能を、より使いやすい画面で提供しているアプリです。

Listsで作成したリストは、SharePointサイト、または個人用の保存場所（マイ リスト）に保存されます。

SharePointサイトの画面からリストを開いても、Listsのアプリから開いても、同じリストを操作していることになります。

Microsoft Lists自体は廃止されていません。

廃止されたのは、iPhone・Android用の「Microsoft Lists」モバイルアプリです。

このアプリは2025年11月中旬に提供が終了し、アプリを開けなくなりました。

リストのデータはそのまま残っており、スマートフォンではブラウザからListsを開いて利用できます。

パソコンのブラウザやTeamsで使うListsは、現在も通常どおり利用できます。

リストは、「空のリストから作る」「ExcelやCSVから取り込む」「テンプレートから作る」の3つの方法で作成できます。

すでにExcelで管理している表があるなら取り込み、これから始めるならテンプレートが手軽です。

Listsのホーム画面で「新規作成」をクリックすると、作成方法を選ぶ画面が表示されます。

作成方法	内容	向いている場面
空のリスト	列を自分で1つずつ追加して作る	管理したい項目が決まっている
Excel・CSVから	既存の表を取り込み、列の種類を選んでリストにする	今のExcel台帳をそのまま移したい
既存のリスト	別のリストの列の構成をコピーして作る	同じ形式のリストを部署ごとに作りたい
テンプレート	「問題追跡」「アセットマネージャー」などのひな形から作る	何を列にすればよいか迷っている

作成方法を選んだら、リストの名前を入力し、保存場所を選んで「作成」をクリックします。

保存場所は、チームで使うリストならTeamsのチームやSharePointサイトを、自分だけで使うなら「マイ リスト」を選びます。

チームで使うリストを「マイ リスト」に作ってしまうと、作成者の異動や退職の際に引き継ぎの手間がかかります。

業務で共有するリストは、最初からチームのサイトに作るのがおすすめです。

Excelから取り込む場合は、あらかじめExcel側でデータの範囲を「テーブル」にしておく必要があります。

取り込みの画面では、列ごとに種類（1行テキスト・数値・日付・選択肢など）を選べます。

取り込んだ後は、ListsとExcelは連動しない別々のデータになる点に注意しましょう。

リストの1行分のデータを「アイテム」と呼びます。

アイテムは、フォームから1件ずつ追加する方法と、Excelのように表の上で直接編集する方法の2つがあります。

リストを開くと、上部に操作のメニュー、その下に列とアイテムの一覧が表示されます。

「新規」をクリックすると、入力フォームが開きます。

各列の値を入力して「保存」をクリックすると、アイテムが追加されます。

追加済みのアイテムは、タイトルをクリックすると同じフォームで編集できます。

複数のアイテムをまとめて入力・修正したいときは、「グリッド ビューで編集」が便利です。

Excelのようにセルを直接編集でき、Excelからコピーした複数行をそのまま貼り付けることもできます。

編集が終わったら「グリッド ビューの終了」をクリックします。

管理したい項目を増やすときは、列の見出しの右端にある「列の追加」から、列の種類を選んで追加します。

列の種類を適切に選ぶと、入力ミスが減り、絞り込みや集計もしやすくなります。

列の種類	入力できる内容	使いみちの例
1行テキスト	短い文字	件名、管理番号
選択肢	あらかじめ決めた選択肢から選ぶ	状態（未対応・対応中・完了）、種類
日付と時刻	カレンダーから選ぶ日付	受付日、期限
ユーザー	社内のユーザーを検索して選ぶ	担当者、申請者
数値・通貨	数字や金額	数量、金額
はい/いいえ	チェックのオン・オフ	完了確認
画像・添付ファイル	写真やファイル	機器の写真、見積書

