- OneDriveに保存すればいいの？SharePointに保存すればいいの？どっちが正解？
- チームで共有するファイルをOneDriveに置いていたら、担当者が退職したときデータが消えた
- SharePointとOneDriveが両方あって、社内でバラバラに使われていて管理が大変
Microsoft 365を使っている多くの企業が、OneDriveとSharePointの使い分けに悩んでいます。
どちらもクラウド上にファイルを保存・共有できるサービスですが、設計思想がまったく異なります。
この違いを理解しないまま使い続けると、データの紛失や情報共有の非効率が発生します。
- OneDriveとSharePointの根本的な違い
- シーン別の正しい使い分け方
- よくある間違った使い方と注意点
- 移行・整理のポイント
この記事を読めば、自社のファイル管理ルールを整備する具体的な指針が得られます。
OneDriveとSharePointとは？それぞれの定義
まず、それぞれの基本的な役割を整理します。
OneDriveとは、個人のファイルを保管するためのクラウドストレージのことです。
Windowsのエクスプローラーでいえば「マイドキュメント」に相当します。
Microsoft 365では1ユーザーあたり1TBのストレージが付与され、自分のPCと自動同期できます。
SharePoint Onlineとは、チームや組織でファイルを共有・共同編集するためのプラットフォームのことです。
Teamsのチャンネルに紐づくファイルも、裏側はSharePointに保存されています。
退職者が出てもデータが消えない「組織の資産」として管理できます。
| 比較項目 | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| 所有者 | 個人 | 組織・チーム |
| 主な用途 | 個人作業・一時保存 | チーム共有・組織資産 |
| 退職時のデータ | アカウント削除で消える | 組織に残る |
| Teamsとの連携 | 個人チャットの添付ファイル | チャンネルのファイルタブ |
| ストレージ | 1TB／ユーザー | 1TB＋ユーザー数×10GB |
| アクセス権管理 | 本人が個別管理 | 管理者・オーナーが一元管理 |
使い分けの基本ルール
シーン別に、どちらを使うべきかを整理します。
OneDriveに保存すべきもの
- 自分だけが使う作業中ファイル（まだ共有前の下書き・草稿）
- 個人の業務メモやタスクリスト
- PCのバックアップ代わりの個人データ
OneDriveは「自分専用のデスク」のイメージです。
まだ他の人に見せる段階ではないファイルや、自分しか使わない資料の置き場所として最適です。
SharePointに保存すべきもの
- チームや部署で共有するファイル（マニュアル・規程・議事録）
- 複数人が同時に編集するドキュメント
- 退職者が出ても引き継ぎが必要なデータ
- Teamsのチャンネルで共有するファイル
SharePointは「チームの共有キャビネット」のイメージです。
組織の資産として残すべきファイルはすべてSharePointに置く、というルールが望ましいです。
よくある間違いと注意点
NG例1：チームの共有ファイルをOneDriveに保存している
担当者が退職したとき、そのOneDriveのデータにアクセスできなくなりトラブルになるケースが多発しています。
管理者が削除操作を行う前に救出できれば問題ありませんが、見落としリスクがあります。
チームで使うファイルは必ずSharePointへ。
NG例2：TeamsでOneDriveのファイルを共有しすぎている
Teamsの個人チャットでファイルを送ると、そのファイルは送り主のOneDriveに保存されます。
プロジェクトの資料は個人チャットではなくチャンネルのファイルタブ（SharePoint）で管理することをおすすめします。
NG例3：SharePointを「ただのファイルサーバー」として使っている
SharePointはファイル共有だけでなく、社内ポータルサイトの構築やページの作成も可能です。
ただのファイル置き場として使うだけではもったいない機能が多くあります。
OneDriveからSharePointへの移行手順
個人のOneDriveに保存されている共有すべきファイルをSharePointへ移動する場合は以下の手順です。
SharePoint上の移行先フォルダをブラウザで開く
OneDriveのファイルを選択し「移動先」→対象のSharePointサイトを指定
または、エクスプローラーでドラッグ＆ドロップで移動
移行後はOneDriveの元ファイルが自動で削除されます。
コピーではなく「移動」になる点に注意してください。
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よくある質問
- QOneDriveで共有したファイルとSharePointのファイル、何が違いますか？
- A
OneDriveで共有したファイルは所有者（送った人）のOneDriveに保存されており、その人が退職・削除すると消えるリスクがあります。
SharePointのファイルは組織に帰属するため、特定の個人に依存しません。
重要な共有ファイルはSharePointで管理することをおすすめします。
- QTeamsのファイルはOneDriveとSharePointどちらに保存されますか？
- A
チャンネル（一般・プロジェクト等）の「ファイル」タブに保存したファイルはSharePointに保存されます。
一方、個人チャット（1対1やグループチャット）で送ったファイルは送信者のOneDriveに保存されます。
- QSharePointのストレージ容量はどれくらいですか？
- A
Microsoft 365の標準では、テナント全体で1TB＋ユーザー数×10GBのSharePointストレージが付与されます。
たとえば100ユーザーなら1TB＋1TB＝2TBです。
不足する場合は追加購入も可能です。
- QOneDriveのファイルをSharePointに移動すると、共有リンクはどうなりますか？
- A
ファイルを移動すると元の共有リンクは無効になります。
移行後はSharePoint上で新しい共有リンクを発行し直す必要があります。
事前に関係者に周知してから移行することをおすすめします。
- Q個人のOneDriveにあるファイルを管理者が見ることはできますか？
- A
通常、一般ユーザーのOneDriveファイルは本人以外は閲覧できません。
ただしMicrosoft 365の管理者は、コンプライアンスや監査目的で必要な場合に閲覧権限を付与することができます。
まとめ
- OneDriveは「個人専用の作業領域」、SharePointは「チーム・組織の共有資産置き場」
- チームで使うファイルをOneDriveに置くと、退職時にデータが消えるリスクがある
- TeamsのチャンネルファイルはすべてSharePointに自動保存されている
- ファイルの共有先・重要度・引き継ぎ必要性で「どちらに置くか」を判断する
- 既存のOneDriveファイルはSharePointへの「移動」機能で整理できる
OneDriveとSharePointの使い分けを明確にするだけで、ファイル管理のトラブルが激減します。
まずは「チームで使うものはSharePoint」というルールを社内で周知することから始めてみましょう。
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