ビューとは、同じリストのデータを、目的に合わせた形で表示する機能です。

表示する列、並び順、絞り込みの条件、表示形式を組み合わせて保存しておき、ワンクリックで切り替えられます。

リストの右上にある「ビューの追加」をクリックすると、ビューの名前と表示方法を選んで新しいビューを作成できます。

表示方法	見え方	向いている場面
リスト	行と列の表	情報を一覧で確認・編集する
予定表	日付の列をもとにカレンダーに表示する	期限や予定を月単位で把握する
ギャラリー	アイテムをカード形式で並べる	写真付きの台帳を見やすくする
ボード	選択肢の列ごとにカードを並べる	「未対応・対応中・完了」の進み具合を見る

たとえば問い合わせ管理のリストなら、「自分が担当のもの」「未対応のものだけ」「今月の期限（予定表）」といったビューを作っておくと、見たい情報にすぐたどり着けます。

「これをパブリック ビューにする」のチェックを外すと、自分だけが使う個人用のビューになります。

列の見出しをクリックして並べ替えや絞り込みを行い、その状態をビューとして保存することもできます。

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ListsやSharePointを社内で使い始めると、「リストが見られない」「どこに保存されたかわからない」といった問い合わせが増えていきます。

もしあなたが日々の問い合わせ対応に追われているなら、まずこの一冊を手元に置いてみてください。

Microsoft 365支援のプロが、現場で実際に寄せられるよくある質問と解決策を厳選してまとめました。

▼資料ダウンロードはこちら 『社内からの「これどうやるの？」を9割削減する Microsoft 365 トラブルシューティング大全』

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Microsoft Listsは、TeamsやPower Automate、Power Appsと組み合わせることで、単なる一覧表から「業務の仕組み」に発展させられます。

Teamsのチャネルの上部にある「＋」（タブを追加）から「Lists」を選ぶと、新しいリストを作成するか、既存のリストをタブとして追加できます。

チャットや会議と同じ画面でリストを確認・更新できるため、情報が1か所にまとまります。

リストの上部にある「統合」→「フロー」や「ルール」から、アイテムの追加・変更をきっかけにした処理を設定できます。

たとえば、問い合わせが登録されたら担当者にTeamsで通知する、申請が登録されたら上司に承認依頼を送る、といった使い方です。

詳しくは「Power AutomateとSharePointの連携方法」で解説しています。

【画像付き】Power AutomateとSharePointの連携方法｜リストからフローを作る手順と活用例

代わりに何を使えばいいの？」 SharePointは社内の情報共有に欠かせないサービスですが、リストやドキュメントライブラリにデータを登録したあとの「通知」...

リストの入力フォームをより使いやすくしたい場合や、スマートフォン向けのアプリにしたい場合は、Power Appsを使います。

リストの「統合」→「Power Apps」から、フォームのカスタマイズやアプリの作成を始められます。

手順は「Power AppsとSharePointの連携方法」で紹介しています。

【画像付き】Power AppsとSharePointの連携方法｜アプリ作成・フォームのカスタマイズ・ページへの埋め込み

Power AppsとSharePointは、Microsoft 365の中でも特に相性のよい組み合わせです。 SharePointリストをデータの置き場所...

リストのデータは、Power BIでグラフやレポートにできます。

件数の推移や担当者別の対応状況などを、見やすい形で共有したいときに役立ちます。

Microsoft Listsは、「複数人で更新し続ける一覧表」に向いています。

計算や分析が中心ならExcel、担当と期限のあるタスクの管理ならPlannerが向いています。

ツール	向いている用途	苦手なこと
Microsoft Lists	問い合わせ・備品・案件など、複数人で更新する一覧の管理	複雑な計算、自由なレイアウトの帳票
Excel	計算、集計、グラフ作成、自由な形式の表	多人数での同時更新、入力ルールの徹底
Planner	担当者と期限を決めたチームのタスク管理	項目を自由に増やした台帳の管理

Excelの台帳で「誰かが開いていて編集できない」「入力の表記がバラバラ」「最新版がどれかわからない」といった悩みがある場合は、Listsに移すと解決しやすくなります。

タスク管理については「Microsoft Plannerとは？できること・料金・To Doとの違い」も参考にしてください。

Microsoft Plannerとは？できること・料金・To Doとの違いを初心者向けに解説

Microsoft Planner（プランナー）は、Microsoft 365に含まれているタスク管理ツールです。 追加費用なしで使えるにもかかわらず、存在...

Microsoft Listsは手軽に始められますが、件数・保存場所・権限の3点は、使い始める前に確認しておきましょう。

• 件数が多いと表示に制限がかかる：
  1つのリストには最大3,000万件のアイテムを保存できますが、1つのビューで扱える件数には5,000件のしきい値があります。件数が増える見込みがあるリストは、絞り込みに使う列にインデックスを設定し、ビューで表示する件数を絞ります
• 保存場所で共有範囲が決まる：
  SharePointサイトに作ったリストは、基本的にそのサイトのメンバーが利用できます。見せたくない情報を含むリストは、権限を個別に設定するか、別のサイトに作成します
• 「マイ リスト」は個人にひも付く：
  個人用の保存場所に作ったリストは、作成者のアカウントにひも付きます。業務で使うリストは、チームのサイトに作成します
• Excelのような計算は得意ではない：
  計算列は使えますが、複雑な計算や分析は、Excelへのエクスポートや Power BI を使います

Microsoft 365導入支援の現場では、「便利なので各自がリストを作った結果、同じような台帳がいくつもできてしまった」というご相談をよくいただきます。

どの情報をどのサイトのどのリストで管理するかを、最初に決めておくと混乱を防げます。

Microsoft Listsは、Microsoft 365のビジネス向けプランであれば追加費用なしで使えます。

自社のプランにどのアプリが含まれているかは、次の記事で確認できます。

Microsoft 365プラン比較【2026年版】中小企業向けに選び方をわかりやすく解説

Microsoft 365にはBusinessプランだけでも4種類あり、Enterpriseプランも加えると選択肢はさらに広がります。 「機能は多くてもどう...

• Microsoft Listsは、情報を一覧で管理し、チームで同時に更新できるMicrosoft 365のアプリ
• Lists自体は廃止されておらず、終了したのはiPhone・Android用のモバイルアプリ（2025年11月）
• リストは、空のリスト・Excelからの取り込み・テンプレートの3つの方法で作成できる
• ビューを使うと、同じデータをリスト・予定表・ギャラリー・ボードで切り替えて表示できる
• Teams・Power Automate・Power Appsと連携すると、通知や承認、入力画面の改善まで広げられる
• 業務で使うリストはチームのサイトに作り、件数が多い場合はインデックスとビューで絞り込む

まずは、今Excelで管理している台帳を1つ選んで、Listsに取り込んでみてください。

同時に編集できて、入力のルールがそろうだけでも、台帳の管理はぐっと楽になります。

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今回はListsの使い方をご紹介しましたが、Microsoft 365には、ほかにもTeamsやPower Automateを活用した業務効率化のテクニックが数多くあります。

「他の会社は、Microsoft 365をどのように活用して成果を出しているのだろう？」という疑問をお持ちでしたら、ぜひ弊社の「中小企業の導入成功事例集」をご覧ください。

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• Microsoft サポート「Microsoft Lists mobile apps retirement」https://support.microsoft.com/en-us/office/microsoft-lists-mobile-apps-retirement-f8645669-d5d1-401f-afc5-295e529ddaaf
• Microsoft サポート「大規模なリストとライブラリのリスト ビューのしきい値」https://support.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/lists/data-and-lists/list-view-threshold-for-large-lists-and-libraries
• Microsoft サポート「リストまたはライブラリ列にインデックスを追加する」https://support.microsoft.com/ja-JP/SharePoint/data-and-lists/add-an-index-to-a-list-or-library-column